Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. При кадровом документообороте, проверке подлинности или оформлении дубликата особое внимание уделяется уникальным реквизитам бланка. В этой статье мы подробно разберем, как выглядит образец номера трудовой книжки, где его искать, как он менялся по годам и какие особенности существуют у электронных форматов.
Где указываются серия и номер в трудовой книжке?
Согласно Постановлению Правительства РФ от № 225, уникальная комбинация цифр и букв обязательно наносится на бланк документа. Серия и номер указываются на одной из четырех страниц трудовой книжки (на развороте перед разделом «Сведения о работе»).
В современных бланках нового образца (выпускаются с 2003 года) эти реквизиты наносятся следующим образом:
- Серия (состоит из букв и римских цифр) печатается красным цветом.
- Номер (состоит из арабских цифр) печатается черным оттиском.
Такое цветовое разделение позволяет быстро идентифицировать реквизиты документа. На обложке бланка размещается российский герб, под которым крупными заглавными буквами напечатано: «ТРУДОВАЯ КНИЖКА».
Образцы серий и номеров по годам выпуска
Внешний вид и формат реквизитов менялись в зависимости от года выпуска бланка. Для удобства проверки и учета все основные варианты сведены в хронологическом порядке:
Бланки старого образца (СССР и РФ до 2003 года)
- 1974–1976 гг.: Серия АТ (буквы кириллицей) + римские цифры. Номер состоял из 7 цифр. Пример: АТ-I № 1234567.
- 1977–1989 гг.: Серия АТ с другими римскими цифрами (от АТ-II до АТ-X). Пример: АТ-VII № 7654321.
- 1990–1997 гг.: Серия ТК (кириллица) + римские цифры. Пример: ТК-III № 9876543.
- 1998–2002 гг.: Серия ТК (кириллица) + римские цифры (продолжение). Пример: ТК-V № 5678901.
Бланки нового образца (с 2003 года по настоящее время)
Форма была утверждена Приказом Минфина № 117н. Документ приобрел обложку серого цвета, специальные швы (исключающие возможность незаметной замены листов) и водяные знаки. Серия стала печататься латинскими буквами:
- 2003–2008 гг.: Серия ТК (латиница) + римские цифры. Пример: ТК-III № 2345678.
- С 2009 года по настоящее время: Серия ТК (латиница) + римские цифры (ТК-XI, ТК-XII и т.д.). Пример: ТК-XII № 3456789.
Для чего нужен номер и серия трудовой книжки?
Уникальный номер и серия выполняют сразу несколько важных функций:
- Проверка подлинности: По серии можно определить год выпуска бланка. Если год выдачи бланка не совпадает с периодом выпуска указанной серии, это повод усомниться в подлинности документа.
- Учет у работодателя: В книге учета движения трудовых книжек обязательно фиксируются серия и номер каждого принятого от сотрудника бланка.
- Оформление дубликата: При выдаче дубликата взамен утерянной трудовой книжки в верхнем правом углу ьного листа, прямо рядом с серией и номером нового бланка, делается разборчивая и заметная пометка «Дубликат».
Как правильно вносить записи в трудовую книжку
Знание реквизитов самого бланка не менее важно, чем правильное заполнение сведений о работе. Вот базовые правила заполнения:
- (наименование работодателя): По центру страницы пишется полное и сокращенное название компании или ставится штамп. Эта строка не нумеруется!
- Графа 1: Указывается порядковый номер записи.
- Графа 2: Ставится дата внесения записи (арабскими цифрами).
- Графа 3: Вносится название должности, профессии с указанием квалификации и подразделения.
- Графа 4: Вписываются реквизиты документа-основания (вид, дата и номер). Обычно это приказ о приеме на работу (например: Приказ от № 208-к). Если компания отказалась от издания приказов, вносится реквизиты трудового договора (например: Трудовой договор от № 154).
Исправление ошибочных записей
Если при приеме на работу указали не ту должность, зачеркивать ошибку нельзя. В графе 1 укажите следующий порядковый номер, в графе 2 — текущую дату, а в графе 3 напишите: «Запись за номером ___ недействительна», после чего внесите правильный вариант. В графе 4 снова укажите реквизиты приказа.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): есть ли у нее номер?
С переходом на электронный формат кадрового учета у многих работодателей и сотрудников возникает вопрос: как узнать номер электронной трудовой книжки?
Ответ однозначен: у электронной трудовой книжки нет ни серии, ни номера. ЭТК — это условное название сведений о трудовой деятельности, которые накапливаются в базе Социального фонда России. Это цифровая запись, привязанная к СНИЛС работника, а не физический бланк с уникальным типографским номером. Узнать какой-либо «номер ЭТК» невозможно, да и не нужно, для идентификации используется страховой номер лицевого счета.
При этом важно помнить: информация о трудовой деятельности дистанционного сотрудника в бумажную трудовую книжку вносится исключительно по его желанию. Для этого удаленный работник должен лично предоставить работодателю бумажный бланк.
Образец номера трудовой книжки зависит от года ее выпуска. Для бланков старого образца характерна кириллическая серия «АТ», для новых (с 2003 года) — латинская «ТК». Серия всегда печатается красным, а номер — черным цветом. Эти реквизиты необходимы для учета, проверки подлинности и оформления дубликатов. Что касается электронной трудовой книжки, то она не имеет серии и номера, так как представляет собой цифровую информацию, а не физический документ.