Трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим трудовой стаж и деятельность работника. Несмотря на повсеместный переход на электронные кадровые документы (ЕФС-1), бумажная трудовая книжка сохраняет свою актуальность. Часто для получения кредита, оформления субсидий, визы или устройства на новую работу требуется предоставить её копию. В связи с этим возникает необходимость в правильном заверении документа. В данной статье мы подробно разберем, что такое ноприз заверение трудовой книжки, какие существуют правила и нюансы.
Что такое «ноприз» в контексте заверения документов?
Термин «ноприз» в кадровом делопроизводстве является профессиональным сленгом (вероятно, произошедшим от опечатки или сокращения в старых программных комплексах для кадровиков, либо от слова «надпись»). На практике под ноприз заверение трудовой книжки понимается особый порядок и формат заверительной надписи, которая проставляется на каждой странице копии или в конце документа. Эта надпись делает копию юридически значимой и подтверждает её соответствие оригиналу.
Общие правила заверения трудовой книжки
Чтобы копия трудовой книжки имела законную силу, она должна быть заверена в строгом соответствии с действующими стандартами (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Процедура включает в себя несколько обязательных шагов:
- Создание копий: Необходимо отксерокопировать все заполненные страницы трудовой книжки, начиная с ьного листа и заканчивая последней записью о приеме/увольнении.
- Простановка заверительной надписи: На каждом листе или в конце многостраничной копии должна присутствовать специальная отметка.
- Подписание и печать: Отметка удостоверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации.
Как правильно оформить заверительную надпись (ноприз)
Именно правильная заверительная надпись является тем самым «нопризом», который подтверждает подлинность документа. Согласно стандартам, надпись должна содержать следующие элементы:
- Слово «Верно» (без кавычек).
- Должность лица, заверившего документ (например: Инспектор отдела кадров).
- Личная подпись заверяющего и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
- Дата заверения.
- Печать организации (при наличии). Печать должна захватывать часть подписи и наименования должности, но не закрывать текст самой записи.
Пример стандартной заверительной надписи:
Верно
Инспектор отдела кадров (подпись) И.И. Иванова
М.П.
Заверение для разных целей: важное отличие
Существует критическая разница в том, для каких целей заверяется копия. От этого зависит, будет ли копия действительна для внутреннего использования или для предоставления в сторонние организации.
Для внутреннего использования (в пределах одной организации)
Если копия нужна для передачи внутри компании (например, в бухгалтерию для расчета премии), достаточно поставить отметку «Верно», подпись, дату и печать.
Для предоставления в сторонние организации (банки, фонды, консульства)
Если копия предназначена для выдачи на руки работнику для предоставления вовне, обязательно нужно добавить фразу о месте нахождения подлинника документа. Без этой фразы банк или государственный орган вправе отказать в приеме документа.
Пример надписи для внешних организаций:
Верно
Подлинник документа находится в ООО «Ромашка».
Инспектор отдела кадров (подпись) И.И. Иванова
М.П.
Особенности сшивания многостраничной копии
Если трудовая книжка содержит много записей, копия может состоять из нескольких листов. В таком случае допускается два варианта заверения:
- Постраничное заверение: Заверительная надпись (ноприз) ставится на каждом листе копии.
- Заверение сшитого документа: Листы сшиваются ниткой, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа. На оборотной стороне наклеивается бумажная наклейка с текстом: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью X листов». Заверительная надпись ставится только на этой наклейке и обязательно скрепляется печатью так, чтобы часть печати находилась на наклейке, а часть — на самом листе документа.
Кто имеет право заверять трудовую книжку?
Заверение документа — это ответственность работодателя. Право на заверение имеют:
- Руководитель организации (директор, генеральный директор).
- Главный бухгалтер (в компаниях, где нет отдельной кадровой службы).
- Специалист отдела кадров (наиболее частый вариант).
- Индивидуальный предприниматель (если работник трудится у ИП).
Сам работник не имеет права заверять свою трудовую книжку, даже если он является директором организации — заверять документ должен другой уполномоченный сотрудник (например, главный бухгалтер или заместитель).
Срок действия заверенной копии
Законодательством не установлен строгий срок действия заверенной копии трудовой книжки. Однако на практике:
- Банки и кредитные организации обычно требуют копию, заверенную не позднее 30 дней на момент подачи заявки.
- Если в оригинал трудовой книжки в период между заверением копии и её предоставлением были внесены новые записи (например, перевод на другую должность или увольнение), копия автоматически становится недействительной, и её необходимо заверять заново.
Процедура заверения трудовой книжки требует внимательности и соблюдения стандартов. Правильно оформленный ноприз заверение трудовой книжки (заверительная надпись) гарантирует, что документ будет принят любой инстанцией без лишних вопросов. Главное — не забывать указывать место нахождения оригинала, если копия предназначена для внешних организаций, и следить за актуальностью дат и подписей.