Номер трудовой книжки – это уникальный идентификатор, который позволяет точно определить и отследить трудовую историю работника․ В России формат номера трудовой книжки претерпел изменения в последние годы, и теперь важно знать, как он выглядит и где его искать․
Что такое номер трудовой книжки?
Номер трудовой книжки – это последовательность цифр, присваиваемая каждому экземпляру трудовой книжки при её выдаче․ Он используется в системе государственного учета трудовых отношений, в бухгалтерии, при расчётах заработной платы, а также в пенсионном и социальном страховании․
Традиционный формат номера (до 2023 г․)
- 8‑значный номер без разделителей․
- Первая часть (2 цифры) – код региона, где была выдана книжка․
- Вторая часть (2 цифры) – год выдачи․
- Третья часть (4 цифры) – серийный номер, уникальный в пределах региона и года․
Пример: 01234567 – где «01» – код региона, «23» – год выдачи, «4567» – серийный номер․
Новый формат номера (с 2023 г․)
В 2023 г․ Кабинет Министров РФ утвердил постановление о переходе на новый образец трудовой книжки․ Основные изменения в формате номера:
- Номер остаётся 8‑значным, но теперь он печатается в виде XX‑YY‑ZZZZ (с разделителями «‑»)․
- Первая часть (2 цифры) – код региона․
- Вторая часть (2 цифры) – год выдачи․
- Третья часть (4 цифры) – серийный номер․
Пример нового формата: 01‑23‑4567․ Такой формат облегчает визуальное чтение и уменьшает вероятность ошибок при вводе в электронные системы․
Где находится номер трудовой книжки?
Номер обычно размещается:
- На первой странице трудовой книжки (первый лист)․
- Внизу колонтитула первой страницы․
- В электронном виде – в личном кабинете работника на портале «Электронная трудовая книжка»․
В бумажной версии номер часто печатается в виде № 01234567 или № 01‑23‑4567 в зависимости от образца․
Как проверить правильность номера?
Проверка номера трудовой книжки может быть выполнена несколькими способами:
- Сравнение с официальным реестром: В системе «Электронная трудовая книжка» можно ввести номер и получить данные о сотруднике․
- Сравнение с данными работодателя: Работодатель хранит в кадровом учёте номер трудовой книжки сотрудника․
- Проверка структуры: Убедитесь, что номер состоит из 8 цифр, разделённых на три группы (2‑2‑4) и соответствует формату региона и года выдачи․
Переход на электронную трудовую книжку
С 1 сентября 2021 г․ в России действует переход на электронные трудовые книжки․ Однако бумажные экземпляры остаются в силе, и их необходимо оформлять на новых бланках с 2023 г․ В электронном варианте номер трудовой книжки сохраняется и используется для всех электронных операций․
- Электронный номер совпадает с бумажным, но в системе хранится в виде XX‑YY‑ZZZZ․
- Работник может просматривать свой номер в личном кабинете;
- При необходимости дубликата электронный номер может быть использован для выдачи бумажного дубликата․
Как получить дубликат номера трудовой книжки?
Эксперты Роструда разрешили работодателю оформить дубликат трудовой книжки сотруднику, который перешёл на электронный вариант и потерял бумажный экземпляр․ Процедура:
- Сотрудник подаёт заявление о выдаче дубликата․
- Работодатель проверяет наличие электронного номера в системе․
- При подтверждении выдаётся новый бумажный экземпляр с тем же номером․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли изменить номер трудовой книжки? – Нет, номер фиксируется при выдаче и не меняется․
- Как узнать код региона в номере? – Существует таблица кодов регионов РФ, доступная в официальных справочниках․
- Что делать, если номер не совпадает с данными в системе? – Обратитесь в отдел кадров для уточнения․
- Можно ли использовать бумажный номер в электронных системах? – Да, но он должен быть в формате XX‑YY‑ZZZZ․
- Где хранится номер в электронном виде? – В базе данных «Электронная трудовая книжка» и в личном кабинете работника․
Номер трудовой книжки – ключевой элемент системы учета трудовых отношений в России․ С 2023 г․ формат номера стал более удобным благодаря разделителям, а переход на электронную трудовую книжку не отменяет необходимости в бумажном экземпляре․ Знание структуры номера и его правильное хранение позволяют избежать ошибок при учёте, расчётах и проверках․
Дата публикации: 21 мая 2026 г․ (14:04:54)