Сегодня 18:08:24 () актуально напомнить кадровикам и руководителям отделов кадров, как правильно поступать с трудовыми книжками, которые остались в организации после увольнения сотрудника. В статье рассмотрены причины появления невостребованных документов, нормативная база, порядок признания их невостребованными, сроки хранения, процедура передачи в архив и возможности возврата владельцу или его наследникам.

Почему трудовая книжка может остаться невостребованной?

• Смерть работника. Родственники, как правило, не заинтересованы в получении документа, и он остаётся в отделе кадров.
• Безответственность уволенного. Сотрудник жив и здоров, но просто перестал выходить на работу и не явился за книжкой.
• Экзотические ситуации. Например, отказ от получения документа по личным мотивам, длительная командировка без связи и т.п.

Во всех перечисленных случаях результат одинаков: работник больше не состоит в штате организации, а его трудовая книжка находится у работодателя и требует дальнейшего распоряжения.

Нормативная база

Основным документом, регулирующим вопросы выдачи, хранения и учёта трудовых книжек, является Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках». В нём содержатся конкретные положения, касающиеся невостребованных экземпляров:

1. Пункт 36. Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно из‑за отсутствия работника либо его отказа получить её на руки, работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за документом либо дать согласие на отправку по почте. Пересылка допускается только с согласия работника. После направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.
2. Пункт 37. При смерти работника трудовая книжка после внесения записи о прекращении трудового договора выдаётся одному из родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению родственника.

Согласно пункту 37, трудовая книжка считается невостребованной, если выполнены все три условия:

• а) работник уволен (трудовой договор расторгнут);
• б) работнику либо его родственникам направлено письмо с просьбой забрать документ;
• в) письмо получено, но в установленный срок реакции не последовало.

Только после соблюдения всех трёх пунктов трудовая книжка может быть признана невостребованной и передана на хранение в архив.

Срок хранения невостребованных трудовых книжек

Согласно внутренним нормативным актам организаций (как правило, положению о делопроизводстве и архивному делу), невостребованные трудовые книжки хранятся в течение 50 лет с момента их признания невостребованными. Этот срок установлен для документов личного состава, имеющих постоянное значение. По истечении указанного периода документы подлежат уничтожению в соответствии с установленными процедурами, однако до этого момента они остаются доступными для выдачи по требованию бывшего сотрудника или его наследников.

Порядок передачи в архив

1. Оформление акта о признании невостребованной. В отделе кадров составляеться акт, в котором фиксируются даты увольнения, направления уведомления, отсутствия реакции и основания для признания книжки невостребованной.
2. Внесение записи в трудовую книжку. Делается отметка о прекращении трудового договора (дата, основание, номер приказа). Если работник умер – указывается дата смерти и основание (свидетельство о смерти).
3. Формирование дела. Трудовая книжка помещается в личное дело сотрудника (или в отдельное дело «Невостребованные трудовые книжки»). К делу прилагаются копии уведомления, акта и иных подтверждающих документов.
4. Передача в архив. Дело сдаётся в архив организации согласно внутреннему графику сдачи документов на хранение (обычно раз в год, в начале следующего календарного года).
5. Отметка в описи архива. В описи указывается срок хранения (50 лет) и номер дела.

Хранение в организации до передачи в архив

До момента сдачи в архив невостребованные трудовые книжки следует хранить в условиях, обеспечивающих их сохранность:

• в металлических шкафах или сейфах с ограниченным доступом;
• в сухом помещении, защищённом от прямых солнечных лучей и перепадов влажности;
• в порядке, облегчающем поиск (по алфавиту, по году увольнения, по номеру дела).

Ответственный за хранение сотрудник (как правило, специалист по кадровому делопроизводству) ведёт журнал учёта невостребованных книжек, где фиксируются даты поступления, перемещения и выдачи.

Возврат трудовой книжки владельцу или наследнику

Даже после сдачи в архив документ остаётся восстановимым:

• Бывший сотрудник или его законные наследники могут подать письменное заявление о выдаче трудовой книжки.
• Архивная служба осуществляет поиск дела по фамилии, году увольнения и номеру дела.
• После подтверждения права на получение документ выдаётся под расписку (или направляется почтой с согласия заявителя).
• При выдаче делается отметка в архивном деле о дате и условиях возврата.

Важно помнить, что сдача в архив не означает уничтожение документа; он остаётся доступным для владельца в любой момент до истечения срока хранения.

Отметки и оформление дела

При работе с невостребованными трудовыми книжками необходимо соблюдать следующие требования к оформлению:

• Запись о прекращении трудового договора – дата, номер приказа, основание (увольнение по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.д.).
• Отметка о смерти (если имеется) – дата смерти, номер и дата выдачи свидетельства о смерти.
• Подпись ответственного лица – специалиста по кадровому делопроизводству или руководителя отдела кадров.
• Дата направления уведомления и копия самого уведомления прилагаются к делу.
• Отметка о получении/отсутствии реакции – дата получения уведомления, указание, что реакции не последовало.

Эти записи обеспечивают юридическую защиту организации и подтверждают законность дальнейших действий с документом.

Практический чек‑лист для кадровика

1. Проверить факт увольнения и наличие основания для выдачи трудовой книжки.
2. Направить уведомление работнику (или родственникам) о необходимости получения документа.
3. Зафиксировать дату отправки уведомления и сохранить копию.
4. Выждать установленный срок (обычно 30 календарных дней) и убедиться в отсутствии реакции.
5. Составить акт о признании трудовой книжки невостребованной.
6. Внести соответствующие записи в трудовую книжку (прекращение договора, смерть – при наличии).
7. Оформить личное дело и подшить к нему все подтверждающие документы.
8. Передать дело в архив организации с указанием срока хранения 50 лет.
9. Внести запись в журнал учёта невостребованных книжек.
10. При получении заявления о возврате – найти дело в архиве, проверить право на получение и выдать документ под расписку.

Невостребованные трудовые книжки – это не просто забытые бумаги, а документы с юридической силой, требующие чёткого соблюдения нормативных требований. Понимание причин их появления, знание пунктов Постановления Правительства РФ № 225 от , а также соблюдение установленного порядка признания невостребованными, хранения и передачи в архив позволяют организации избежать претензий со стороны бывших сотрудников и их наследников, а также обеспечить сохранность важных кадровых данных на протяжении всего установленного срока.

Следуя предложенному чек‑листу и рекомендациям, кадровая служба сможет эффективно управлять процессом обращения с невостребованными трудовыми книжками, минимизировать риски и поддерживать порядок в документообороте организации.