Дата подготовки материала: 18:09:51 ()․

Что считается незаполнением трудовой книжки?

Под незаполнением трудовой книжки понимают:

• отсутствие записи о приёме‚ переводе или увольнении работника;
• несвоевременное внесение записи (после дня события);
• выдачу трудовой книжки с ошибками или без необходимых реквизитов;
• невыдачу трудовой книжки при увольнении (в т․ч․ при электронном ведении – не предоставление СТД‑Р)․

Нормативная база

Основной нормативный акт‚ регулирующий ответственность за нарушения в сфере трудовых книжек – Статья 5․27 КоАП РФ «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов‚ содержащих нормы трудового права»․

Согласно этой статье‚ за незаполнение (несвоевременное заполнение‚ невыдачу) трудовой книжки могут быть применены следующие меры наказания:

1. Предупреждение – для первых нарушений‚ если виновное лицо не привлекалось ранее к административной ответственности за аналогичное правонарушение․
2. Штраф – размер зависит от категории нарушителя и наличия рецидива:
   • на должностных лиц: от 1 000 до 5 000 рублей (ч․ 1 ст․ 5․27 КоАП РФ);
   • при повторном нарушении – от 5 000 до 10 000 рублей;
   • на юридических лиц: от 30 000 до 50 000 рублей (ч․ 2 ст․ 5․27 КоАП РФ) при задержке выдачи трудовой книжки;
   • при систематических нарушениях (например‚ отсутствие бланков‚ не ведение книги учёта бланков) – штраф может достигать 100 000–500 000 рублей (см․ данные КонсультантПлюс за 2025 год)․

Примеры штрафов из практики (2023‑2026 гг․)

Последствия для работника

Помимо административного штрафа для работодателя‚ незаполнение трудовой книжки влечёт:

• Возмещение не полученного заработка за период задержки выдачи трудовой книжки (ст․ 140 ТК РФ)․ Днём увольнения в этом случае считается день фактической выдачи документа․
• Возможность обращения в суд с требованием компенсации морального вреда (по практике судов‚ хотя прямая компенсация не всегда присуждается)․
• Сложности при последующем трудоустройстве‚ получении пособий по безработице‚ оформлении пенсии․

Как избежать штрафа за незаполнение трудовой книжки?

1. Своевременное внесение записей – запись о приёме‚ переводе или увольнении должна быть сделана в день события (или не позднее следующего рабочего дня)․
2. Наличие достаточного количества бланков – вести приходно‑расходную книгу бланков трудовых книжек и вкладышей‚ обеспечивать их запас согласно нормативным требованиям․
3. Правильное оформление при увольнении – если работник отсутствует в день увольнения‚ составить акт о невозможности выдачи трудовой книжки и вручить документ в первый рабочий день после его появления․
4. Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) – с года ведение ЭТК обязательно для большинства организаций․ При этом необходимо:
   • формировать и передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР в установленные сроки (ежемесячно‚ не позднее 15 числа месяца‚ следующего за отчётным);
   • обеспечивать достоверность и полноту сведений;
   • при отказе сотрудника от бумажной книжки не оформлять новую бумажную версию‚ чтобы избежать дублирующих записей․
5. Обучение кадрового персонала – регулярные тренинги по изменениям в ТК РФ и КоАП РФ‚ ознакомление с актуальными разъяснениями Минтруда и ПФР․
6. Внутренний контроль – проведение периодических аудитов ведения трудовых книжек (бумажных и электронных)‚ выявление и устранение нарушений до проверки государственными органами․

Что делать‚ если штраф уже наложен?

Если организация получила постановление о наложении штрафа:

1. Внимательно изучите текст постановления – проверьте правильность указания статьи КоАП‚ суммы и оснований․
2. При наличии оснований для обжалования (например‚ ошибка в расчёте срока давности‚ отсутствие вины) подготовьте возражение в течение 10 дней со дня получения копии постановления (ст․ 30․3 КоАП РФ)․
3. Если штраф считается справедливым‚ оплатите его в установленный срок‚ чтобы избежать увеличения суммы за просрочку (пеня)․
4. После оплаты проведите внутреннее расследование и примите меры по предотвращению повторных нарушений (обновление инструкций‚ обучение сотрудников)․

Незаполнение трудовой книжки – серьёзное нарушение трудового законодательства‚ которое влечёт не только административные штрафы (от 1 000 до 500 000 рублей в зависимости от категории нарушителя и тяжести проступка)‚ но и финансовые потери из‑за возмещения не полученного заработка работнику‚ а также репутационные риски․

Соблюдение простых правил – своевременное внесение записей‚ обеспечение достаточного количества бланков‚ правильное оформление при увольнении и переход на электронные трудовые книжки – позволит избежать штрафов и обеспечит законные трудовые отношения в организации․

Следите за обновлениями нормативных актов (ТК РФ‚ КоАП РФ‚ приказы Минтруда и ПФР) и регулярно проводите внутренний аудит кадровой документации – это лучшая профилактика штрафных санкций․