С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Это кардинально изменило подход к кадровому учету. Программа 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ЗУП), особенно версии 3.1 и выше, стала ключевым инструментом для автоматизации этого процесса. Данная статья подробно разберет, как правильно настроить и вести учет способа ведения трудовой книжки (ТК) в 1С:ЗУП, чтобы соответствовать требованиям законодательства и готовить отчетность для Пенсионного фонда (ПФР).

Ключевые понятия: бумажная, электронная или обе?

Законодательство (ст. 66.1 ТК РФ) предусматривает три варианта:

• Только бумажная ТК — традиционный вариант. Все записи вносятся в физическую книжку.
• Только электронная ТК (ЭТК) — записи вносятся только в электронный реестр, который ведет работодатель и передает в ПФР. Бумажная книжка не выдается.
• Одновременное ведение — записи вносятся и в электронный реестр, и в бумажную книжку (если она была у сотрудника с предыдущего места работы). Этот вариант возможен только для сотрудников, уже имеющих стаж на .

Важное уточнение по версиям 1С:ЗУП

Функционал для учета ЭТК и заявлений граждан появился в 1С:ЗУП 3.1. Критически важное обновление, добавившее поле для указания способа ведения ТК у предыдущего работодателя и даты подачи заявления, вышло в версии 3.1.14.208 и выше. Убедитесь, что ваша конфигурация обновлена.

Пошаговая инструкция: как указать способ ведения ТК в 1С:ЗУП

Шаг 1: Прием на работу нового сотрудника

При оформлении документа «Прием на работу» (или «Перевод») необходимо сразу определить будущий способ ведения ТК.

1. Откройте документ «Прием на работу» для нового сотрудника.
2. Перейдите на вкладку «Главное».
3. Найдите группу полей «Трудовая книжка».
4. В поле «Способ ведения трудовой книжки» выберите один из вариантов:
   • «Бумажная трудовая книжка» — если сотрудник получит физическую книжку.
   • «Сведения о трудовой деятельности в электронной форме» — если будет вестись только ЭТК.
5. Ключевой момент для сотрудников со стажем: Если сотрудник уже работал до и имеет стаж, поле «Способ ведения трудовой книжки по прежнему месту работы» станет активным. Здесь нужно указать, как велась его ТК ранее (бумажная или электронная). Это влияет на возможность одновременного ведения.

Шаг 2: Оформление заявления о выборе способа ведения ТК

Если сотрудник, имеющий стаж, хочет изменить способ ведения (например, перейти с бумажной на электронную), он подает заявление. В 1С:ЗУП это оформляеться отдельно.

1. Перейдите в раздел программы «Кадры» или «Отчетность и справки».
2. Выберите пункт меню «Электронные трудовые книжки».
3. Нажмите «Создать» и выберите документ «Заявление о ведении трудовых книжек».
4. В документе укажите:
   • Сотрудника (или список сотрудников через «Добавить»).
   • Дату подачи заявления.
   • Выбранный способ ведения ТК.
5. Документ можно создать сразу на нескольких сотрудников.

Шаг 3: Формирование отчетности для ПФР (ЕФС-1)

На основании данных, внесенных в карточки сотрудников и заявления, формируется отчет.

1. Перейдите в «Отчетность и справки» -> «Электронные трудовые книжки».
2. Выберите «Сведения о трудовой деятельности, ЕФС-1».
3. Задайте период (месяц) и нажмите «Создать».
4. В отчете в подразделе 1.1 для каждого сотрудника автоматически подставится информация из его карточки, включая поле «Ведение бумажной трудовой книжки (заявление)», которое показывает, выбрал ли сотрудник бумажный формат.
5. Проверьте отчет и экспортируйте его в XML-формат для отправки в ПФР через сервисы электронного документооборота (СБИС, Такском и др.).

Где еще настраивается и проверяется информация?

Основные места для просмотра и корректировки данных об ЭТК:

• Карточка сотрудника (Кадры -> Сотрудники): вкладка «Главное» или «Кадры». Поле «Способ ведения трудовой книжки».
• Документ «Прием на работу» / «Увольнение»: вкладка «Главное».
• Журнал документов «Электронные трудовые книжки»: здесь хранятся все заявления сотрудников.
• Отчет «Сведения о трудовой деятельности (ЕФС-1)»: итоговая проверка перед отправкой.

Преимущества и недостатки ведения ЭТК через 1С:ЗУП

Преимущества:

• Автоматизация: данные для ПФР формируются автоматически на основе кадровых документов.
• Минимизация ошибок: исключены ошибки ручного переписывания записей из бумажной книжки в отчет.
• Быстрый доступ: история трудовой деятельности сотрудника всегда в системе.
• Экономия: нет затрат на бумажные книжки, их хранение и доставку.
• Удобство для сотрудника: можно получить выписку онлайн через портал Госуслуг.

Недостатки и сложности:

• Требует аккуратности: ошибка в настройке способа ведения в 1С приведет к неверному отчету для ПФР.
• Зависимость от версии: необходим обновленный релиз 1С:ЗУП (3.1.14.208+);
• Необходимость обучения: кадровым службам нужно разобраться в новом функционале.
• Работа с «историческими» данными: для сотрудников со стажем важно корректно указать предыдущий способ ведения, чтобы не нарушить их права.

Ведение учета способа ведения трудовой книжки в 1С:ЗУП 8 — обязательная процедура для всех работодателей. Чтобы избежать проблем:

1. Обновите конфигурацию 1С:ЗУП до актуальной версии (минимум 3.1;14.208).
2. Определите политику компании: для новых сотрудников будете ли вы выдавать бумажную книжку или сразу переходить на ЭТК?
3. При приеме каждого сотрудника сразу заполняйте поле «Способ ведения трудовой книжки» в документе «Прием на работу».
4. Для сотрудников со стажем обязательно уточняйте и указывайте способ ведения по прежнему месту работы. Это влияет на их право выбора.
5. Регулярно проверяйте отчет ЕФС-1 перед отправкой в ПФР. Поле «Ведение бумажной трудовой книжки (заявление)» должно корректно отражать выбор сотрудника.
6. Храните все заявления сотрудников о выборе способа ведения в электронном виде в 1С (в журнале документов).

Правильная настройка 1С:ЗУП для учета электронных трудовых книжек превращает сложное требование закона в понятный и контролируемый бизнес-процесс, снимая с кадровика и бухгалтера огромную нагрузку по ручному учету и отчетности.

Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций и в спорных случаях всегда обращайтесь к актуальной редакции законодательства и консультациям профессионального юриста или специалиста по 1С.