Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. При увольнении в ней делается запись, содержащая несколько обязательных реквизитов: порядковый номер записи, дата увольнения, основание (приказ) и формулировка увольнения. В данной статье подробно рассматривается, как правильно заполнять графу «Номер записи» и указывать дату увольнения, какие нормативные акты регулируют этот процесс и какие типичные ошибки следует избегать.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66, 84.1) – определяет порядок ведения трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности» (далее – Правила ведения ТК).
• Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её заполнения».

Что такое графа «Номер записи»

Графа «Номер записи» расположена в первой колонке таблицы трудовой книжки и служит для последовательной нумерации всех внесённых сведений о работе, переводах, наградах и увольнениях. Каждая новая запись получает следующий номер по порядку, независимо от того, относится она к приёму, переводу или увольнению.

Как определить номер записи при увольнении

1. Посмотрите последнюю заполненную строку в трудовой книжке.
2. Запишите номер, который следует за последним использованным номером (например, если последняя запись имеет номер 12, то новая запись получит номер 13).
3. Если в книжке есть пустые строки (например, из‑за ранее не заполненных разделов), номер всё равно продолжает последовательную нумерацию, а не «перепрыгивает» через пустые ячейки.

Дата увольнения: что указывать

В графе «Дата» (обычно третья колонка после «Номер записи» и «Примечание») указывается фактическая дата прекращения трудового договора – последний рабочий день сотрудника. Дата оформляется в формате ДД.MM.ГГГГ (например, ).

Особенности указания даты

• Если увольнение происходит по инициативе работника, дата указывается как день подачи заявления об увольнении, если иное не предусмотрено трудовым договором.
• При увольнении по инициативе работодателя (например, сокращение штата) дата соответствует дню, указанному в приказе об увольнении.
• В случае увольнения по соглашению сторон дата фиксируется как день, когда обе стороны подписали соглашение.
• Если работник отсутствовал в последний рабочий день (например, был на больничном), дата увольнения всё равно указывается как последний день, предусмотренный приказом, а не фактический день присутствия.

Пример заполнения строки при увольнении

В данном примере:

• Номер записи – 15 (следующий после последней использованной записи №14).
• Дата – (последний рабочий день).
• Сведения о работе содержат формулировку увольнения, номер и дату приказа.

Типичные ошибки и способы их исправления

Ошибка 1: Повторный номер записи

Иногда кадровик ошибочно присваивает уже использованный номер. Это приводит к нарушению последовательности и может вызвать вопросы при проверке трудовой книжки.

Как исправить: Перечеркнуть ошибочную запись двумя параллельными линиями, написать над ней «Недействительно» и внести новую запись с правильным следующим номером.

Ошибка 2: Неправильная дата (например, указана дата подачи заявления вместо последнего рабочего дня)

Согласно ст. 80 ТК РФ, дата увольнения – последний день работы, а не день подачи заявления.

Как исправить: Внести исправление в соответствии с п. 31 Правил ведения ТК: ошибочную запись признать недействительной, сделать новую запись с правильной датой, указав в примечании «Исправлено в соответствии с приказом № … от …».

Ошибка 3: Отсутствие ссылки на приказ

В графе «Сведения о работе» обязательно должен быть указан номер и дата приказа об увольнении. Без этой информации запись считается неполной.

Как исправить: Добавить недостающие реквизиты в виде исправления (см. п. 31 Правил ведения ТК) либо оформить новую запись с полным набором данных.

Особенности заполнения дубликата трудовой книжки

При выдаче дубликата трудовой книжки все записи, включая запись об увольнении, переносятся точно в том же виде, с сохранением номеров записей и дат. Если в оригинале имелись исправления, они также переносятся в дубликат с пометкой «Исправлено» и указанием основания исправления.

Практический чек‑лист для кадровика при увольнении

1. Подготовить приказ об увольнении (указать номер, дату, основание).
2. Определить следующий номер записи: посмотреть последнюю заполненную строку в ТК.
3. Внести в трудовую книжку:
   • Номер записи (последовательный).
   • Дата увольнения (последний рабочий день).
   • Сведения о работе: формулировка увольнения, номер и дата приказа.
   • Примечание (при необходимости – ссылка на исправление, соглашение сторон и т.д.).
4. Поставить подпись уполномоченного лица (руководителя отдела кадров или директора) и печать организации.
5. Выдать сотруднику справку о трудовой деятельности (форма СТД‑Р) и трудовую книжку (или дубликат).
6. Внести сведения об увольнении в электронный реестр (ЕГРЗ) при наличии такой обязанности.

Правильное заполнение графы «Номер записи» и указание даты увольнения в трудовой книжке – важный элемент документооборота кадровой службы. Соблюдение последовательности номеров, точное указание последнего рабочего дня и наличие ссылки на приказ обеспечивают легитимность записи и защищают интересы как работника, так и работодателя при последующем подтверждении трудового стажа, назначении пенсии или получении социальных выплат. Регулярное обучение сотрудников отдела кадров и внутренний контроль помогут избежать типичных ошибок и обеспечат соответствие трудовой книжки действующему законодательству.