В процессе деятельности любой организации возникает вопрос о том, как правильно обращаться с неиспользованными бланками трудовых книжек․ Эта тема актуальна как для работодателей, так и для сотрудников, поскольку неправильное обращение может привести к административным штрафам и другим последствиям․
Где брать новые бланки трудовых книжек?
Согласно информации ГАРАНТ․РУ, работодатели могут приобретать новые бланки через официальных распространителей, чьи данные размещаются на сайте изготовителя․ При этом:
- Для нерезидентов Республики Беларусь бланки выдаются в Министерстве труда и социальной защиты (представительства)․
- При отсутствии места для заполнения сведений в уже существующей книжке вкладыш добавляется в соответствии с Постановлением Минтруда от № 40․
В России новые бланки утверждаются Министерством финансов (постановление Правительства РФ от № 225)․
Порядок получения и использования бланков
Постановление Кабмина (проект 2022‑10‑27) уточняет, что если у работодателя закончились бланки, новый сотрудник, впервые оформляющий трудовую книжку, обязан предоставить свой бланк․ Это позволяет избежать задержек в оформлении документа․
Важно помнить, что с года старый образец трудовых книжек может использоваться без ограничения срока, если он уже приобретен․ Поэтому необязательно сразу закупать новые бланки, пока есть запас старого образца․
Как вести учёт использованных и неиспользованных бланков
В вкладке «Ведение трудовых книжек» Министерства труда и социальной защиты указано, что:
- При покупке бланков необходимо фиксировать серию и номер израсходованного экземпляра․
- В книге учёта движения фиксируются дата заполнения, данные владельца и другие обязательные сведения․
Такой подход позволяет избежать потери контроля над использованными бланками и упрощает проверку при инспекциях․
Что делать с неиспользованными бланками после ликвидации организации?
Согласно материалам Аскон, после ликвидации организации неиспользованные бланки трудовых книжек подлежат уничтожению․ Это связано с тем, что такие документы уже не могут быть использованы в будущих проектах и могут представлять риск утечки конфиденциальных данных․
Правильный порядок:
- Подтвердить факт ликвидации организации в официальных реестрах․
- Собрать все оставшиеся бланки․
- Уничтожить их (например, сжечь или shred‑ить) и оформить акт уничтожения․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать бланки старого образца после ввода новых требований?
Да, если они уже приобретены, их можно использовать без ограничения срока․ - Нужно ли сообщать в налоговые органы о наличии неиспользованных бланков?
При проверке бухгалтерией обычно фиксируется количество приобретённых и использованных экземпляров, но отдельного уведомления в налоговый орган не требуется․ - Кто отвечает за выдачу бланков для иностранных граждан?
Для нерезидентов Беларуси выдача осуществляется в Министерстве труда и социальной защиты․
Неиспользованные бланки трудовых книжек – это не просто «лишний запас», а документ, требующий строгого учёта и правильного обращения․ Соблюдая правила получения, учёта и утилизации, работодатели минимизируют риск административных штрафов и сохраняют порядок в документообороте․
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению или утилизации бланков, рекомендуется обратиться в отдел кадров или бухгалтерию вашей организации, а также проконсультироваться с официальными источниками (Минтруд, ГАРАНТ, Контур․Экстерн)․