Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовую историю гражданина Российской Федерации. В ней фиксируются сведения, которые имеют юридическую силу при оформлении новых мест работы, начислении пенсии и при решении трудовых споров. Особое внимание уделяется номеру трудовой книжки и персональным данным, которые в ней хранятся.

Что такое номер трудовой книжки?

Номер трудовой книжки – уникальный идентификатор, присваиваемый каждому экземпляру документа. Он состоит из серии и номера, которые печатаются в шапке первой страницы и в полях последующих листов. Номер используется для:

• идентификации книжки в государственных информационных системах;
• отслеживания перемещения книжки между работодателями;
• связывания электронных записей с бумажным оригиналом.

Согласно Трудовому кодексу РФ, работник обязан хранить трудовую книжку в надлежащем виде и предоставлять её новому работодателю при приёме на работу.

Персональные данные, фиксируемые в трудовой книжке

Трудовая книжка содержит широкий спектр персональных данных, которые делятся на две группы:

Основные сведения о работнике

1. Фамилия, имя, отчество;
2. Дата рождения;
3. Паспортные данные (серия, номер, дата выдачи, орган, выдавший паспорт);
4. Персональный номер работника (внутренний табельный номер организации);
5. Семейное положение (в некоторых случаях);

Трудовые сведения

1. Дата приема и увольнения;
2. Наименование организации‑работодателя;
3. Вид мероприятия (приём, перевод, увольнение, восстановление и т.д.);
4. Должность, профессия, специальность, квалификация;
5. Структурное подразделение;
6. Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
7. Причины прекращения трудового договора;
8. Записи о повышении квалификации, обучении, премиях, выплатах.

Все эти данные являются персональными в понимании Федерального закона «О персональных данных» № 152‑ФЗ.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2022 года введена обязательная система электронных трудовых книжек. ЭТК полностью заменяет бумажный вариант, но сохраняет его правовое значение.

Как оформить ЭТК?

• Работодатель регистрирует работника в системе Госуслуги через портал ЭТК;
• Заполняет форму ЕФС‑1 (основные сведения о работнике) и указывает основание – номер и дату приказа о приёме;
• После проверки Фонд социального страхования (ФСС) подтверждает запись и создает цифровую карточку сотрудника;
• Работнику присваивается уникальный номер ЭТК, который привязывается к его ИНН и СНИЛС.

Что хранится в ЭТК?

В электронном виде фиксируются те же сведения, что и в бумажной книжке, а также:

• Краткая справка о трудовой деятельности до 31 декабря 2019 года (период, когда цифровые книжки ещё не были обязательными);
• Записи о выплатах, премиях, обучении, командировках;
• Электронные копии документов‑оснований (приказы, справки).

Возможность возврата к бумажному варианту

Законодательством РФ не предусмотрена возможность «возобновления» ведения трудовой книжки на бумажном носителе после перехода на ЭТК. Все новые записи вносятся только в электронный реестр.

Защита персональных данных в трудовой книжке

Персональные данные, содержащиеся в (электронной) трудовой книжке, защищаются в соответствии с несколькими нормативными актами:

1. Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных» – определяет порядок сбора, хранения, обработки и передачи персональных данных.
2. Трудовой кодекс РФ – ограничивает доступ работодателя к сведениям, не связанным с трудовыми отношениями (политические, религиозные убеждения, частная жизнь).
3. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об электронной подписи» – обеспечивает юридическую силу электронных записей в ЭТК.
4. Внутренние политики организаций (например, НИУ ВШЭ) – гарантируют сохранность данных и ограничивают их обработку без письменного согласия работника.

Что запрещено работодателю?

• Собирать и обрабатывать данные о политических, религиозных и иных убеждениях без согласия;
• Запрашивать сведения о частной жизни, не имеющие отношения к трудовым отношениям, без письменного согласия работника;
• Передавать данные третьим лицам без законных оснований.

Какие гарантии предоставляет НИУ ВШЭ?

НИУ ВШЭ (Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики») гарантирует:

• Шифрование баз данных, где хранятся персональные данные сотрудников;
• Регулярный аудит информационной безопасности;
• Контроль доступа – только уполномоченные лица могут просматривать данные;
• Соблюдение требований ФЗ‑152 и ФЗ‑125.

Практические рекомендации для работников

1. Проверяйте номер трудовой книжки – он должен совпадать с записью в базе данных ЭТК.
2. Сохраняйте копию первой страницы (с номером и серией) в личных документах.
3. При приёме на работу требуйте предоставить копию записи в ЭТК (можно запросить через портал Госуслуг).
4. Если вы хотите ограничить обработку некоторых данных, предоставьте письменное согласие только на те сведения, которые действительно необходимы для трудовых отношений.
5. В случае утраты или повреждения бумажной трудовой книжки сразу сообщите работодателю – он обязан оформить замену и зафиксировать событие в ЭТК.

Что делать работодателю при запросе ревизора

Если ревизор требует предоставить сведения о персональных данных работников (Ф.И.О., дата рождения, должность, табельный номер, данные о зарплате), работодатель обязан:

1. Убедиться, что запрос законен (наличие служебного задания, указание нормативного акта).
2. Подготовить выписку из ЭТК, где указаны только те данные, которые относятся к трудовым отношениям.
3. Сократить объём передаваемых данных, исключив сведения, не требуемые законодательством (например, сведения о политических убеждениях).
4. Сохранить протокол передачи данных, подписи ответственных лиц и копию запроса ревизора.

Номер трудовой книжки – ключевой элемент идентификации трудового стажа работника. В сочетании с персональными данными он образует комплекс, который защищён рядом законодательных актов и технологических решений (шифрование, электронная подпись). Переход к электронным трудовым книжкам упрощает процесс учёта, но сохраняет строгие требования к конфиденциальности и правовой защите данных.

Для работников важно контролировать свои персональные сведения и знать свои права, а работодателям – строго соблюдать нормы обработки данных, чтобы избежать юридических рисков.

Дата публикации: