Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. В ней каждая запись о кадровом событии (приём, перевод, увольнение и т.д.) имеет свой порядковый номер. Правильное указание номера записи необходимо для соблюдения законодательства и удобства последующего использования книжки (например, при подтверждении стажа).
Что такое номер записи в трудовой книжке?
Номер записи – это последовательный номер, который ставится в первой колонке раздела «Сведения о работе» (или иного раздела, например, «Сведения о наградах»). Он отражает порядок внесения сведений в трудовую книжку с момента её первого заполнения.
Согласно пункту 3 Порядка ведения и хранения трудовых книжек:
- Дата указывается арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырёхзначными). Например: .
- Нумерация записей ведётся отдельно в каждом разделе трудовой книжки и идёт по нарастающей в течение всего периода трудовой деятельности работника (п.п. 10, 26 Порядка).
Если к трудовой книжке прилагается вкладыш, он считается её продолжением, поэтому нумерация не обнуляется, а продолжается с последнего номера основного листа.
Как правильно заполнять колонку «Номер записи»
Общие требования
- Начинаем с единицы – первая запись в новом разделе получает номер 1.
- Каждая последующая запись увеличивает номер на единицу (2, 3, 4 …).
- Номер записывается без лишних пробелов, точек или других знаков – только цифры.
- Если запись делается в вкладыш, продолжаем нумерацию с того номера, которым закончился основной лист.
Пример заполнения строки
| Номер записи | Дата внесения | Сведения о событии | Основание внесения |
|---|---|---|---|
| 1 | Принят на работу инженером‑конструктором | Приказ № 123 от о приёме на работу | |
| 2 | Переведён на должность старшего инженера‑конструктора | Приказ № 456 от о переводе | |
| 3 | Уволен по собственному желанию | Приказ № 789 от об увольнении |
Как видно из таблицы, номера идут последовательно, независимо от типа события.
Образцы записей в трудовой книжке (2026 год)
Приём на работу
Номер записи: 1 Дата внесения: Сведения о событии: Принят на работу бухгалтером Основание внесения: Приказ № 15 от о приёме на работу
Перевод внутри организации
Номер записи: 2 Дата внесения: Сведения о событии: Переведён на позицию ведущего бухгалтера Основание внесения: Приказ № 102 от о переводе
Уволен по соглашению сторон
Номер записи: 3 Дата внесения: Сведения о событии: Уволен по соглашению сторон Основание внесения: Приказ № 205 от об увольнении
Вкладыш – продолжение нумерации
Если основной лист закончился на номере 15, то первая запись во вкладыше будет иметь номер 16.
Номер записи: 16 Дата внесения: Сведения о событии: Принят на работу ведущим специалистом отдела IT Основание внесения: Приказ № 33 от о приёме на работу
Частые ошибки при указании номера записи
- Пропуск номера – например, после записи № 3 сразу ставится № 5. Это приводит к разрыву нумерации и может вызвать вопросы при проверке.
- Начало с нуля – номер записи никогда не начинается с «0». Первая запись всегда 1.
- Использование букв или дополнительных знаков – допустимы только арабские цифры.
- Обнуление нумерации в вкладыше – вкладыш является продолжением, поэтому нумерация не сбрасывается.
Для избежания ошибок рекомендуется перед внесением новой записи проверить последний номер в разделе и прибавить к нему единицу.
Правильное заполнение колонки «Номер записи» в трудовой книжке – важный элемент ведения кадровой документации. Соблюдение последовательной нумерации, использование правильного формата даты и непрерывность при переходе на вкладыш обеспечивают легитимность документа и упрощают подтверждение трудового стажа работника.
Если у вас остались вопросы по заполнению трудовой книжки или нужны образцы бланков и вкладышей, обращайтесь к своему кадровому отделу или юристу, специализирующемуся на трудовом праве.