Ведение номенклатуры дел по охране труда — это не просто формальность, а обязательное требование законодательства, направленное на обеспечение безопасных условий труда, контроль за соблюдением норм и сохранение документации для проверок контролирующими органами․ Правильно составленная номенклатура позволяет оперативно находить нужные документы, систематизировать работу отдела охраны труда и минимизировать риски штрафов и проверок․

Что такое номенклатура дел по охране труда?

Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков хранения и ссылками на нормативные правовые акты (НПА), обосновывающие их формирование;

Согласно п․ 4․20 Приказа Минкультуры России от № 526, документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела․ При этом закон не предписывает жесткой структуры для дел по охране труда — организация вправе сформировать номенклатуру самостоятельно, исходя из специфики деятельности, численности персонала и объема документооборота․

Зачем нужна номенклатура дел по охране труда?

• Систематизация документации, все бумаги находятся в логичной структуре, что упрощает поиск и передачу при проверках․
• Контроль сроков хранения — позволяет своевременно уничтожать устаревшие документы и сохранять важные․
• Снижение рисков — при проверках Роструда, Роспотребнадзора или прокуратуры отсутствие документов или их неправильное хранение влечет штрафы․
• Юридическая защита — наличие полного комплекта документов подтверждает, что организация выполняет свои обязанности по охране труда․

Основные категории дел по охране труда (примерная структура)

Ниже приведена типовая структура номенклатуры дел по охране труда, которая может быть адаптирована под любую организацию — от малого предприятия до образовательного учреждения или крупного производственного комплекса․

Общая документация по охране труда

• Положение об отделе охраны труда
• Должностные инструкции сотрудников по охране труда (включая руководителя, специалиста по ОТ, инженера по ТБ)
• Положение о комиссии по охране труда
• Правила внутреннего трудового распорядка (разделы, касающиеся охраны труда)
• Коллективный договор и соглашения по охране труда
• Федеральные и региональные нормативные акты (приказы Минтруда, ГОСТы, СанПиНы, Постановления Правительства РФ)

Организационные документы

• Приказы о назначении ответственных за охрану труда
• Приказы о создании комиссии по охране труда
• Приказы о проведении аттестации рабочих мест по условиям труда
• Приказы о проведении специальной оценки условий труда (СОУТ)
• Приказы о введении инструкций по охране труда
• Приказы о проведении проверок и инструктажей

Инструкции по охране труда

• Инструкции по охране труда для всех профессий и видов работ (пронумерованные, утвержденные руководителем)
• Журнал учета регистрации и ознакомления сотрудников с инструкциями
• Акты проверки знаний инструкций по охране труда

Обучение и инструктажи по охране труда

• Планы обучения по охране труда (годовые и текущие)
• Журналы вводного инструктажа
• Журналы первичного, повторного, внепланового и целевого инструктажей на рабочем месте
• Протоколы проверки знаний по охране труда (для руководителей и специалистов)
• Сертификаты и удостоверения о прохождении обучения
• Программы обучения по охране труда

Документация по специальной оценке условий труда (СОУТ)

• Приказ о проведении СОУТ
• Договоры с аккредитованной организацией
• Отчеты по СОУТ
• Акты и протоколы исследований
• Карточки учета результатов СОУТ
• Приказы об утверждении результатов СОУТ

Акты и предписания

• Акты проверок по охране труда (внутренние)
• Акты расследования несчастных случаев на производстве (форма Н-1)
• Предписания Роструда, Роспотребнадзора, Государственной инспекции труда
• Акты устранения нарушений (по предписаниям)
• Акты обследования состояния оборудования, помещений, средств индивидуальной защиты

Средства индивидуальной и коллективной защиты

• Приказы о предоставлении СИЗ
• Журналы выдачи СИЗ
• Нормы выдачи СИЗ (утвержденные локальными актами)
• Акты списания и утилизации СИЗ
• Договоры на обслуживание и проверку средств защиты

Медицинские документы

• Приказы о прохождении обязательных медицинских осмотров
• Журналы учета прохождения медосмотров
• Справки и заключения медицинских учреждений
• Акты о признании работника непригодным к работе по состоянию здоровья

Отчетность и документация по контролю

• Годовые отчеты по охране труда
• Отчеты о выполнении плана мероприятий по улучшению условий труда
• Журналы учета нарушений и инцидентов
• Отчеты по внедрению новых технологий и оборудования

Документы по взаимодействию с профсоюзами и общественным контролем

• Протоколы заседаний комиссии по охране труда с участием профсоюза
• Удостоверения уполномоченных (доверенных) лиц по охране труда от профсоюза
• Заявления и обращения работников по вопросам охраны труда

Сроки хранения документов по охране труда

Сроки хранения документов определяются Перечнем типовых архивных документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв․ приказом Минкультуры России от № 1148) и Приказом Минтруда России от № 624 (действует с 2026 года)․

Вот ключевые сроки хранения:

1. Инструктажи по охране труда (вводные и на рабочем месте), 45 лет (п; 504 Приказа № 624 от )
2. Акты расследования несчастных случаев (форма Н-1) — 45 лет
3. Протоколы проверки знаний по охране труда — 5 лет
4. Журналы учета инструктажей, 5 лет
5. Документы по СОУТ — 45 лет
6. Приказы по охране труда — 5 лет (если не связаны с несчастными случаями — тогда 45 лет)
7. Документы по СИЗ — 5 лет
8. Медицинские осмотры — 50 лет (для работников вредных производств)
9. Нормативные акты (ФЗ, ГОСТы, приказы) — постоянно

Как составить номенклатуру дел: пошаговая инструкция

1. Соберите все документы — проведите инвентаризацию всех бумаг, связанных с охраной труда․
2. Сгруппируйте по темам — используйте структуру, приведенную выше, как основу․
3. Присвойте номера делам — например: 1․1, 1․2, 2․1 и т․д․ для удобства ссылок․
4. Укажите срок хранения — для каждого дела укажите срок по Перечню 2019 № 1148 или Приказу № 624 от 2025 г․
5. Укажите нормативную основу — ссылки на приказы, ГОСТы, статьи ТК РФ․
6. Утвердите номенклатуру приказом руководителя — это обязательный этап․
7. Разместите в электронном и бумажном виде — в архиве, у секретаря, у специалиста по ОТ․
8. Обновляйте ежегодно — перед началом нового года пересматривайте и дополняйте номенклатуру․

Формат номенклатуры: пример таблицы

Важные рекомендации

• Не используйте размытые названия вроде «Документы по ОТ»․ Всегда пишите конкретно: «Журналы первичного инструктажа по охране труда»․
• Храните документы в двух экземплярах, бумажном и электронном (если возможно)․
• При смене специалиста по охране труда обязательно передайте номенклатуру и все дела под расписку․
• Если в организации несколько филиалов — каждому можно выделить отдельную номенклатуру с единым шаблоном․
• Регулярно проводите аудит номенклатуры, хотя бы раз в год․

Номенклатура дел по охране труда, это не просто архивный перечень, а ключевой инструмент управления безопасностью на предприятии․ Ее правильное составление и ведение — это залог не только соблюдения закона, но и реальной защиты жизни и здоровья работников․ Не пренебрегайте этим процессом: даже одна утерянная бумага может стать основанием для крупного штрафа или уголовной ответственности в случае несчастного случая․

Помните: ведение номенклатуры — это не обязанность, а стратегия․ И чем системнее вы подходите к этому процессу, тем выше уровень безопасности и ниже риски для вашей организации․