Процедура увольнения сотрудника включает в себя множество нюансов, и один из самых распространенных на практике — ситуация, когда сотрудника уволили, а трудовую книжку он не забирает․ Причины могут быть разными: от банальной забывчивости и переезда до намеренного игнорирования работодателя․ Однако для компании хранение невостребованного документа превращается в серьезный юридический риск․ В этой статье мы подробно разберем, как действовать работодателю, чтобы защитить себя от штрафов и судебных исков․
Чем грозит работодателю задержка выдачи трудовой книжки?
Согласно трудовому законодательству РФ, работодатель в любом случае несет ответственность за выдачу трудовой книжки при увольнении работника․ Если документ не выдан вовремя, последствия могут быть следующими:
- Штрафные санкции от ГИТ․ Трудовая инспекция может выписать штраф за нарушение трудового законодательства․
- Обязанность возместить неполученный заработок․ Согласно ст․ 234 ТК РФ, если работник не смог трудоустроиться на новое место из-за отсутствия трудовой книжки, бывший работодатель обязан оплатить ему каждый день задержки исходя из среднего заработка․
- Изменение даты увольнения․ По решению суда дата увольнения может быть сдвинута на тот день, когда работник фактически получит документ на руки․
Как справедливо отмечают юристы: «Не хотите платить штраф государству и возмещать неполученный заработок работнику — позаботьтесь о том, чтобы работник в день увольнения получил на руки свою трудовую книжку»․ Но если это уже произошло, как снять с себя ответственность?
Пошаговый алгоритм: что делать с невостребованной трудовой книжкой
Если в день прекращения трудового договора выдать документ не удалось, работодатель обязан выполнить ряд обязательных действий, чтобы обезопасить себя․
Шаг 1․ Правильное оформление увольнения
Прежде всего, убедитесь, что все записи в трудовой книжке оформлены корректно․ При увольнении работника все записи, внесенные за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек), печатью работодателя и подписью самого работника․ Если работника нет на месте, и он не может расписаться, об этом делается соответствующая запись в специальном журнале движения трудовых книжек․
Шаг 2․ Направление уведомления
Это самый важный и критичный шаг! Если работник не забрал трудовую книжку, работодатель обязан в день расторжения договора направить сотруднику уведомление․ В нем должно быть указано:
- Требование явиться за трудовой книжкой лично․
- Предложение дать согласие на пересылку документа почтой (заказным письмом с описью вложения)․
Именно с момента отправки такого уведомления работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки․ Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки․
Шаг 3․ Пересылка по согласию работника
Если уволенный сотрудник ответил на уведомление и дал письменное согласие на почтовую пересылку, документ отправляется по указанному адресу․ Пересылка осуществляется ценным письмом с описью вложения․ Риск утраты документа при пересылке несет работодатель, поэтому сохраняйте все почтовые квитанции и описи․
Шаг 4․ Хранение невостребованного документа
А что делать, если работник третьи год не забирает трудовую книжку после увольнения за прогул, на письма не отвечает и за документом не приходит? Государственная трудовая инспекция напоминает четкий алгоритм: невостребованные трудовые книжки должны храниться в архиве работодателя в течение 75 лет․
Их нельзя выбросить, уничтожить или передать кому-либо еще․ Они должны дожидаться владельца или запроса от уполномоченных органов (например, Пенсионного фонда или суда)․
Особые случаи из практики
День увольнения не совпадает с последним днем работы
Может возникнуть ситуация, когда день увольнения не совпадает с последним днем службы сотрудника (например, при увольнении за прогул или в случае отпуска с последующим увольнением)․ В таком случае уведомление о необходимости забрать трудовую книжку или дать согласие на ее пересылку необходимо отправить именно в день увольнения (последний рабочий день)․
Работник самовольно забрал трудовую книжку и ушел
Иногда встречаются ситуации, когда сотрудник (например, главный бухгалтер, имеющий доступ к кадровой документации) самовольно забирает свою трудовую книжку до официального увольнения и покидает рабочее место․ В этом случае самовольный уход признается прогулом, за который сотрудника можно уволить․ Чтобы зафиксировать факт самозахвата документа, необходимо составить акт (в присутствии не менее двух свидетелей), в котором подробно описать, когда и при каких обстоятельствах работник изъял документ․
При увольнении обнаружилось, что трудовую книжку работник и не сдавал
Бывает, что сотрудник работал по совместительству или был принят без трудовой книжки (например, это его первое место работы, но документ он не предоставил)․ В таком случае работодатель не несет ответственности за невыдачу того, чего у него нет․ Однако важно грамотно оформить личную карточку и журнал учета движения трудовых книжек, сделав пометку о том, что документ от работника не поступал․
Выдача сопутствующих документов
Не стоит забывать, что трудовая книжка — не единственный документ, который нужно выдать․ Согласно ст․ 62 ТК РФ, по письменному заявлению сотрудника в день расторжения договора ему также должны быть выданы:
- Копии приказа о приеме и увольнении, переводах;
- Выписки из трудовой книжки;
- Справка 2-НДФЛ и другие документы, связанные с работой․
Если работник не забрал эти справки, их также можно направить почтой по его письменному заявлению или хранить до обращения сотрудника․
Ситуация, когда уволенный сотрудник не забирает трудовую книжку, требует от работодателя строгого соблюдения бюрократических процедур․ Главное правило, не игнорировать проблему․ Своевременно направленное уведомление с предложением переслать документ почтой полностью снимает с компании ответственность за задержку․ А надежное архивное хранение в течение 75 лет гарантирует, что даже если работник объявится через много лет, работодатель сможет выдать ему документ по первому требованию․