Важно понимать: под «перечнем номеров трудовой книжки» в контексте кадрового делопроизводства обычно подразумевается не номер самого документа (серия и номер бланка), а порядковая нумерация записей в разделе «Сведения о работе». Это ключевое правило, которое обеспечивает последовательность и однозначность учета трудового стажа работника.
Что такое «номер записи» в трудовой книжке?
В каждой трудовой книжке есть раздел «Сведения о работе», состоящий из таблицы с четырьмя графами:
- Графа 1: Порядковый номер записи.
- Графа 2: Дата внесения записи.
- Графа 3: Наименование организации, запись о приеме на работу или увольнении.
- Графа 4: Наименование и реквизиты документа (приказ, распоряжение).
«Перечень номеров» — это последовательность чисел (1, 2, 3…), которая проставляется в первой графе каждой строки с записью. Номер присваивается нарастающим порядком в течение всей трудовой карьеры работника.
Пример правильного заполнения первой записи:
- Графа 1: 1
- Графа 2:
- Графа 3: ООО «Ромашка», принят на работу
- Графа 4: Приказ № 45-к от
Исторический контекст: серии и номера бланков
Если речь идет о серии и номере самого документа (бланка трудовой книжки), то здесь есть важные исторические особенности:
- До 1973 года: Трудовые книжки не имели серии и номера. Записи могли вестись в обратном порядке (снизу вверх).
- С 1973 по 1990-е годы: Появились защитные реквизиты, включая серию и номер.
- Современные бланки (с 2013 года):b> Имеют единую форму. Серия (две буквы) и номер (6 цифр) проставляются на ьном листе. По этим реквизитам можно примерно определить год выпуска.
Важно: Серия и номер бланка — это идентификатор самого документа. Они не имеют отношения к нумерации записей внутри него.
Современные правила нумерации записей (на основе Инструкции)
Согласно действующей Инструкции о порядке заполнения, хранения и выдачи трудовых книжек (ч. 1 п. 56):
- Нумерация сквозная и последовательная. Каждая новая запись (при приеме, переводе, увольнении) получает следующий по порядку номер.
- Номер ставится в графе 1 каждой строки, начиная с первой записи о приеме на работу.
- При исправлении ошибок в нумерации действует особый порядок (см. ниже).
- Для электронных трудовых книжек (ЭТК) понятие «номер записи» не применяется. Все сведения фиксируются в электронном реестре без привязки к порядковому номеру строки.
Частая ошибка: При приеме на работника в строке с наименованием организации (графа 3) работодатель ставит номер записи и дату, а в следующей строке с самой записью о приеме — нет. Это нарушение. Правило: Номер и дату проставляют в каждой строке с записью, начиная с графы 1 и 2.
Как исправлять ошибки в нумерации?
Если допущена ошибка (пропущен номер, дублирование, «дырка» в нумерации), исправление производится строго по инструкции:
- В графе 3 (где основная запись) делается пометка: «Запись № [неправильный номер] недействительна».
- Ниже, в той же графе 3, вносится правильный вариант записи с корректным номером.
- В графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого внесено исправление.
- Нельзя зачеркивать, подчищать или изменять номер в графе 1. Ошибка «зачеркивается» только в графе 3 с обязательным пояснением.
Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)
Ключевое отличие: У электронной трудовой книжки не существует ни серии, ни номера в бумажном понимании. Она идентифицируется через:
- СНИЛС работника.
- ИНН работодателя.
- Уникальный электронный ключ в системе СЗВ-ТД.
Все записи в ЭТК хранятся в электронном реестре в хронологическом порядке, но без привязки к «номеру строки». Поэтому вопрос о «перечне номеров» для ЭТК не актуален.
Практическая таблица: серии и номера бланков по годам (пример)
Для справки: опытные кадровики могут определить примерный год выпуска бумажной трудовой книжки по ее серии и номеру. Ниже приведен условный пример (реальные данные могут незначительно отличаться):
| Год выпуска бланка | Пример серии | Пример номера | Примечание |
|---|---|---|---|
| До 1973 | — | — | Без серии и номера |
| 1973-1990-е | МС, ЛБ и др. | 6 цифр | Появились защитные элементы |
| 2013-2020 | XX, YY | 6 цифр | Единая форма по Приказу Минтруда № 722н |
| С 2021 | AA, AB и др. | 6 цифр | Обновленный бланк с enhanced защитой |
Книга учета трудовых книжек и вкладышей
В Книге учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним в соответствующей графе (обычно №6) указываются:
- Серия бланка (буквы).
- Номер бланка (цифры).
Этот учет ведется для контроля за документами, а не за записями внутри них.
«Перечень номеров» в трудовой книжке — это последовательность порядковых номеров записей в разделе «Сведения о работе». Правильное ведение нумерации:
- Обеспечивает юридическую чистоту документа.
- Позволяет однозначно идентифицировать каждое событие в трудовом стаже.
- Избегает проблем при трудоустройстве, назначении пенсии или подтверждении стажа.
Запомните: Нумеруйте записи строго по порядку, начиная с 1, в графе 1 каждой строки. При ошибках используйте установленный инструкцией механизм исправления. Для электронных книжек данный порядок не применяется.