Ведение трудовых книжек – одна из обязательных процедур, регулируемых Трудовым кодексом РФ и нормативными актами Министерства труда․ Нарушения в этом процессе могут привести к административной ответственности работодателя․ Поэтому особое внимание уделяется назначению ответственного лица, которое будет вести, хранить, учитывать и выдавать трудовые книжки и их вкладыши․

Кто может стать ответственным за трудовые книжки?

Согласно пункту 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек (постановление Правительства РФ от № 225), ответственным за указанные функции может быть назначен только уполномоченное лицо, то есть должностное лицо, уполномоченное внутренним нормативным актом организации․

• Обычно этим лицом выступает заведующий отделом кадров или директор (если в организации нет отдельного отдела кадров)․
• Ответственное лицо должно быть указано в приказе о назначении, издаваемом работодателем․
• Если в приказе не указано конкретное ФИО, функция возлагается на директора по умолчанию․

Может ли сам работник ставить подпись в своей трудовой книжке?

Подпись в графе «Ответственного лица» ставится только уполномоченным лицом, которое было официально назначенено приказом․ Само работник не может самостоятельно ставить эту подпись, если он не имеет соответствующего уполномочения․

Образец приказа о назначении ответственного лица

Ниже представлен типовый образец приказа, который можно использовать в 2025‑2026 годах․ Обратите внимание, что в тексте необходимо указать ФИО, должность, дату вступления в силу и подпись руководителя․

Приказ № ___ от «__» __________ 2026 г․
О НАЗНАЧЕНИИ ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ВЕДЕНИЕ, ХРАНЕНИЕ, УЧЕТ И ВЫДАЧУ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДОШЕЙ В НИХ

В соответствии с п․ 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от № 225,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Назначить Иванова Ивана Ивановича, заведующего отделом кадров, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них․

Обязать ответственного лица соблюдать требования настоящего приказа и инструкцию по ведению трудовых книжек, утвержденную Приказом Минтруда России от «__» __________ 2025 г․

Приказ вступает в силу с момента его подписания․

Директор _____________________ /И․П․ Сидоров/

Ключевые элементы приказа

1. Номер и дата – обязательны для юридической force‑majeure․
2. Ссылка на нормативный акт – указывает, что назначение основано на п․ 45 Правил․
3. ФИО и должность – полные данные ответственного лица․
4. Список обязанностей – формулирует задачи, которые будет выполнять назначенный сотрудник․
5. Подпись руководителя – завершает документ․

Основные обязанности ответственного лица

В рамках своих полномочий ответственный должен выполнять следующие функции:

• Вести трудовую книгу (реестр) движения трудовых книжек․
• Обеспечивать учет и хранение оригинальных трудовых книжек и их вкладышей․
• Осуществлять выдачу книжек новым сотрудникам и при увольнении – оформить соответствующие записи․
• Вести учет подписей и печать работодателя в каждой книжке․
• Контролировать соблюдение сроков выдачи и возврата книжек․
• Вести электронный журнал (при наличии) с отметками о внесении изменений․

Как правильно оформить запись в графе «Подпись ответственного лица»

Запись в этой графе должна соответствовать следующим требованиям:

1. Подпись должна быть поставлена уполномоченным лицом, указанном в приказе․
2. Подпись оформляется четрио – фамилия, имя, отчество, подпись и печать (если она есть)․
3. В случае, если ответственное лицо меняется, в книжке вносятся две подписи: прежнего и нового ответственного, с указанием даты перехода․

Последствия ошибок и ответственность работодателя

Ошибки в оформлении трудовых книжек могут привести к:

• Штрафу в размере от 10 000 до 50 000 рублей (по ст․ 5․27 КоАП РФ)․
• Прекращению деятельности организации в случае выявления серьезных нарушений․
• Претензиям со стороны работников, требующим уточнения данных в их трудовой деятельности․

Поэтому важно регулярно проводить внутренние аудиты и проверять соответствие оформления требованиям законодательства․

Полезные ссылки и документы

• Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки (образец 2025‑2026)
• Правила ведения и хранения трудовых книжек (полный текст)
• Форма приказа (продольный бланк) – скачать
• Консультация кадрового специалиста – Как правильно оформить подпись

Надеемся, что представленная информация поможет вам правильно оформить приказ о назначении ответственного лица и избежать возможных юридических рисков, связанных с ведением трудовых книжек․