Ситуация, когда работник не получает, не возвращает или не предоставляет трудовую книжку, встречается достаточно часто. Она может возникнуть как при приёме на работу, так и при увольнении. Ниже рассмотрены основные нормы трудового законодательства, порядок действий работодателя и возможные последствия для сторон.
Нормативная база
- Статья 84.1 ТК РФ – регулирует выдачу трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности) при прекращении трудового договора.
- Статья 234 ТК РФ – устанавливает ответственность работодателя за нарушение сроков выдачи трудовой книжки и возможность взыскания компенсации.
- Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» – касается ведения электронных трудовых книжек (ЭТК) и их хранения в Социальном фонде.
- Постановления Минтруда и разъяснения Роструда (например, письма от , и др.) – уточняют порядок уведомления работника о необходимости явиться за книжкой или дать согласие на её отправку по почте.
Когда работник не получает трудовую книжку при увольнении
Основания для задержки выдачи
Согласно ч. 4 ст; 84.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку в день прекращения трудового договора. Если это невозможно из‑за отсутствия работника или его отказа от получения, employer обязан:
- Направить работнику письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой;
- Получить согласие на отправку книжки по почте (заказным письмом с уведомлением о вручении).
Что делать, если работник не забирает книжку?
- Сформировать акт о неполучении трудовой книжки (фиксируем дату, время, причины отказа).
- Отправить уведомление заказным письмом с требованием явиться за документом в течение 3 рабочих дней (согласно разъяснениям Онлайн Инспекции).
- Если работник не реагирует, книжку можно вложить в личное дело сотрудника (при наличии такого дела) и хранить её у работодателя.
- При повторных обращениях работника – выдать дубликат или электронную выписку из ЭТК.
Возможные последствия для работодателя
Нарушение сроков выдачи трудовой книжки влечёт:
- Выплату компенсации за задержку выплаты заработка (ст. 234 ТК РФ) – размер определяется средним дневным заработком за каждый день просрочки;
- Возмещение морального вреда (по иску работника, если доказаны страдания);
- Штрафы со стороны трудовой инспекции (административная ответственность).
Когда работник не предоставляет трудовую книжку при приёме на работу
Действия работодателя
- Попросить работника предоставить трудовую книжку для внесения записи о приёме.
- Если работник отказывается или книжка утеряна, составить акт о том, что работник не принес трудовую книжку при устройстве на работу.
- Письменно уведомить работника о необходимости предъявить трудовую книжку в установленный срок (обычно 3‑5 рабочих дней).
- При невозможности получения документа – оформить новую трудовую книжку на основании заявления сотрудника и предоставить ей сведения о предыдущих местах работы (если они подтверждены иными документами – справками, выписками из ПФР и т.д.).
Последствия для учёта стажа
Если трудовая книжка отсутствует и не может быть восстановлена, предыдущий стаж работника не учитывается при начислении отпуска, больничных и пенсии, пока не будет подтверждён иным способом (например, выпиской из лицевого счёта ПФР).
Электронные трудовые книжки (ЭТК) и переходный период
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению ЭТК. После этой даты:
- Трудовая книжка ведётся исключительно в электронном виде в Социальном фонде;
- Работодатель больше не выдаёт бумажный документ, а предоставляет выписку из ЭТК по запросу сотрудника;
- В случае утери или повреждения бумажной книжки, выданной до 2026 года, работник может получить дубликат у своего текущего работодателя (если тот ведёт ЭТК) или восстановить её через бывшего работодателя.
Таким образом, даже после полного перехода на ЭТК вопросы о выдаче, получении и хранении трудовых сведений остаются актуальными, но порядок их оформления меняется.
Практические рекомендации для работодателей
- Ведите журнал выдачи/приёма трудовой книжки – фиксируйте дату, время, подписи сторон.
- Используйте шаблоны уведомлений (письмо о необходимости явиться за книжкой, согласие на отправку по почте).
- Храните копии всех актов и уведомлений в личном деле сотрудника (или в электронном архиве) не менее 50 лет.
- Обучайте кадровый персонал правилам ст. 84.1 и 234 ТК РФ, а также порядку работы с ЭТК.
- При спорах – постарайтесь решить вопрос досудебным путём (переписка, предложение компенсации), чтобы избежать судебных издержек и репутационных рисков.
Отсутствие трудовой книжки у работника – это не просто формальная недоработка, а потенциальный источник трудовых споров и финансовых потерь для работодателя. Знание норм ТК РФ, своевременное оформление актов и уведомлений, а также грамотное взаимодействие с электронной системой трудовых книжек позволяют минимизировать риски и защитить интересы обеих сторон.
Соблюдение установленного порядка выдачи и получения трудовой книжки (или её электронного аналога) является обязательным условием законных трудовых отношений и гарантирует защиту прав работника на подтверждение своего трудового стажа, получение социальных выплат и пенсионных прав.