Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный вариант документа по-прежнему сохраняет свою актуальность для многих работников. При увольнении работодатель обязан своевременно вернуть этот документ сотруднику. Но что делать, если трудовая книжка не выдана на руки в день расторжения трудового договора? Разберемся в нюансах законодательства, ответственности работодателя и алгоритме действий работника.

Обязанность работодателя: сроки и правила

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения. Если же в день прекращения трудового договора выдать документ невозможно (например, работник отсутствовал на рабочем месте), действуют следующие правила:

• Если работник не явился за документом: работодатель в тот же рабочий день обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать письменное согласие на отправление ее по почте.
• Если работник обратился позже: по письменному обращению уволенного сотрудника, не получившего трудовую книжку, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения.
• Если ведется только ЭТК: в случаях, когда на работника не ведется бумажная трудовая книжка, по его письменному заявлению работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности в аналогичный срок (не позднее трех рабочих дней).

Когда работодатель не отвечает за задержку

Важно понимать, что не во всех случаях задержка документа является виной компании. Судебная практика и разъяснения контролирующих органов выделяют ситуации, когда работодатель не несет ответственности за невыдачу трудовой книжки:

1. Документ уже находится на руках у сотрудника. Если работник ранее получил трудовую на руки (например, для предоставления в Пенсионный фонд или соцзащиту) и не вернул ее работодателю, он не вправе требовать выдачи при увольнении и претендовать на компенсацию.
2. Работодатель отправил уведомление. Если сотрудник не явился в день увольнения, а работодатель вовремя отправил уведомление о необходимости забрать документ или дать согласие на пересылку, ответственность снимается с момента отправки такого уведомления.

Ответственность за невыдачу документа

Если работодатель виновен в задержке выдачи трудовой книжки, он несет серьезную ответственность:

• Материальная ответственность (ст. 234 ТК РФ). Работодатель обязан возместить работнику неполученный заработок, если тот не смог трудоустроиться на новое место работы именно из-за задержки с выдачей документа.
• Изменение даты увольнения. В спорных случаях, когда работник обращается с жалобой, днем увольнения будет считаться день фактической выдачи трудовой книжки на руки.
• Административные штрафы. За нарушение трудового законодательства компанию могут оштрафовать трудовые инспекторы.

Таким образом, чтобы избежать штрафов и судебных исков о возмещении неполученного заработка, работодателю стоит позаботиться о том, чтобы сотрудник получил документ вовремя;

Особенности при переходе на ЭТК и закрывающая запись

В связи с поэтапным внедрением электронных трудовых книжек многие работники приняли решение сохранить документ на бумажном носителе. В этом случае при увольнении бумажная книжка обязательно выдается на руки.

Если же сотрудник перешел на ЭТК, прежний работодатель вносит в бумажную трудовую так называемую закрывающую запись и выдает ее работнику. Важно помнить: если новый работник принес вам трудовую книжку с закрывающей записью, заполнять эту трудовую книжку вы уже не можете.

Что делать, если сотрудник не предоставил трудовую при приеме на работу?

Ситуации бывают разные: документ утерян, испорчен или сотрудник просто забыл его принести. Как действовать работодателю?

По закону (разъяснения Минтруда), если на работника должна заводиться трудовая книжка, но он не принес ее, работодателю необходимо:

1. Попросить сотрудника написать письменное заявление с просьбой выдать ему новую трудовую книжку (или предоставить сведения о трудовой деятельности в случае ведения ЭТК).
2. Если получить такое заявление невозможно (например, сотрудник категорически отказывается), новую трудовую книжку все равно нужно оформить, так как ТК РФ устанавливает прямую обязанность работодателя вести трудовые книжки на сотрудников, отработавших более 5 дней.
3. При увольнении эту оформленную трудовую книжку необходимо выдать работнику на руки.

Сохранность документа во время работы

Пока человек работает, его бумажная трудовая книжка должна храниться у работодателя в сейфе или несгораемом шкафу. Выдавать ее сотруднику на руки работодатель обязан лишь в трех установленных законом случаях (например, для предоставления в органы социального страхования или Пенсионный фонд по запросу этих организаций). В остальных случаях выдача документа на руки не допускается.

Невыдача трудовой книжки при увольнении — это серьезное нарушение трудовых прав работника. Если вы столкнулись с такой ситуацией, первым шагом должно стать письменное обращение к работодателю. По закону у него есть всего три рабочих дня на возврат документа. Если компания игнорирует ваши запросы, вы имеете полное право обратиться в трудовую инспекцию или суд для взыскания компенсации за время вынужденного прогула и изменения даты увольнения. Помните: закон на вашей стороне, а своевременное оформление бумаг, залог вашей финансовой безопасности.