В дошкольном образовательном учреждении (ДОУ)‚ как и в любой другой организации‚ ведение‚ учет и хранение трудовых книжек работников, это строго регламентированный процесс. Трудовая книжка является главным документом‚ подтверждающим стаж и трудовую деятельность сотрудника. Ошибки‚ утрата или ненадлежащее оформление этого документа влекут за собой серьезные правовые последствия. Именно поэтому вопрос назначения ответственного за трудовые книжки в ДОУ требует особого внимания со стороны руководителя (заведующего).
Кто может быть ответственным за трудовые книжки в ДОУ?
Согласно законодательству‚ уполномоченное лицо‚ назначаемое приказом работодателя‚ осуществляет ведение‚ хранение‚ учет и выдачу трудовых книжек. В крупных организациях эту функцию выполняет специалист кадровой службы. Однако специфика ДОУ часто заключается в отсутствии отдельного отдела кадров. В таких случаях обязанности по работе с трудовыми книжками возлагаются на других сотрудников:
- Заведующий ДОУ — может самостоятельно вести кадровый учет‚ если штат учреждения небольшой.
- Старший воспитатель — часто берет на себя функции по кадровому документообороту в дополнение к своим основным обязанностям.
- Бухгалтер или бухгалтер-кассир — совмещает ведение табелей‚ зарплаты и кадрового учета.
- Специалист по кадрам, если такая штатная единица предусмотрена в штатном расписании ДОУ.
Главное правило: назначить ответственным можно только штатного работника ДОУ. Возложение обязанностей на лицо‚ не состоящее в трудовых отношениях с учреждением‚ недопустимо.
Порядок назначения: как оформить приказ
Назначение ответственного лица должно быть оформлено обязательно в виде приказа (распоряжения) работодателя. Устная договоренность не имеет юридической силы и не снимает ответственности с руководителя ДОУ перед государством.
Структура приказа о назначении ответственного
Кадровые приказы такого типа составляются по определенным правилам. В приказе необходимо указать:
- Преамбулу — цель издания приказа (например: «В целях обеспечения надлежащего порядка при работе с трудовыми книжками работников в соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек…»).
- Распорядительную часть, ФИО и должность сотрудника‚ назначаемого ответственным‚ а также конкретный перечень возлагаемых на него функций (ведение‚ хранение‚ учет‚ выдача).
- Пункт о контроле, указание должностного лица (обычно это заведующий ДОУ)‚ на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
- Подписи — приказ подписывается заведующим ДОУ‚ с документом под роспись ознакамливается назначенный сотрудник.
Пример формулировки приказа
ПРИКАЗ № 15-к
О назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек
В целях совершенствования организации документационного обеспечения кадровой деятельности ДОУ «Солнышко» и обеспечения надлежащего порядка при работе с трудовыми книжками работников в соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек‚ ПРИКАЗЫВАЮ:
- Назначить ответственным за работу с трудовыми книжками работников бухгалтера Петрову И.В. и возложить на нее организацию работы по ведению‚ хранению‚ учету и выдаче трудовых книжек.
- Утвердить должностную инструкцию бухгалтера с учетом дополнительных обязанностей от .
- Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заведующего ДОУ Сидорову А.Н.
Заведующий ДОУ ___________ Сидорова А.Н.
С приказом ознакомлена: ___________ Петрова И.В.
Особенности электронных трудовых книжек (ЕФС-1)
С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) у заведующих ДОУ часто возникает вопрос: нужно ли назначать ответственного‚ если у всех работников электронные книжки‚ и нужно ли вести книгу учета движения?
Ответ однозначный: да‚ приказ о назначении ответственного обязателен. Уполномоченное лицо в ДОУ обязано своевременно сдавать отчеты по форме ЕФС-1 в Социальный фонд России (СФР)‚ вести учет сведений о трудовой деятельности и выдавать работникам выписки или заверенные копии. Книга учета движения трудовых книжек также должна вестись‚ так как в ДОУ могут быть сотрудники‚ выбравшие бумажный вариант книжки‚ а также могут храниться невостребованные книжки уволенных сотрудников прошлых лет.
Ответственность за нарушение порядка работы с трудовыми книжками
В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек‚ ответственность перед государством и работником за надлежащее организацию работы несет работодатель (заведующий ДОУ). В свою очередь‚ ответственность перед работодателем несет специально уполномоченное должностное лицо‚ назначенное приказом.
За нарушение установленного порядка ведения‚ учета‚ хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица ДОУ могут быть привлечены к следующим видам ответственности:
Уголовная ответственность (УК РФ)
- Ст. 140 УК РФ (Отказ в предоставлении информации), применяется‚ если ответственное лицо неправомерно отказывает работнику в выдаче трудовой книжки при увольнении‚ не выдает копии документов или предоставляет заведомо ложную информацию‚ что причинило вред правам работника (например‚ работник не смог трудоустроиться на новое место).
- Ст. 292 УК РФ (Служебный подлог), внесение в трудовую книжку заведомо ложных сведений (например‚ «удобная» формулировка увольнения за взятку).
- Ст. 293 УК РФ (Халатность), неисполнение обязанностей‚ повлекшее массовую утрату трудовых книжек или существенное нарушение прав даже одного работника (например‚ небрежное хранение в шкафу без замка‚ из-за чего документ был испорчен или украден).
- Ст. 324 и 325 УК РФ — незаконный сбыт бланков трудовых книжек‚ их похищение‚ повреждение или сокрытие.
Административная и материальная ответственность
За задержку выдачи трудовой книжки при увольнении ДОУ обязано выплатить работнику средний заработок за каждый день задержки (ст. 234 ТК РФ). Кроме того‚ государственные инспекторы труда могут выписать штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства.
Важные нюансы работы в ДОУ
- Хранение бланков — бланки трудовой книжки и вкладыша в нее должны храниться в сейфе (металлическом шкафу)‚ запирающемся на ключ. За незаконную передачу или продажу чистых бланков предусмотрена уголовная ответственность.
- Оформление дубликата, если трудовая книжка утрачена по вине работника или ДОУ‚ ответственное лицо обязано оформить дубликат не позднее 15 дней с даты поступления письменного заявления работника. Работодатель обязан приобретать бланки самостоятельно‚ запрещено требовать от работника принести бланк «из ларька».
- Дополнительное соглашение и доплата — если обязанности по ведению трудовых книжек возлагаются на работника ДОУ (например‚ старшего воспитателя или бухгалтера) дополнительно к его основной работе‚ это должно быть оформлено дополнительным соглашением к трудовому договору с установлением доплаты (ст. 60.2 ТК РФ).
Назначение ответственного за трудовые книжки в ДОУ — это не просто формальность‚ а важнейший элемент кадрового учета и защиты учреждения от правовых рисков. Заведующий ДОУ должен издать соответствующий приказ‚ ознакомить сотрудника под роспись‚ обеспечить надлежащие условия для хранения документов и регулярно контролировать порядок их ведения. Помните‚ что халатное отношение к трудовым книжкам может обернуться не только штрафами для детского сада‚ но и уголовным преследованием для должностных лиц.