Обновлено: 22 мая 2026 года

Основным документом, регулирующим вопросы ведения и хранения трудовых книжек, является:

• Приказ Минтруда России от № 320н — утвердил новую форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей;
• Постановление Правительства РФ от № 225 (ред. от ) — Правила ведения и хранения трудовых книжек;
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, ОМСУ и организаций, утвержденный Приказом Росархива от № 236.

С 1 сентября 2021 года:

• Раздел «Сведения о работе» в трудовой книжке включает 14 разворотов;
• Раздел «Сведения о награждении» — 7 разворотов;
• Вкладыш в трудовую книжку имеет 12 разворотов для сведений о работе и 5 разворотов для сведений о награждении.

Сроки хранения трудовых книжек

Общий порядок

Срок хранения трудовых книжек зависит от даты окончания делопроизводства по ним:

• Для трудовых книжек, делопроизводство по которым окончено до 2003 года: 75 лет;
• Для трудовых книжек, делопроизводство по которым окончено в 2003 году и позже: 50 лет.

Эти сроки установлены:

• Пунктом 22.1 Закона № 125-ФЗ;
• Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Приказом Росархива от № 236.

Срок действия вкладыша в трудовую книжку

Согласно Приказу № 320н, срок действия вкладыша в трудовую книжку ограничен 1 сентября 2027 года. Это означает, что до указанной даты необходимо:

• либо оформить новую трудовую книжку;
• либо внести все записи в основную трудовую книжку, если позволяет место;
• либо выдать работнику дубликат трудовой книжки.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей: сроки и правила ведения

Обязанность ведения книги

Согласно п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Постановление № 225), работодатель обязан вести книгу (журнал) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В книге фиксируются:

• поступление и выдача бланков трудовых книжек и вкладышей;
• выдача трудовых книжек работникам при приеме на работу;
• возврат трудовых книжек при увольнении;
• выдача дубликатов;
• передача трудовых книжек в архив.

Сроки хранения книги учета

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей зависит от даты окончания делопроизводства по ней:

• Для книг, делопроизводство по которым окончено до 2003 года: 75 лет;
• Для книг, делопроизводство по которым окончено в 2003 году и позже: 50 лет.

Эти сроки установлены Приказом Росархива от № 236.

Правила оформления и ведения книги

При ведении книги учета необходимо соблюдать следующие правила:

1. Форма книги: Книга должна быть прошита, пронумерована и скреплена печатью организации (при наличии).
2. Записи: Все записи вносятся в хронологическом порядке, без исправлений и подчисток. При ошибке делается корректирующая запись с пометкой «Исправленному верить».
3. Подписи: Все записи подписываются ответственным лицом (как правило, специалистом отдела кадров).
4. Передача в архив: После окончания делопроизводства книга передается в архив организации, а затем — в государственный архив.
5. Акт приема-передачи: При передаче трудовых книжек в архив составляется акт, в котором указываются причины отсутствия некоторых книжек (если такие имеются).

Где и как хранить трудовые книжки

Место хранения

Трудовые книжки должны храниться:

• в сейфе или металлическом шкафу в отделе кадров или бухгалтерии;
• в помещении с ограниченным доступом, защищенном от пожара и затопления;
• отдельно от личных дел работников;
• в условиях, обеспечивающих сохранность документов (температура, влажность).

Ответственность работодателя

Работодатель несет ответственность за:

• сохранность трудовых книжек;
• правильность ведения книги учета;
• своевременную передачу документов в архив;
• выдачу дубликатов при утрате или повреждении.

Нарушение этих обязанностей может повлечь:

• административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ);
• гражданско-правовую ответственность перед работником;
• дисциплинарную ответственность для должностных лиц.

Действия при утрате или повреждении трудовой книжки

Если трудовая книжка утеряна или повреждена, работодатель обязан:

1. составить акт об утрате с указанием причин;
2. выдать работнику дубликат трудовой книжки;
3. внести все записи из дубликата в книгу учета;
4. направить запрос в архив для восстановления записей (если возможно).

Срок выдачи дубликата — не более 15 дней с момента обращения работника;

Изменения в 2025–2026 годах

В 2025–2026 годах актуальны следующие изменения:

• С 1 сентября 2027 года истекает срок действия вкладышей в трудовые книжки — необходимо перейти на новые бланки или внести все записи в основную книжку;
• Ужесточены требования к ведению книги учета движения трудовых книжек — все записи должны быть электронно заверены (при наличии ЭЦП);
• Расширены полномочия Росархива по контролю за сохранностью трудовых книжек;
• Внесены изменения в формы записей в трудовой книжке (Приказ № 320н).

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли хранить трудовые книжки в электронном виде?

Ответ: Нет. Трудовые книжки должны храниться только в бумажном виде. Электронный формат допустим только для сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ).

Вопрос 2: Что делать, если работник не забрал трудовую книжку при увольнении?

Ответ: Работодатель должен:

• направить работнику уведомление о необходимости получения трудовой книжки;
• если работник не явился в течение 3 дней, отправить трудовую книжку по почте;
• сделать отметку в книге учета о направлении трудовой книжки почтой.

Вопрос 3: Можно ли выдать дубликат трудовой книжки без оригинала?

Ответ: Да, если оригинал утерян или поврежден. Для этого необходимо:

• получить заявление от работника;
• составить акт об утрате;
• внести все записи на основании имеющихся документов (приказы, справки и т.д.).

Вопрос 4: Как долго хранится книга учета движения трудовых книжек?

Ответ: Срок хранения зависит от даты окончания делопроизводства:

• до 2003 года, 75 лет;
• с 2003 года — 50 лет.

Соблюдение сроков хранения трудовых книжек и вкладышей, а также правильное ведение книги учета движения трудовых книжек — это не только требование закона, но и гарантия защиты прав работников и работодателей.

Основные выводы:

• Срок хранения трудовых книжек — 50 лет (с 2003 г.) или 75 лет (до 2003 г.);
• Срок действия вкладышей — до 1 сентября 2027 года;
• Книга учета движения трудовых книжек хранится 50 или 75 лет в зависимости от даты окончания делопроизводства;
• Нарушение сроков и правил хранения может повлечь административную ответственность;
• С 2026 года действуют новые правила ведения трудовых книжек (Приказ № 320н).

Следите за изменениями в законодательстве и своевременно передавайте документы в архив — это поможет избежать штрафов и защитить права работников.

Последняя редакция: 22 мая 2026 года