Назначение на должность директора — важнейшее событие в жизни организации. Это не просто смена сотрудника, а формирование руководящего звена, ответственного за стратегическое развитие компании. В соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, все изменения в трудовой деятельности сотрудника, включая назначение на должность директора, обязательно фиксируются в трудовой книжке. Даже если директор является учредителем или генеральным директором, он всё равно считается наёмным работником, если заключён трудовой договор.
Когда делается запись в трудовую книжку о назначении директором?
Запись в трудовую книжку о назначении на должность директора вносится только при официальном приёме на работу или переводе на эту должность. Рассмотрим основные случаи:
- Приём на работу генерального директора — вновь созданной организации или в существующую компанию;
- Перевод сотрудника на должность директора — например, заместителя директора по производству, который назначен на должность генерального директора;
- Назначение директора филиала, представительства, дочернего предприятия — в этом случае указывается полное наименование структурного подразделения;
- Назначение директора по совместительству — если директор работает одновременно в двух организациях.
Важно! Запись не делается, если сотрудник лишь временно исполняет обязанности директора (например, в отпуске или болезни основного руководителя). В этом случае он остаётся на своей основной должности, и в трудовой книжке не вносится никаких изменений.
Какие документы необходимы для внесения записи?
Любая запись в трудовой книжке должна быть официально обоснована. Для назначения директора требуются:
- Протокол собрания учредителей (или совета директоров), если директор избирается на эту должность;
- Приказ (распоряжение) о приёме на работу или переводе на должность директора — это основной документ, на основании которого вносится запись;
- Трудовой договор, заключается с директором в письменной форме, как и с любым другим работником;
- Личная карточка сотрудника (форма Т-2) — заведение личного дела обязательно;
- Доверенность (если запись вносит не сам директор), в случае, если директор уполномочивает кадрового работника или другое лицо вносить запись от его имени.
Важно: Формулировка записи в трудовой книжке должна точно соответствовать формулировке приказа. Нельзя использовать сокращения или неофициальные названия должностей.
Как правильно оформить запись в трудовой книжке?
Запись в трудовую книжку о назначении на должность директора вносится в раздел «Сведения о работе» по следующему образцу:
Образец записи при приёме на работу генерального директора:
Графа 1 (порядковый номер): 1
Графа 2 (дата приёма):
Графа 3 (сведения о работе): Принят на работу генеральным директором
Графа 4 (основание): Приказ № 1 от
Образец записи при переводе на должность директора:
Графа 1 (порядковый номер): 2
Графа 2 (дата перевода):
Графа 3 (сведения о работе): Переведён на должность генерального директора
Графа 4 (основание): Приказ № 8 от
Образец записи при назначении директора филиала:
Графа 1 (порядковый номер): 1
Графа 2 (дата приёма):
Графа 3 (сведения о работе): Принят на работу директором филиала «Север»
Графа 4 (основание): Приказ № 3 от
Образец записи при работе по совместительству:
Графа 1 (порядковый номер): 1
Графа 2 (дата приёма):
Графа 3 (сведения о работе): Принят на работу генеральным директором по совместительству
Графа 4 (основание): Приказ № 12 от
Важно! В графе 4 обязательно указывается номер и дата приказа, на основании которого вносится запись. Нельзя писать «по решению собрания» — только конкретный документ с реквизитами.
Кто вносит запись в трудовую книжку директора?
Это один из самых спорных вопросов. Согласно действующему законодательству (Трудовой кодекс РФ, Правила ведения трудовых книжек):
- Если директор — единственный работник организации, он сам вносит запись в свою трудовую книжку, подписывая её от имени работодателя и от имени работника.
- Если в организации есть кадровый работник (специалист по кадрам, бухгалтер, секретарь), то запись может вносить он, но только при наличии доверенности, выданной директором на право ведения трудовых книжек.
- В случае, если директор не может лично внести запись (например, находится в командировке), он может оформить доверенность на другое лицо, уполномоченное действовать от его имени.
Важно! Сам директор не может вносить запись о своём увольнении, в этом случае запись вносит новоизбранный директор или уполномоченное лицо.
Особенности при назначении директора в вновь созданной организации
Если организация создаётся впервые, и директор, первый сотрудник, то:
- Трудовой договор заключается с директором от имени будущей организации (подписывается учредителем или уполномоченным лицом);
- Приказ о приёме издаётся тем же лицом;
- Трудовая книжка заполняется в общем порядке, как и у любого другого работника;
- Запись вносится в графу «Сведения о работе» с указанием должности «генеральный директор» и основания, приказ № 1 от даты приёма.
Даже если в организации пока нет других сотрудников — трудовая книжка должна быть оформлена в полном соответствии с законом.
Что делать при продлении полномочий директора?
Если полномочия директора (например, по уставу) продлеваются, новая запись в трудовую книжку не вносится. Достаточно того, что в трудовой книжке есть запись о первоначальном назначении.
Пример: запись была внесена — «Избран генеральным директором». В 2022, 2024 и 2026 годах полномочия продлевались — дополнительных записей не требуется.
Если же директор был уволен и вновь назначен — тогда вносится новая запись о приёме на работу.
Частые ошибки при оформлении
- Нет приказа, запись в трудовую книжку без приказа недопустима.
- Нет трудового договора — даже для директора он обязателен.
- Нет подписи директора — если запись вносит кадровик, нужна доверенность.
- Использование неофициальных названий — «директор по бизнесу», «глава компании» — недопустимо. Только официальное наименование из приказа.
- Запись о временных обязанностях — не делается, если человек не назначен на должность.
- Запись в графе «Образование» или «Сведения о наградах» — это не относится к трудовой деятельности.
Запись в трудовой книжке о назначении на должность директора — это не формальность, а юридически значимый акт, подтверждающий статус работника и его полномочия. Несоблюдение правил оформления может привести к:
- Непризнанию трудового стажа;
- Проблемам при проверке трудовой инспекцией;
- Спорам о правах на пенсию, компенсации, отпуск;
- Оспариванию законности назначения в суде.
Рекомендация: Всегда сохраняйте копии приказов, протоколов и трудовых договоров. Ведите журнал учёта трудовых книжек; При сомнениях — обращайтесь к юристу или специалисту по кадрам.
Правильно оформленная трудовая книжка — залог прозрачности, законности и защиты прав как работодателя, так и работника, даже если этот работник — генеральный директор.
Дата публикации: