Ситуация, когда у работника оказывается две (или более) трудовые книжки, встречается довольно часто: переоформление, утеря, получение новой книги в другом месте работы, а иногда – сознательное ведение двух документов. Важно понимать, что по законодательству РФ трудовой стаж учитывается только из одного официального документа, а все остальные записи могут лишь подтверждать факты, но не удваивать сроки.

Правовой статус нескольких трудовых книжек

• Трудовой кодекс РФ (ст. 67) и Положение о порядке ведения трудовых книжек прямо указывают, что у работника может быть только одна официальная трудовая книжка.
• Если у работника несколько экземпляров, они считаются дубликатами и не могут использоваться одновременно для расчёта страхового стажа.
• При приёме на работу работодатель обязан запросить один оригинал трудовой книжки. Если у работника их несколько, он выбирает тот, в котором отражён наибольший стаж.

Что происходит, если обе книги содержат разные записи?

Согласно разъяснениям Фонда пенсионного и социального страхования РФ (СФР):

1. Все периоды работы, указанные в обеих книжках, не удваиваются. При расчёте страхового стажа учитывается каждый календарный месяц только один раз.
2. Если записи в двух книжках совпадают (один и тот же период работы), необходимо выбрать одну из них – обычно ту, где указаны более полные сведения (дата начала, должность, размер заработка).
3. Если в одной книжке есть пропущенные периоды, а в другой они указаны, работник может предоставить обе книги в СФР. Специалисты проверят совпадения и составят единую справку о стаже.

Как правильно оформить ситуацию с двумя книжками?

3.1 Приём на работу

Работодатель может потребовать от соискателя:

• Оригинал одной трудовой книжки (обычно той, где указаны более длительные периоды).
• Копию второй книги в качестве подтверждающего документа.
• Заполнить заявление о приёме к учёту трудовой книжки и страхового стажа (образец в КонсультантПлюс).

3.2 При увольнении

Если работник уходит с одной работы, а в другой уже ведётся вторая книжка, он обязан:

• Сдать оригинал той книжки, в которой он был официально зачислен.
• Получить справку о трудовом стаже от работодателя, в которой будут указаны все периоды, включая те, что находятся в другой книжке.

3.3 При оформлении пенсии

Для назначения пенсии СФР принимает только один оригинал трудовой книжки. При этом:

• Если в представленной книжке отсутствуют некоторые периоды, работник может предоставить дополнительные документы (выписки из ПФР, справки о доходах, договоры).
• СФР формирует единую запись о страховом стаже, объединяя данные из всех предоставленных документов.
• В случае конфликтов (разные даты начала/окончания) приоритет имеет запись в официальной книжке, а остальные рассматриваются как подтверждающие.

Как считать стаж для разных целей?

Практические рекомендации работодателю

• Проверяйте наличие дубликатов. Приём на работу – запросите один оригинал, а остальные попросите оставить у сотрудника.
• Ведите единый реестр. При наличии нескольких книг у одного работника фиксируйте в личном деле только одну запись, а остальные используйте как подтверждающие.
• Консультируйте сотрудников. Объясните, что наличие двух книг не увеличит их будущие выплаты, а может лишь усложнить процесс оформления.
• Сотрудничайте с СФР. При возникновении вопросов о стаже направляйте запросы в фонд для уточнения данных.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

6.1 Можно ли официально работать на двух местах одновременно?

Да, закон допускает совмещение основной работы и совместительства, но у работника должна быть только одна трудовая книжка. Записи о обеих местах работы вносятся в один документ.

6.2 Что делать, если обе книги содержат уникальные периоды?

Необходимо собрать все документы (договоры, справки, выписки из ПФР) и обратиться в СФР с заявлением о подтверждении страхового стажа. Фонд объединит данные и выдаст единую справку.

6.3 Удвоится ли пенсия, если я работал на двух ставках?

Нет. Как подчёркивает СФР, периоды работы не удваиваются. Пенсия рассчитывается исходя из суммарного страхового стажа, а не из количества трудовых книжек.

6.4 Как оформить утерю одной из книжек?

Работник подаёт заявление об утере в отдел кадров, получает справку об утере и просит работодателя выдать новую книгу. При этом в новой книжке вносятся все ранее подтверждённые периоды.

Наличие двух (или более) трудовых книжек – это, в большинстве случаев, административная ошибка, а не способ «увеличить» стаж. По закону:

• Стаж учитывается один раз, независимо от количества книг.
• Для назначения пенсии и расчёта пособий важна единственная официальная запись в ПФР.
• Работодатели и работники должны стремиться к тому, чтобы все сведения о трудовом стаже находились в одном документе, а остальные использовать только как подтверждающие.

Если у вас возникли сомнения, обратитесь в Фонд пенсионного и социального страхования РФ или к квалифицированному юристу по трудовому праву.

Дата публикации: