Трудовая книжка остаётся одним из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина․ Несмотря на постепенный переход кадрового документооборота в электронный вид, Минтруд России продолжает регулировать порядок ведения, заполнения и хранения бумажных трудовых книжек․ Ниже представлен подробный обзор действующих нормативных актов, последних изменений (приказ № 320н от ) и практических рекомендаций для работодателей и кадровых служб․

Нормативная база

• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г․ № 225 – «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»․
• Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г․ № 69 – «Инструкция по заполнению трудовых книжек» (в редакции от )․
• Приказ Минтруда России от 19 мая 2021 г․ № 320н – «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (зарегистрирован в Минюсте России № 63748)․ Данный приказ вступил в силу с и постепенно заменяет прежние Правила и Инструкцию․
• Трудовой кодекс РФ, ст․ 66․1 – регулирует выдачу дубликата трудовой книжки и предоставление сведений о трудовой деятельности по требованию работника․

Все перечисленные акты совместно формируют современный порядок работы с трудовыми книжками․

Основные изменения, внесённые приказом № 320н

Приказ Минтруда от  № 320н привёл к существенной упрощению процедуры ведения трудовых книжек․ Ниже перечислены наиболее значимые нововведения:

1. Отмена обязательного скрепления сургучной печатью – книга учёта движения трудовых книжек и книга учёта бланков больше не требуют печатного сургучного оттиска․
2. Отмена отдельной личной карточки – более не требуется вести карточку, в которой работник расписывается, подтверждая ознакомление с записями в своей трудовой книжке․
3. Печать работодателя ставится только при её наличии – если у организации нет печати, запись считается действительной без неё․
4. Формат записи дат – даты указываются исключительно арабскими цифрами (например, )․ Использование римских цифр или словесного написания запрещено․
5. Запрет на сокращения – все наименования организаций, должностей, видов деятельности должны быть записаны полностью без аббревиатур․
6. Учёт и хранение – книги учёта движения трудовых книжек и книги учёта бланков ведутся на бумажном носителе, однако сами трудовые книжки могут быть оформлены в электронном виде в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ (при условии обеспечения их целостности, конфиденциальности и доступности)․
7. Выдача дубликата – дубликат выдаётся по заявлению работника в случае утраты, порчи или необходимости предоставления сведений о трудовой деятельности․ Приказ уточняет порядок оформления дубликата: в нём делается пометка «Дубликат», указываются серия и номер оригинала, дата выдачи и подпись уполномоченного лица․

Эти изменения направлены на снижение административной нагрузки на работодателей и упрощение взаимодействия с работниками․

Порядок заполнения трудовой книжки

Заполнение трудовой книжки производится уполномоченным лицом кадровой службы (или непосредственно работодателем, если кадровая служба отсутствует)․ Основные требования:

• Записи делаются черными или синими чернилами, разборчивым почерком․
• Каждая запись содержит:
• дата приёма на работу (или дата перевода, увольнения);
• наименование организации (полное, без сокращений);
• структурное подразделение (если имеется);
• должность, профессия или специальность;
• вид трудовой деятельности (основная работа, совмещение, работа по договору и т․п․);
• примечание о характере работы (например, «работа во вредных условиях»)․
• При увольнении в трудовой книжке делается запись о дате расторжения трудового договора и основании (по соглашению сторон, по инициативе работника, по инициативе работодателя и т․д․)․
• Все записи заверяются подписью уполномоченного лица и печатью организации (если она есть)․

Важно помнить, что в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв․ Постановлением Минтруда от  № 69) запрещено использовать карандаш, гелевые ручки или любые другие средства, которые могут быть легко стёрты или изменены․

Хранение и учёт трудовых книжек

Согласно пункту 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек, работодатель обязан:

1. Вести книгу учёта движения трудовых книжек – в ней фиксируются поступление, выдача и перемещение бланков трудовых книжек внутри организации․
2. Вести книгу учёта бланков трудовой книжки – отражает количество полученных, использованных и оставшихся бланков․
3. Обеспечить сохранность трудовых книжек в условиях, исключающих повреждение, утрату или несанкционированный доступ (например, в металлическом шкафу с ограниченным доступом)․
4. Хранить трудовые книжки уволенных сотрудников в течение 50 лет после даты увольнения (в соответствии с законодательством о архивном хранении персональных данных)․

При переходе на электронный формат трудовых книжек работодатель должен обеспечить:

• Использование криптографической защиты электронного документа (ЭЦП);
• Возможность предоставления бумажной копии по требованию работника;
• Соблюдение требований к конфиденциальности и целостности данных (ФЗ‑152 «О персональных данных»)․

На практике многие организации пока сохраняют бумажный вариант, так как он проще в аудиторских проверках и не требует дополнительных инвестиций в СЗИ․

Выдача дубликата и предоставление сведений о трудовой деятельности

Согласно ст․ 66․1 ТК РФ и пункту 39 Порядка, утверждённого приказом № 320н, работник имеет право потребовать:

• Выдачу дубликата трудовой книжки в случае её утраты, порчи или необходимости предъявления документа третьим лицам;
• Предоставление сведений о своей трудовой деятельности (выписка из трудовой книжки) в письменной форме․

Процедура выдачи дубликата включает следующие шаги:

1. Работник подаёт письменное заявление о выдаче дубликата (или о предоставлении сведений)․
2. Кадровик проверяет наличие записи в книге учёта движения трудовых книжек и подлинность оригинальной трудовой книжки (если она сохранилась)․
3. Оформляется дубликат: на первой странице делается пометка «Дубликат», указываются серия и номер оригинала, дата выдачи, ФИО работника, дата рождения․
4. Все последующие записи в дубликате переносятся из оригинальной трудовой книжки (или из внутренних кадровых документов организации)․
5. Дубликат заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации (если она есть)․
6. О выдаче дубликата делается отметка в книге учёта движения трудовых книжек․

При предоставлении сведений о трудовой деятельности работник получает выписку, заверенную подписью и печатью организации, содержащую все записи из трудовой книжки за требуемый период․

Электронные трудовые книжки: перспективы и ограничения

Трудовой кодекс РФ (ст․ 66․1) допускает ведение трудовых книжек в электронной форме․ Однако на практике переход к полностью электронному варианту пока ограничен следующими факторами:

• Необходимость обеспечения уровня защиты, соответствующего требованиям ФЗ‑152 о персональных данных;
• Отсутствие единого государственного реестра электронных трудовых книжек, что усложняет межорганизационный обмен данными;
• Консерватизм некоторых работодателей и страх перед возможными техническими сбоями․

Минтруд России периодически публикует разъяснения и рекомендации по внедрению электронных трудовых книжек, подчёркивая, что их использование допустимо при условии обеспечения:

• Целостности документа (невозможность незаметного изменения);
• Конфиденциальности (доступ только уполномоченным лицам);
• Доступности для работника в любое время (например, через личный кабинет на корпоративном портале)․

Таким образом, организации могут постепенно внедрять электронный формат, параллельно сохраняя бумажные экземпляры для резервного хранения․

Практические рекомендации для работодателей

Для эффективного соблюдения требований Минтруда рекомендуется:

1. Провести внутренний аудит существующих трудовых книжек и книг учёта на соответствие приказа № 320н․
2. Обучить кадровых сотрудников новым правилам заполнения (особое внимание уделить запрету на сокращения и обязательному использованию арабских цифр для дат)․
3. Обновить внутренние нормативные акты (положение о кадровом делопроизводстве, инструкцию по ведению трудовых книжек) с учётом последних изменений․
4. При переходе на электронный формат разработать политику информационной безопасности, включающую шифрование, резервное копирование и контроль доступа․
5. Обеспечить хранение бумажных трудовых книжек в условиях, исключающих воздействие влаги, света и механических повреждений (желательно – в металлических шкафах с ограниченным доступом)․
6. Вести регулярную сверку книг учёта движения трудовых книжек и книг учёта бланков с фактическим наличием бланков и issued трудовых книжек․

Соблюдение этих мер позволит избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечит прозрачность кадрового учёта в организации․

Минтруд России продолжает совершенствовать порядок ведения и хранения трудовых книжек, стремясь к балансу между традицией бумажного документооборота и возможностями электронных технологий․ Приказ № 320н от привёл к значительному упрощению процедур: отмена сургучной печати, личной карточки, обязательного использования сокращений и введение чётких правил записи дат․ При этом сохраняются ключевые гарантии для работников – право на получение дубликата и выписки из трудовой книжки․

Для успешной адаптации к новым требованиям работодателям следует актуализировать внутренние нормативные документы, обучить персонал и обеспечить надлежащие условия хранения как бумажных, так и электронных трудовых книжек․ Только так можно гарантировать законность кадрового учёта и защитить права как сотрудников, так и организации․

Статья подготовлена на основе актуальной нормативной базы и официальных разъяснений Минтруда России на ․