Трудовая книжка, это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника․ Несмотря на масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный вариант сохраняет свою актуальность․ Работодатели по-прежнему обязаны соблюдать строгие правила их ведения, учитывать нововведения последних лет и не забывать о правах сотрудников на выбор формата․
Основным документом, регламентирующим работу с трудовыми книжками, является Приказ Минтруда России от № 320н․ Он утвердил новую форму трудовой книжки и новые правила ее ведения, которые применяются с 1 января 2023 года․
Ключевые изменения включают:
- Изменение внешнего вида бланка и вкладыша․
- Упрощение порядка исправления ошибок (зачеркивание теперь допускается только в разделе со сведениями о награждениях)․
- Возможность не ставить печать при увольнении, если организация работает без нее․
Электронные трудовые книжки (ЭТК): особенности ведения
С появлением электронных трудовых книжек действует новый порядок учета стажа․ С 2020 года сотрудники сделали выбор: оставить бумажную книжку, перейти на ЭТК или вести оба формата одновременно․
Работодателю крайне важно помнить о подаче отчетов СЗВ-ТД в Социальный фонд России (СФР)․ Именно этот отчет является инструментом ведения электронной книжки․
Как и когда заполнять ЭТК (СЗВ-ТД)?
- Прием на работу: отчет необходимо подать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа․
- Увольнение: аналогично, не позднее следующего рабочего дня после увольнения․
- Перевод, повышение квалификации и другие кадровые события: подаются до 15-го числа месяца, следующего за отчетным․
В электронной трудовой книжке информация о трудовой деятельности работника за период начиная с 1 января 2003 года подтверждается сведениями, имеющимися в системе СФР (ранее ПФР)․ Это значительно упрощает процесс оформления дубликата, так как кадровику не нужно собирать справки с предыдущих мест работы за этот период — новация позволяет использовать данные из государственного реестра․
Инструкция по заполнению бумажной трудовой книжки
Несмотря на развитие ЭТК, бумажная трудовая книжка остается важным документом․ При ее заполнении необходимо соблюдать следующие инструкции:
ьный лист
Заполняется на основании документов, удостоверяющих личность, и документов об образовании:
- Фамилия, имя, отчество указываються полностью, без сокращений․
- Дата рождения записывается арабскими цифрами (например: 15 мая 1985 г․)․
- Образование, профессия и специальность указываются на основании диплома или аттестата․
- ьный лист обязательно подписывается самим работником и лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего заверяется печатью (при ее наличии)․
Сведения о работе
В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации․ Под этим заголовком вносятся записи:
- Графа 1: порядковый номер записи․
- Графа 2: дата приема на работу (или иного кадрового события)․
- Графа 3: сведения о приеме, переводе, увольнении․ Указывается должность, специальность, профессия с квалификацией и ссылка на статью ТК РФ при увольнении․
- Графа 4: наименование документа (приказа, распоряжения), его дата и номер․
Оформление увольнения
При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются:
- Подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек․
- Подписью самого работника․
- Печатью организации (при наличии)․ Новация: если у организации нет печати, заверить записи ей невозможно и это не является нарушением․
Исправление ошибок и выдача дубликата
Ошибки в трудовой книжке недопустимы, но если они произошли, их нужно правильно исправить․ По новым правилам:
- В разделе «Сведения о работе» ошибочную запись нельзя зачеркивать․ Необходимо признать ее недействительной, написав: «Запись за номером таким-то недействительна», после чего внести правильную запись․
- В разделе «Сведения о награждениях» зачеркивание допускается, но с обязательным проставлением ссылки на документ-основание․
Выдача дубликата: Если трудовая книжка утеряна или пришла в негодность, работодатель обязан выдать дубликат․ Как уже упоминалось, информация о стаже с 1 января 2003 года подтверждается данными из системы персонифицированного учета, что существенно облегчает кадровый учет․
Ответственность работодателя
За нарушение правил ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст․ 5․27 КоАП РФ․ Штрафы для организаций составляют от 30 000 до 50 000 рублей за каждое выявленное нарушение․
Ведение трудовых книжек требует от кадровых специалистов внимательности и актуализации знаний․ Переход на новые формы, внедрение электронных трудовых книжек и изменение правил заверения записей требуют тщательного соблюдения инструкций․ Главное — своевременно подавать сведения в СФР, корректно вносить записи в бумажные бланки и уважать право работника на выбор способа ведения его главного трудового документа․