В этой статье мы подробно рассмотрим, что такое невостребованные трудовые книжки, причины их появления, сроки хранения и порядок действий при их обнаружении в организации. Эта информация важна для работодателей и сотрудников, чтобы избежать нарушений трудового законодательства.

Что такое невостребованная трудовая книжка?

Невостребованная трудовая книжка – это документ, который не был получен работником при его увольнении или его ближайшими родственниками в случае смерти работника. По сути, это трудовая книжка, которая осталась в организации, а не у человека, которому она предназначена.

Причины появления невостребованных трудовых книжек

Существует несколько распространенных причин, по которым трудовые книжки могут оставаться невостребованными:

• Смерть работника: Наиболее частая причина. Родственники могут не знать о существовании трудовой книжки или не иметь возможности ее получить.
• Отсутствие работника: Работник не явился за трудовой книжкой после увольнения.
• Неопределенность с правопреемниками: Невозможно установить, кому из родственников следует передать трудовую книжку.
• Потеря или утеря: Трудовая книжка могла быть утеряна или украдена.
• Другие обстоятельства: Встречаются и менее распространенные случаи, например, временная потеря памяти у работника.

Сроки хранения невостребованных трудовых книжек

Сроки хранения невостребованных трудовых книжек зависят от даты увольнения работника:

• До 1 января 2003 года: 75 лет.
• После 1 января 2003 года: 50 лет.

После истечения установленного срока хранения трудовая книжка подлежит уничтожению.

Что делать с невостребованной трудовой книжкой?

В случае обнаружения невостребованной трудовой книжки в организации необходимо предпринять следующие действия:

Попытаться связаться с родственниками работника: Если известны данные о родственниках, необходимо попытаться связаться с ними и предложить забрать трудовую книжку. Это можно сделать путем направления письменного уведомления.
Хранить трудовую книжку в безопасном месте: Невостребованные трудовые книжки необходимо хранить в сейфе или другом надежном месте, чтобы предотвратить их утерю или кражу.
Сдать трудовую книжку в архив: По истечении установленного срока хранения (75 или 50 лет) трудовую книжку необходимо сдать в государственный или муниципальный архив. Это необходимо для соблюдения законодательства и обеспечения сохранности документов.

Важно: Перед сдачей трудовой книжки в архив необходимо убедиться, что все попытки связаться с родственниками работника были предприняты.

Хранение невостребованных трудовых книжек в организации

Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовые книжки и дубликаты, не полученные работниками при увольнении, должны храниться у работодателя до востребования документа сотрудником или его ближайшими родственниками.

Рекомендуется формировать отдельное дело для невостребованных трудовых книжек по году увольнения и включать его в опись дел по личному составу.

Где хранить невостребованные трудовые книжки?

• В отделе кадров: Временно, до получения обращения от родственников.
• В сейфе: Для обеспечения сохранности.
• В ведомственном архиве: По истечении срока хранения (75 или 50 лет).

Юридические основы

• Федеральный закон от N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
• Трудовой кодекс Российской Федерации
• Правила ведения трудовых книжек и ведения трудовых records

Невостребованные трудовые книжки – это важный аспект управления персоналом. Соблюдение законодательства в этой области поможет избежать штрафов и обеспечить сохранность документов. Регулярная проверка наличия невостребованных трудовых книжек и своевременная передача их в архив – залог правильного ведения кадрового учета.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

• Трудовую книжку, которую сотрудник не получил при увольнении, организация должна хранить до востребования документа сотрудником или его ближайшим родственником.
• Невостребованные трудовые книжки хранятся 75 лет (до 1 января 2003 года) или 50 лет (после 1 января 2003 года).
• После истечения срока хранения трудовая книжка подлежит уничтожению.

Полезные ссылки:

• [Официальный сайт Государственного архива Российской Федерации](https://www.ga-rf.ru/)
• [Трудовой кодекс РФ](https://www.consultant.ru/document/trudovoy_kodeks_rf/)