С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) появилась возможность фиксировать не только сам факт выбора способа ведения трудовой книжки, но и указывать, что этот выбор был сделан по прежнему месту работы. Ниже – подробное руководство по настройке и использованию этой функции, а также рекомендации по избежанию типичных ошибок в отчётах ЕФС‑1 и СЗВ‑ТД.

Что такое поле «Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы»?

Поле появилось в документах:

• Приём на работу (один сотрудник)
• Приём на работу списком (массовый приём)

Оно представляет собой флажок (галочку), который ставится, если сотрудник при приёме на новую работу указал, что хочет продолжать вести трудовую книжку тем же способом, который использовался на предыдущем месте работы (электронный или бумажный).

Помимо самого флажка, в документе фиксируется:

• Дата заявления о выборе способа ведения трудовой книжки;
• Ссылка на заявление (если оно оформлено в виде отдельного документа «Заявление о представлении сведений о трудовой деятельности»).

Почему это важно?

• Корректность отчётов. При формировании ЕФС‑1 и СЗВ‑ТД система проверяет согласованность данных о способе ведения трудовой книжки. Если указать неверно, отчёт может быть отклонён ПФР.
• Соблюдение законодательства. Трудовой кодекс РФ требует, чтобы работник имел возможность выбрать способ ведения трудовой книжки и оформить это заявление письменно.
• Удобство переноса данных. При переходе с бумажной трудовой на электронную (или наоборот) важно знать, какой способ был выбран ранее, чтобы не дублировать записи.

Как заполнить поле при приёме на работу?

Шаг 1; Подготовка заявления сотрудника

Сотрудник должен подать письменное заявление на имя руководителя о выборе способа ведения трудовой книжки (электронный или бумажный). В заявлении указывается:

1. ФИО сотрудника;
2. Дата подачи заявления;
3. Выбранный способ ведения трудовой книжки;
4. Отметка, что выбор сделан «по прежнему месту работы» (если применимо).

Шаг 2. Создание документа «Приём на работу» (или «Приём на работу списком»)

1. Перейдите в меню Кадры → Приём на работу (или Приём на работу списком).
2. Заполните основные реквизиты: дата приказа, должность, подразделение, табельный номер и т.д.
3. Найдите блок Сведения о трудовой книжке.
4. Установите флажок Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы.
5. Укажите дату заявления (из шага 1).
6. При необходимости прикрепите scanned копию заявления или укажите его номер в комментариях.
7. Сохраните документ и проведите его.

Шаг 3. Перенос данных из бумажной трудовой книжки (если требуется)

Если вы только начинаете вести учёт в 1С ЗУП и хотите перенести сведения из бумажной трудовой:

• Создайте документ Заявление о представлении сведений о трудовой деятельности (Кадры → Электронные трудовые книжки).
• В заявлении выберите Ведение бумажной трудовой.
• Укажите периоды работы, должности, организации – данные будут перенесены в электронную трудовую книжку сотрудника.
• После проведения заявления в карточке сотрудника появится запись о предыдущих местах работы.

Настройка справочников и классификаторов

Для корректной работы с электронными трудовыми книжками необходимо заполнить следующие справочники:

• Классификатор профессий (ОКЗ) – убедитесь, что все должности сотрудников имеют соответствующие коды ОКЗ.
• Трудовые функции – настройте перечень функций, которые будут отражаться в ЭТК (например, «Ведение бухгалтерского учёта», «Управление проектами» и т.д.).
• Виды занятости – укажите, является ли работа основной, совместительством, удалённой и т.п.

Эти данные используются при формировании разделов трудовой книжки и при передаче сведений в ПФР.

Как избежать ошибок в отчётах ЕФС‑1 и СЗВ‑ТД?

• Проверяйте флажок. Перед отправкой отчёта откройте карточку сотрудника и убедитесь, что поле «Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы» заполнено корректно (галочка ставится только если сотрудник действительно указал такой выбор).
• Сверяйте даты. Дата заявления должна быть не позже даты приказа о приёме на работу.
• Контролируйте справочники. Отсутствие кода ОКЗ или трудовой функции приводит к предупреждениям при формировании ЕФС‑1.
• Используйте печатные формы. В 1С ЗУП есть готовые печатные формы заявления о выборе способа ведения трудовой книжки – они помогают избежать опечаток при ручном вводе.
• Регулярно обновляйте конфигурацию. Новые релизы 1С ЗУП содержат исправления, связанные с проверкой данных ЭТК и формированием отчётов ПФР.

Пример заполнения документа «Приём на работу»

Документ: Приём на работу
Дата приказа: 
Сотрудник: Иванов Иван Иванович
Должность: Бухгалтер
Подразделение: Финансовый отдел

Сведения о трудовой книжке:

[ ] Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы ← (галочка установлена)
Дата заявления: 
Примечание: Заявление № 45 от о продолжении ведения электронной трудовой книжки.

После проведения документа в карточке сотрудника появится запись:

• Способ ведения трудовой книжки: электронный;
• Выбран по прежнему месту работы: Да;
• Дата заявления: .

Поле «Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы» в 1С ЗУП – важный элемент, позволяющий соблюдать законодательные требования и обеспечивать достоверность отчётности в ПФР. Правильное заполнение заявления, установка флажка и актуализация справочников помогут избежать ошибок при формировании ЕФС‑1 и СЗВ‑ТД, а также упростят переход между бумажным и электронным видами трудовой книжки.

Следуйте представленным шагам, регулярно проверяйте данные в карточках сотрудников и ваша бухгалтерия будет работать без замечаний со стороны контролирующих органов.