Этот вопрос волнует как работников, так и кадровиков. Короткий ответ: да, можно и иногда даже нужно. Но применение формулировки «назначен на должность» регламентировано и зависит от конкретной ситуации. Давайте разберем подробно.
⚠️ Самое главное
Правильное наименование должности в трудовой книжке (и в сведениях, подаваемых в Социальный фонд России) критически важно. Именно эти данные СФР использует при назначении пенсии, в т.ч. досрочной. Ошибки могут привести к задержкам или неверному расчету стажа.
Когда используется формулировка «Назначен на должность»?
Фраза «принят на работу» — универсальна. Формулировка «назначен на должность» применяется в строго определенных случаях, которые прямо предусмотрены:
- Для руководителей организации (генеральный директор, директор, ректор и т.д.), если их избирают или назначают на эту позицию.
- Для заместителей руководителя (зам. директора, проректор), если их назначение происходит отдельным решением.
- Для главного бухгалтера (если его назначают, а не принимают на работу как обычного сотрудника).
- Для иных должностей, избрание/назначение на которые прямо предусмотрено уставом организации или внутренними документами (например, некоторые ключевые позиции в государственных/муниципальных структурах, советах директоров).
Ключевой принцип: Если в учредительных документах (уставе, положении) для данной позиции используется термин «назначение» (а не «прием на работу»), то в трудовой книжке следует использовать соответствующую формулировку.
Как правильно оформить запись «Назначен на должность»?
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (столбцы 2, 3, 4) на основании конкретного документа.
Графа 3 (Подразделение, должность)
Указывается сначала структурное подразделение (если есть), затем — точное наименование должности в соответствии со штатным расписанием.
Пример 2: Назначен на должность Директора филиала «Северный»
Пример 3: Назначен на должность Заместителя генерального директора по производству
Графа 4 (Основание)
Указываются название, дата и номер документа, на основании которого произошло назначение. Это может быть:
- Приказ руководителя организации (наиболее распространенный и рекомендуемый вариант для бумажной трудовой книжки).
- Протокол заседания Совета директоров/Общего собрания участников (если назначение происходит таким решением).
- Иное решение уполномоченного органа (например, распоряжение органа местного самоуправления для муниципальных служащих).
| Графа 2 (Дата) | Графа 3 (Запись) | Графа 4 (Документ) |
|---|---|---|
| Назначен на должность Главного бухгалтера | Приказ № 87-к от |
Важные нюансы и частые ошибки
• Соответствие штатному расписанию
Должность в трудовой книжке должна в точности совпадать с названием в штатном расписании. Нельзя писать «менеджер», если в штате «Специалист по работе с клиентами». Это требование ст. 57 ТК РФ и подтверждается судебной практикой (например, Определение ВС РФ от № КАС 03-90).
• Универсальность наименования
В штатном расписании рекомендуется использовать универсальные формулировки, не зависящие от пола (например, «Ведущий специалист», а не «Ведущий специалистка»).
• Перевод и переименование
Если должность не меняется, а меняется только ее название (переименование), запись в графе 3 будет иной: «Должность переименована в [новое наименование]»; В графе 4 указывается приказ об изменении штатного расписания.
• Прием на работу vs. Назначение
Если сотрудник, например, был принят как «Специалист», а потом его назначили на должность «Руководителя отдела», это два разных кадровых события. Первое оформляется записью «Принят на работу…», второе — «Назначен на должность…».
• Срок действия приказа
Если назначение осуществляется на определенный срок (например, по срочному трудовому договору с руководителем), этот срок не отражается в записи трудовой книжки. Он фиксируется только в самом трудовом договоре.
Порядок действий для работодателя
- Проверить устав/локальные акты: Допускается ли для данной должности термин «назначение»?
- Издать соответствующий документ: Приказ или иное решение о назначении.
- Внести запись в трудовую книжку:
- В графе 2 — дата вступления в должность (обычно дата приказа).
- В графе 3 — «Назначен на должность [точное наименование из штата]».
- В графе 4 — реквизиты документа-основания (название, номер, дата).
- Ознакомить работника под роспись с внесенной записью и приказом.
- Передать сведения в СФР с указанием точного наименования должности.
- Формулировка «Назначен на должность» применяется только для отдельных категорий работников (руководители, главные бухгалтеры и др.), если это предусмотрено внутренними документами.
- Для всех остальных сотрудников используется стандартная формулировка «Принят на работу в должности…».
- Главное правило: Название должности в графе 3 должно в точности соответствовать штатному расписанию. Это основа для корректного учета стажа в СФР.
- В графе 4 всегда указывается документ-основание (приказ, протокол) с его реквизитами.
- Неправильная запись (особенно в части наименования должности) — это риск ошибок в стаже, задержки пенсии или снижения ее размера.
При сомнениях всегда сверяйтесь с действующим Порядком ведения трудовых книжек (Приказ Минтруда России от № 320н) и штатным расписанием вашей организации. При необходимости проконсультируйтесь с юристом по кадровым вопросам.