Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и квалификацию сотрудника. В России она обязана храниться в организации, где работник заключил трудовой договор. Однако в реальной практике часто встречаются случаи, когда работник не требует возврата трудовой книжки после увольнения. Такие документы называют не востребованными трудовыми книжками. В этой статье мы разберём, что это за документы, как с ними обращаться, какие правовые нюансы и как правильно хранить их в условиях перехода на электронные трудовые книжки.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – официальная книга, в которой фиксируются все сведения о трудовой деятельности сотрудника: даты начала и окончания работы, должности, заработная плата, причины увольнения и т.д. Она оформляется в соответствии с Трудовым кодексом РФ и служит доказательством трудового стажа при поиске новой работы, получении пенсионных выплат и т.д.
Почему возникают невостребованные трудовые книжки?
- Работник не знает о необходимости возвращения трудовой книжки.
- Работник переезжает в другой город/страницу и не может лично забрать документ.
- Работник не планирует использовать трудовую книжку в ближайшее время (например, переходит на безработицу).
- В случае увольнения по инициативе работодателя, работник может не захотеть возвращать документ.
Правовые аспекты хранения трудовых книжек
Обязанности работодателя
Согласно статье 126 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан:
- Соблюдать порядок хранения трудовых книжек.
- Обеспечивать доступ к документу по запросу работника.
- Сохранять трудовую книжку до момента её возврата.
Права работника
Работник имеет право:
- Получить копию трудовой книжки в любой момент.
- Требовать возврата оригинала после завершения трудового договора.
- Указать в трудовой книжке дополнительные сведения, если это необходимо.
Переход на электронные трудовые книжки
Когда начался переход?
Переход на электронные трудовые книжки в России начался в 2019 году, но полный переход был завершён к 2025‑2026 годам. В 2026 году все работодатели обязаны использовать электронный формат, если они не имеют исключений по закону.
Кто должен перейти?
Обязательным переходом подлежат:
- Все юридические лица, в т.ч. частные компании, государственные учреждения и муниципальные образования.
- Организации, работающие с физическими лицами в сфере трудовых отношений.
- Независимо от размера компании – от малых предприятий до крупных корпораций.
Как осуществляется переход?
Переход включает в себя:
- Регистрацию в системе «Электронная трудовая книжка».
- Перенос всех данных из бумажных трудовых книжек в электронный формат.
- Обучение персонала работе с новой системой.
- Постоянный контроль за правильностью заполнения данных.
Как работодателю обращаться с невостребованными трудовыми книжками?
Срок хранения
Если работник не требует возврата, трудовая книжка должна храниться в организации минимум до 5 лет после окончания трудового договора. Это соответствует требованиям Трудового кодекса РФ.
Порядок возврата
При запросе работника:
- Проверить наличие и целостность документа.
- Обеспечить его возврат в течение 10 рабочих дней.
- Составить акт возврата, подписанный обеими сторонами.
Уничтожение
Уничтожение трудовой книжки без согласия работника запрещено. При отсутствии запроса работника и истечении срока хранения, можно уничтожить документ, но только после оформления соответствующего протокола и уведомления компетентных органов.
Практические рекомендации
Проверка наличия
Регулярно проводите инвентаризацию трудовых книжек. В случае обнаружения невостребованных документов, создайте отдельный список с датами последнего обращения.
Обеспечение безопасности
Храните бумажные трудовые книжки в защищённом месте: сейфе, шкафу с замком, в отделе кадров. Для электронных копий используйте защищённый сервер с резервным копированием.
Документирование
Ведите журнал учета трудовых книжек. В нём фиксируйте:
- Дата получения/возврата.
- Состояние документа.
- Ответственного сотрудника.
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если работник не вернул трудовую книжку?
Сначала напомните работнику о необходимости возврата. Если ответа нет, храните документ до истечения срока хранения (5 лет). После этого можно уничтожить документ, но только после оформления протокола.
Можно ли хранить электронную копию?
Да, электронная копия является официально признанным документом. Однако при необходимости работник может запросить бумажный экземпляр.
Невостребованные трудовые книжки – это обычное явление в современной системе трудовых отношений. Важно помнить, что они остаются официальными документами, которые необходимо хранить в соответствии с законодательством. Переход на электронные трудовые книжки упрощает управление этими документами, но не отменяет обязанностей работодателя по их хранению и возврату. Следуя рекомендациям, вы сможете избежать юридических рисков и обеспечить прозрачность трудовых отношений в вашей организации.