Работодатель обязан хранить трудовые книжки уволенных сотрудников. Однако нередко возникает ситуация, когда работник не забирает свой основной документ об трудовой деятельности при увольнении. Такая трудовая книжка считается невостребованной. Законодательство устанавливает четкий порядок её дальнейшей судьбы — передачу в архив. В этой статье подробно разберем, что такое невостребованная трудовая книжка, по каким причинам она возникает, как и когда её нужно передавать на длительное хранение;
Что такое невостребованная трудовая книжка?
Невостребованная трудовая книжка — это документ, выданный работнику при увольнении, который он не получил по своей вине или по объективным причинам (например, не явился за ним, не оставил контактные данные, отказался от получения). К этой же категории могут относиться и иные личные документы сотрудника, оставшиеся у работодателя: аттестаты, удостоверения, дипломы и т.п.
Основные причины, по которым книжка остаётся невостребованной:
- Работник не явился за документом в установленный срок.
- Отсутствие точного адреса для отправки (если книжка отправляется по почте).
- Явный отказ работника от получения (составляется соответствующий акт);
- Невозможность вручить книжку из-за утраты контактов с работником.
Нормативная база
Порядок хранения и передачи невостребованных трудовых книжек регулируется:
- Трудовым кодексом РФ (ст. 66.1, общие требования к выдаче документов).
- Приказом Министерства культуры РФ, который утверждает Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Именно в этом приказе установлен срок хранения невостребованных трудовых книжек — 75 лет.
- Общегосударственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утверждённой приказом Главархива СССР (п. 3.4.2), которая регламентирует формирование дел и описей.
Порядок передачи невостребованных трудовых книжек в архив
Передача документов в архив — это не разовая акция, а часть системной работы по делопроизводству. Вот пошаговая инструкция:
Формирование дел и описи
Невостребованные трудовые книжки (а также другие оставшиеся личные документы) необходимо сгруппировать в отдельные дела по личному составу уволенных работников. Каждое дело должно содержать:
- Саму трудовую книжку (или её дубликат, если оригинал был утерян и восстановлен).
- Акт об отказе в получении трудовой книжки (если отказ был зафиксирован).
- Акт об уничтожении (если книжка была повреждена и подлежала уничтожению по решению комиссии).
- Копию приказа об увольнении.
- Корреспонденцию с работником (письма, уведомления).
Все сформированные дела подлежат экспертизе ценности, по результатам которой утверждается opisь дел (список), поступающих в архив. В описи дела нумеруются и описываются.
Оформление акта приема-передачи
Сама передача дел из кадровой службы (или другого подразделения) в архив оформляется актом приема-передачи. В акте указываются:
- Наименование передающей и принимающей сторон.
- Количество и номера передаваемых дел.
- Дата передачи.
- Подписи ответственных лиц.
Этот акт является юридическим основанием для снятия дел с учёта у передающей стороны и для постановки на учёт в архиве.
Маркировка и организация хранения
Для удобства поиска рекомендуется приклеивать конверт с номером дела на внутренней стороне обложки архивного дела. Дела хранятся в архиве в строгом соответствии с утверждёнными сроками (для трудовых книжек — 75 лет).
Сроки хранения невостребованных трудовых книжек
Ключевой вопрос, насколько долго хранить документ. Основной срок установлен в 75 лет (согласно Приказу Минкультуры). Однако есть нюансы:
- Если невостребованной является копия трудовой книжки (дубликат), то срок её хранения может составлять 50 лет с даты увольнения работника (в зависимости от категории документа по описи).
- Срок исчисляется с даты увольнения работника, а не с даты передачи в архив.
Что делать, если владелец (или наследник) потребует книжку обратно?
Даже после передачи в архив у работодателя (архива) есть обязанность выдать документ его законному владельцу.
- Запрос. Владелец или его правопреемник (наследник) обращается в архив организации (или в ведомственный архив, если он существует) с письменным заявлением.
- Проверка полномочий. Архив проверяет, что заявитель является действительно лицом, имеющим право на получение документа (сам работник, наследник по закону или завещанию). Могут потребоваться дополнительные документы (свидетельство о смерти, свидетельство о праве на наследство, паспорт).
- Выдача документа. При подтверждении права архив выдаёт оригинал трудовой книжки (или дубликат, если оригинал был уничтожен) под расписку.
- Оформление. В деле (и в архивной описи) делается отметка о выдаче документа: кому, когда и на каком основании выдан. С работодателя (архива) снимается обязанность по его хранению.
Особые случаи
Ликвидация организации
Если организация-работодатель ликвидирована, то её дела, включая невостребованные трудовые книжки, передаются на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив по месту нахождения ликвидированной организации. Получить документ в этом случае можно, обратившись в указанный архив.
Отсутствие собственного архива у организации
Если у организации нет собственного архива, невостребованные трудовые книжки после сформирования дел и описи передаются на хранение в архив по месту нахождения организации (государственный или муниципальный). Порядок передачи аналогичен: оформляеться акт приема-передачи.
Практические рекомендации для кадровых служб и архивов
- Строго соблюдайте сроки. Не храните невостребованные книжки в кадровом отделе «до выяснения». Сразу после истечения разумного срока для получения (например, 1-2 месяца после увольнения) начинайте процедуру формирования дел.
- Документируйте всё. Каждый шаг: уведомление работника, отказ в получении, решение о передаче в архив — должен быть подтвержден письменно (акты, служебные записки).
- Соблюдайте конфиденциальность. Хранение и выдача личных документов должны осуществляться с соблюдением требований Федерального закона «О персональных данных».
- Ведить учёт. Ведение журналов или карточек учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним обязательно. Для невостребованных — отдельный учёт;
Передача невостребованных трудовых книжек в архив, это обязательная и строго регламентированная процедура. Её цель, обеспечить долгосрочное, безопасное и законное хранение важнейших документов о трудовой деятельности граждан. Работодатель должен чётко следовать установленному порядку: сформировать дело, составить опись, оформить акт приема-передачи и передать документы на хранение на срок 75 лет. При этом организация (архив) обязана сохранять возможность выдачи документа его законному владельцу или наследнику при предъявлении соответствующих доказательств. Соблюдение этих правил защищает и интересы работника, и самого работодателя от возможных претензий и правовых рисков.