В 2026 году процесс перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) в России завершен. С 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки больше не выдаются новым сотрудникам, а для тех, кто сохранил бумажный вариант, они ведутся параллельно с электронной версией или хранятся как исторический документ. Несмотря на цифровизацию, вопрос назначения ответственного лица остается критически важным для compliance-политики любой компании.

Почему важно назначить ответственного?

Даже в условиях полной цифровизации, именно конкретный сотрудник организации несет ответственность за:

• Своевременную и корректную передачу сведений в Социальный фонд России (СФР).
• Ведение бумажных трудовых книжек (для тех сотрудников, кто подал заявление о сохранении бумажной версии до конца 2020 года).
• Защиту персональных данных работников.
• Взаимодействие с проверяющими органами.

Отсутствие назначенного ответственного может привести к штрафам по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства.

Кто может быть назначен ответственным?

Законодательство не содержит жесткого перечня должностей, которые обязаны вести трудовые книжки. Руководствуясь ст. 66 ТК РФ и сложившейся практикой, ответственность можно возложить на:

Специалиста по кадрам (HR-менеджера) — наиболее распространенный вариант, так как именно кадры оформляют прием, перевод и увольнение.
Бухгалтера, часто встречается в малом бизнесе, где нет отдельного кадровика.
Юриста — в небольших организациях функции кадрового делопроизводства иногда делегируются юридическому отделу.
Самого работодателя (ИП или директора ООО) — если в штате нет других сотрудников, на которых можно возложить эти функции.

> Важно: В крупных организациях приказом может быть назначено несколько ответственных лиц (например, основной специалист и его заместитель на период отпуска).

Порядок назначения ответственного лица

Процедура назначения должна быть оформлена документально. Просто устного распоряжения недостаточно.

Шаг 1. Издание приказа

Руководитель организации должен издать приказ о назначении ответственного за ведение, хранение и учет трудовых книжек. В приказе указываются:

• Должность и ФИО ответственного лица.
• Момент вступления приказа в силу.
• Факт ознакомления сотрудника с приказом (подпись обязательна).

Шаг 2. Внесение изменений в должностную инструкцию

Функция по ведению трудовых книжек должна быть прописана в должностной инструкции сотрудника. Если такой пункт отсутствовал, необходимо подписать дополнительное соглашение к трудовому договору или новую должностную инструкцию.

Шаг 3. Организация доступа к системам

Поскольку с 2021 года (и полностью к 2026 году) основной формат работы — электронный, ответственному лицу необходим доступ:

• К программному обеспечению для формирования отчетов (например, 1С:ЗУП).
• К личному кабинету страхователя на портале СФР или через систему ЭДО.
• К электронной цифровой подписи (ЭЦП) организации для подписания реестров.

Особенности работы с бумажными и электронными книжками в 2026 году

Хотя основной массив данных теперь находится в цифровом виде, работа с документами требует внимания к деталям.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

Ответственное лицо обязано:

• Передавать сведения о приеме, переводе и увольнении в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа.
• Предоставлять работнику выписку из ЭТК по его запросу (в бумажном виде с печатью организации или в электронном виде, усиленном квалифицированной электронной подписью).
• Контролировать корректность данных, поступающих от СФР.

Бумажные трудовые книжки

Они сохраняются у работников, которые до 31 декабря 2020 года подали соответствующее заявление.

• Записи в них вносятся чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
• Ответственный должен обеспечить их хранение в условиях, исключающих потерю или повреждение (сейф, запираемый шкаф).
• При увольнении запись в бумажной книжке заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).

Ответственность за ошибки

Назначенное лицо должно осознавать риски:

• Штрафы: За отсутствие записей, ошибки в датах или должностях, а также за несвоевременную подачу сведений в СФР.
• Материальная ответственность: Если по вине ответственного лица трудовая книжка была утеряна или испорчена, организация обязана компенсировать работнику заработок за все время вынужденного прогула или оформить новую трудовую книжку (в случае бумажного варианта).

Чек-лист для руководителя

Чтобы убедиться, что в вашей компании все оформлено правильно, проверьте следующие пункты:

• [ ] Издан ли приказ о назначении ответственного?
• [ ] Ознакомлен ли сотрудник с приказом под роспись?
• [ ] Прописана ли эта функция в должностной инструкции?
• [ ] Есть ли у ответственного доступ к системе подачи отчетности в СФР?
• [ ] Знает ли ответственный актуальные требования 2026 года по форматам файлов и срокам передачи данных?

В 2026 году, когда переходный период завершен, роль ответственного за трудовые книжки трансформировалась из «хранителя бумажных бланков» в оператора цифровых данных. Назначение компетентного сотрудника и правильное документальное оформление его полномочий, это база для избежания штрафов и гарантия соблюдения прав работников на достоверный учет их стажа. Не оставляйте этот вопрос на самотек: даже в эпоху искусственного интеллекта и автоматизации, человеческий контроль и юридическая ответственность остаются незаменимыми.