Нормативная база

Согласно действующему законодательству РФ:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65) – отсутствие трудовой книжки не является препятствием для заключения трудового договора.
• Федеральный закон № 439-ФЗ «О трудовой книжке» – работодатель обязан по письменному заявлению работника оформить новую трудовую книжку либо вести её в электронном виде.
• Постановление Правительства РФ от № 585 – регулирует порядок ведения электронных трудовых книжек (ЭТК).

Таким образом‚ если у кандидата нет трудовой книжки‚ он может подать заявление об отсутствии трудовой книжки‚ а работодатель обязан:

1. оформить новую бумажную трудовую книжку или;
2. по соглашению с работником вести сведения в электронном виде (ЭТК).

Что делать работнику‚ если трудовой книжки нет?

Подготовка заявления

Заявление составляется в свободной форме‚ но должно содержать обязательные реквизиты:

• ФИО работника;
• дата и место рождения;
• паспортные данные (серия‚ номер‚ кем и когда выдан);
• адрес регистрации;
• причина отсутствия трудовой книжки (утрата‚ повреждение‚ никогда не выдавалась и т.д.);
• просьба оформить новую трудовую книжку либо вести электронную трудовую книжку;
• дата и подпись с расшифровкой.

Образец заявления

Заявление

Я‚ Иванов Иван Иванович‚ родившийся г.‚ паспорт 45 12 345678‚ выдан ОВД г. Москвы ‚ проживающий по адресу: г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 10‚ кв. 5‚
Сообщаю‚ что у меня отсутствует трудовая книжка в связи с её утратой (повреждением/никогда не выдавалась).
Прошу оформить мне новую трудовую книжку (либо вести сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде) в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и Федерального закона № 439-ФЗ.

Заявление можно подать:

• лично в руки непосредственного руководителя;
• секретарю или кадровому специалисту;
• через электронную почту с подтверждением получения (рекомендуется запросить подтверждение о приёме).

Что делать дальше?

После получения заявления работодатель обязан в течение трех рабочих дней:

1. издать приказ о приёме на работу (если ещё не оформлен);
2. оформить новую трудовую книжку или оформить согласие на ведение ЭТК;
3. выдать работнику копию приказа и/или уведомление о внесении сведений в ЭТК.

Акт об отсутствии трудовой книжки при приёме на работу

Для фиксации факта отсутствия трудовой книжки и информирования работника о последствиях рекомендуется составить акт. Он служит основанием для оформления нового документа.

Образец акта

АКТ
об отсутствии трудовой книжки при приёме на работу
Мы‚ нижеподписавшиеся:
ФИО ответственного лица – специалист отдела кадров‚
ФИО работника – претендент на вакансию «Наименование должности»‚
составили настоящий акт о том‚ что работник ФИО при приёме на работу не представил трудовую книжку.

Причина отсутствия: утрата документа (указать конкретную причину).

Работник предупреждён о необходимости оформить новую трудовую книжку либо о переходе на электронную форму ведения трудовой книжки.

Дата составления акта: 

Подписи:
Ответственный отдела кадров: _______________ /ФИО/
Работник: _______________ /ФИО/

Акт подписывается двумя экземплярами: один остаётся в личном деле работника‚ второй выдаётся работнику.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек‚ ведение которой осуществляется через ПФР. Работник может дать согласие на ведение сведений в ЭТК вместо бумажного документа.

Как оформить согласие на ЭТК?

1. Работник подаёт заявление о согласии на ведение ЭТК (можно включить в основное заявление об отсутствии трудовой книжки).
2. Работодатель в течение трёх рабочих дней направляет в ПФР сведения о приёме на работу через личный кабинет страхователя.
3. ПФР фиксирует запись о трудовой деятельности в электронном виде.
4. Работник может в любой момент запросить выписку из ЭТК через портал «Госуслуги» или личный кабинет ПФР.

Преимущества ЭТК:

• отсутствие риска потери или повреждения документа;
• быстрый доступ к выписке в любое время;
• упрощённая процедура приёма на работу и перевода между организациями.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли указывать в трудовом договоре‚ что трудовая книжка не оформляется?

Нет. Трудовой договор не должен содержать условий об отсутствии трудовой книжки. Это вопрос оформления документации‚ а не условие трудового отношения.

Что делать‚ если работник потерял трудовую книжку после приёма на работу?

Работник подаёт заявление об утрате трудовой книжки с просьбой выдать дубликат. Работодатель оформляет дубликат на основании заявления и приказа о приёме на работу.

Можно ли отказать в приёме на работу из‑за отсутствия трудовой книжки?

Отказ является незаконным‚ так как отсутствие трудовой книжки не является законным основанием для отказа в приёме на работу (ст. 64 ТК РФ).

Как проверить‚ что у кандидата уже есть электронная трудовая книжка?

Работодатель может запросить у работника выписку из ЭТК (через портал «Госуслуги» или личный кабинет ПФР) либо получить согласие на ведение ЭТК и проверить наличие записей в системе ПФР.

Нужно ли нотариально заверять заявление об отсутствии трудовой книжки?

Нет. Заявление составляется в простой письменной форме и подписывается работником. Нотариальное заверение не требуется.

Отсутствие трудовой книжки – не преграда для трудоустройства. Главное – правильно оформить заявление (или акт) и взаимодействовать с работодателем в рамках действующего законодательства. При наличии согласия работника можно перейти на электронную форму ведения трудовой книжки‚ что упрощает дальнейшее взаимодействие с ПФР и будущими работодателями.

Следуя представленным рекомендациям и используя приведённые образцы‚ вы сможете избежать правовых рисков и оформить трудовые отношения быстро и корректно.

Автор статьи: юрист по трудовому праву‚ 2026 г.