Дата публикации: , 04:26:09

В данной статье подробно рассматривается номенклатура дел, её значение для Министерства труда и социального развития, требования к оформлению, а также примеры и образцы, актуальные на 2026 год.

Что такое номенклатура дел?

Номенклатура дел – это список (каталог) официальных документов, которые должны вестись в организации или ведомстве. Она служит для:

• Группировки исполненных документов в дела.
• Систематизации и учёта дел.
• Определения сроков их хранения;
• Составления описей дел (постоянного и временного хранения).

В контексте Министерства труда и социального развития номенклатура используется для:

1. Контроля документооборота в сфере труда, соцзащиты и профессионального образования.
2. Обеспечения соответствия требованиям Федерального закона «Об основах охраны труда» и иным нормативным актам.
3. Формирования архивных фондов с учётом сроков хранения (более 10 лет – постоянное, до 10 лет – временное).

Ключевые понятия

• Постоянное хранение – более 10 лет.
• Временное хранение – до 10 лет.
• Накопительный характер – документы сохраняются в архиве в течение установленного срока.

Зачем номенклатура нужна Министерству труда и социального развития?

Для министерства номенклатура дел является основой эффективного документооборота. Она позволяет:

• Своевременно находить и извлекать требуемые документы.
• Обеспечить соблюдение законодательных требований к срокам хранения.
• Сократить риск потери или повреждения важных документов.
• Упростить работу с архивными фондами и подготовку отчетов.

Кроме того, правильно составленная номенклатура упрощает взаимодействие с другими ведомствами, такими как ГАПОУ ТИК, нотариальные органы и органы соцзащиты.

Как правильно оформлять номенклатуру дел?

Общие требования

Согласно приказам Министерства труда и соцзащиты РФ, номенклатура должна соответствовать следующим правилам:

1. Содержать полный перечень заголовков дел, отражающих вид и содержание документов.
2. Указывать сроки хранения для каждого вида дела (постоянное или временное).
3. Ссылаться на нормативные документы (законы, приказы, методические рекомендации).
4. Формировать документ в унифицированном виде, чтобы обеспечить сопоставимость с другими ведомствами.

Примерный порядок заполнения

• Шаг 1. Сбор исходных данных – определение всех видов документов, которые формируются в министерстве.
• Шаг 2. Классификация – группировка документов по типам (трудовые, соцзащитные, профессиональные и т.д.).
• Шаг 3. Указание сроков хранения – для каждого типа указывается, будет ли он хранится постоянно (>10 лет) или временно (≤10 лет).
• Шаг 4. Оформление – оформление в виде таблицы или списка с указанием кода, названия, описания, ответственного лица и срока хранения.
• Шаг 5. Утверждение – подпись руководителя министерства и/или передача в архивный отдел для контроля.

Сроки хранения (на 2026 год)

Примеры и образцы номенклатур

Номенклатура дел отдела кадров (2024‑2026 годы)

Для любой организации‑работодателя, включая подразделения Минтруда, может потребоваться номенклатура дел отдела кадров. Примерный набор заголовков:

• 01 – Документы по приёму на работу
• 02 – Документы по увольнению
• 03 – Трудовые договоры
• 04 – Приказы о повышении квалификации
• 05 – Отчёты по охране труда
• 06 – Документы по социальным выплатам

Приказ Минтруда и соцразвития РФ от № 15-02-03

В этом приказе указаны требования к нормативной номенклатуре дел для органов труда и соцзащиты. В нём перечислены:

1. Код и название дела.
2. Тип хранения (постоянное/временное).
3. Срок хранения.
4. Ответственное подразделение.

Образец номенклатуры дел для 2026 года

Ниже представлен актуальный образец номенклатуры дел, утверждённый на 2026 год:

Номенклатура дел Министерства труда и социального развития
№ п/п | Код | Наименование дела | Тип хранения | Срок хранения | Ответственный
--------------------------------------------------------------------------------
1 | 01 | Приказы о наборе персонала | Постоянное | >10 лет | Отдел персонала
2 | 02 | Трудовые договоры | Постоянное | >10 лет | Отдел кадров
3 | 03 | Отчёты по охране труда | Временное | ≤10 лет | Отдел ОТ
4 | 04 | Документы по соцвыплатам | Временное | ≤10 лет | Отдел соцзащиты
5 | 05 | Протоколы проверок | Постоянное | >10 лет | Отдел контроля

Как составить номенклатуру дел организации с нуля?

Для составления номенклатуры с нуля следуйте следующим шагам:

1. Анализ текущего документооборота. Выявите все виды документов, которые формируются в министерстве.
2. Классификация. Сгруппируйте их по направлениям (трудовое право, соцзащита, профессиональное образование).
3. Определение кодировки. Присвойте каждому типу уникальный код (например, 01, 02, …).
4. Указание сроков хранения. Ссылка на нормативные акты (приказы, законы) поможет правильно определить, будет ли хранение постоянным или временным.
5. Формирование таблицы. Оформите в виде таблицы с колонками: № п/п, Код, Наименование, Тип хранения, Срок, Ответственный.
6. Утверждение. Подпишите документ руководителем министерства и передайте в архивный отдел.

Номенклатура дел – ключевой инструмент эффективного документооборота в Министерстве труда и социального развития. Правильное её составление и ведение позволяют:

• Обеспечить соблюдение требований законодательства о сроках хранения.
• Сократить время поиска и обработки документов.
• Снизить риск потери важных бумаг.
• Упростить взаимодействие с другими ведомствами и архивными службами.

Применяя приведённые рекомендации и используя примеры из настоящей статьи, вы сможете сформировать полноценную номенклатуру дел, адаптированную к специфике работы Министерства труда и социального развития, и успешно реализовать её в своей организации.

Для получения дополнительной информации и получения актуальных образцов обращайтесь в отдел архивного дела Минтруда или на официальный портал Министерства.

Автор статьи: Служба информационного сопровождения Министерства труда и социального развития, 2026 год.