В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала безальтернативным и основным форматом учета трудового стажа в России. Переходный период завершен, и бумажные книжки остаются лишь у тех работников, кто ранее подал соответствующее заявление, однако обязанность по формированию и передаче данных в Социальный фонд России (СФР) лежит на работодателе в любом случае.
Ключевым элементом в этой системе является ответственный сотрудник. Именно от его действий зависит отсутствие штрафов и корректность стажа работников. В этой статье мы подробно разберем, кто может быть назначен ответственным, как правильно оформить приказ и какую ответственность он несет.
Кто должен вести электронные трудовые книжки?
Согласно законодательству РФ, обязанность по ведению ЭТК, формированию сведений о трудовой деятельности и передаче их в СФР лежит на работодателе. Однако поскольку организацию представляет конкретное физическое лицо, руководитель обязан назначить ответственного сотрудника;
В зависимости от размера компании, ответственным может быть:
- Специалист по кадрам (HR-менеджер) — наиболее распространенный вариант в средних и крупных компаниях.
- Бухгалтер — часто встречается в малом бизнесе, где отдельного кадровика нет.
- Секретарь или делопроизводитель — если функции кадрового делопроизводства возложены на них.
- Сам руководитель организации — в микропредприятиях или ИП, где штат минимален.
> Важно: Если в организации несколько ответственных лиц (например, в разных филиалах), приказом должны быть четко разграничены их зоны ответственности или назначен один координатор, передающий сводные данные.
Как назначить ответственного: пошаговая инструкция
Назначение ответственного за ведение электронных трудовых книжек не происходит автоматически. Требуется документальное оформление.
Шаг 1. Издание приказа
Руководитель организации должен издать приказ о назначении ответственного лица. В документе указываются:
- ФИО и должность назначаемого сотрудника.
- Конкретные обязанности (формирование сведений, проверка данных, подача отчетности в СФР, выдача справок СТД-Р).
- Дата вступления приказа в силу.
Шаг 2. Ознакомление сотрудника
Назначенный сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под роспись. Также рекомендуется внести изменения в его должностную инструкцию, добавив пункт об ответственности за ведение ЭТК и работу с персональными данными.
Шаг 3. Обеспечение доступа
Ответственному необходимо предоставить доступы к информационным системам:
- Личный кабинет страхователя на портале СФР (или через Госуслуги).
- Программное обеспечение для кадрового учета (1С, Контур и др.), если оно используется для формирования файлов отчетности.
- Электронная подпись (ЭЦП) для подписания отчетов.
Обязанности ответственного за ЭТК
Работа с электронными трудовыми книжками требует высокой внимательности и соблюдения жестких сроков. Основные задачи ответственного лица:
- Своевременная передача данных: Сведения о приеме на работу, увольнении, переводах и других кадровых событиях должны быть переданы в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа.
- Корректность заполнения: Проверка кодов профессий, дат, оснований для записей во избежание ошибок в стаже работника.
- Выдача справок: Формирование и выдача работникам выписок по форме СТД-Р (при увольнении — в день увольнения, по запросу — в течение 3 рабочих дней).
- Исправление ошибок: Оперативное внесение корректирующих записей в случае выявления неточностей.
- Архивация: Хранение бумажных носителей (если они есть) и электронных копий отчетов в соответствии с сроками хранения документов.
Ответственность и штрафы
За ошибки в ведении электронных трудовых книжек ответственность несет работодатель (юридическое лицо или ИП). Однако внутри организации руководитель может возложить материальную ответственность на конкретного сотрудника, если ошибка произошла по его вине (халатность, нарушение инструкций).
Размеры штрафов для работодателя (по ст. 5.27 КоАП РФ):
- Для должностных лиц и ИП: от 1 000 до 5 000 рублей.
- Для юридических лиц: от 30 000 до 50 000 рублей.
- За повторное нарушение штрафы могут быть увеличены.
Отдельно стоит отметить штраф за непредоставление формы отчетности (ЕФС-1, ранее СЗВ-ТД):
- От 300 до 500 рублей на ответственное должностное лицо.
> Примечание: Ошибки в ЭТК могут привести к проблемам у работников при оформлении пенсии, поэтому суды часто встают на сторону сотрудников в спорах о восстановлении стажа, что влечет для компании дополнительные судебные издержки;
Частые ошибки ответственных лиц
Анализ практики 2025–2026 годов показывает типичные mistakes, которых следует избегать:
- Нарушение сроков: Передача данных позже следующего рабочего дня после приказа.
- Неверный код профессии: Использование устаревших или некорректных кодов из классификаторов.
- Отсутствие заявления работника: Попытка внести данные без надлежащего оформления приема (хотя для ЭТК главное — факт трудовых отношений, подтвержденный приказом).
- Игнорирование запросов: Невыдача справки СТД-Р уволившемуся сотруднику в день увольнения.
Где работнику посмотреть свою ЭТК?
Ответственный за ведение ЭТК должен уметь консультировать сотрудников. Работник может проверить свои данные:
- Через портал Госуслуги (заказ выписки из СФР).
- В клиентских службах Социального фонда России.
- Получив бумажную справку СТД-Р у текущего или бывшего работодателя.
Назначение ответственного за электронные трудовые книжки, это не просто формальность, а необходимая мера для обеспечения юридической безопасности бизнеса. В 2026 году, когда система ЭТК работает в полном объеме, роль этого специалиста критически важна. Грамотный кадровик или бухгалтер, наделенный полномочиями, поможет компании избежать штрафов, а сотрудникам — сохранить безупречный трудовой стаж.
Руководителям организаций рекомендуется регулярно проверять наличие действующего приказа о назначении ответственного лица и обеспечивать его актуальными знаниями в сфере трудового законодательства.