Заверение копии трудовой книжки – обязательная процедура, которую работодатель обязан выполнить по запросу сотрудника. Ниже представлена подробная инструкция, нормативные основания, типичные ошибки и образец оформления, актуальный на .

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 62 (право на получение копии трудовой книжки), ст. 66 (ведение и хранение трудовых книжек);
• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» – требования к хранению первичных документов.
• Приказ Минтруда России № 122н от «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения» (с изменениями на 2025 г.).
• Постановление Правительства РФ № 1155 от «Об утверждении перечня документов, подтверждающих трудовую деятельность» (в части заверения копий).

Согласно указанным нормам, заверение должно осуществляться надлежащим образом (подпись уполномоченного лица, печать организации, указание даты и реквизитов). Копия выдаётся сотруднику бесплатно и в течение трёх рабочих дней с момента получения письменного запроса.

Кто может заверять копию трудовой книжки?

1. Руководитель организации (директор, генеральный директор).
2. Уполномоченное лицо отдела кадров или бухгалтерии (по доверенности).
3. Нотариус – только в случае, если требуется заверение для использования за пределами РФ (например, для подачи в иностранные органы).

Важно: заверение не производится каждым листом отдельно – достаточно одного штампа/надписи на первой (ьной) странице копии, подтверждающего её достоверность по отношению к оригиналу.

Пошаговая инструкция по заверению копии трудовой книжки (2025‑2026)

1. Получение запроса – сотрудник подаёт письменное заявление (можно в электронном виде с ЭЦП) о выдаче копии трудовой книжки.
2. Подготовка копии – делается точная photocopy или скан всех страниц оригинальной трудовой книжки (включая ьный лист, записи о приёме/увольнении, сведения о наградах и т.д.).
3. Сверка с оригиналом – ответственное лицо сравнивает копию с оригиналом, отмечая отсутствие расхождений.
4. Оформление заверения – на первой странице копии ставится:
• Надпись: «Копия верна» (или «Верно»).
• Подпись уполномоченного лица.
• Расшифровка подписи (Ф.И.О., должность).
• Даты заверения (день, месяц, год).
• Отпечаток печати организации (круглая печать с наименованием ИНН/ОГРН).
5. Регистрация выдачи – в журнале учёта выдачи копий трудовой книжки делается запись: номер заявления, ФИО сотрудника, дата выдачи, подпись получателя.
6. Передача сотруднику – копия выдаётся на руки под расписку. Срок выдачи – не более трёх рабочих дней.

Примечание: Если копия требуется для подачи в государственные органы (например, в Пенсионный фонд, налоговую службу), рекомендуется дополнительно проставить отметку «Для предоставления в государственные органы».

Образец заверения копии трудовой книжки

-----------------------------------------------------------------
| |
| К О П И Я В Е Р Н А |
| |
| Подпись: ______________________ Иванов Иван Иванович |
| Должность: Начальник отдела кадров |
| Дата: 23 мая 2026 г. |
| |
| [Отпечаток круглой печати организации] |
| |
-----------------------------------------------------------------

В печатном виде образец выглядит так:

Требования госорганов и банков к заверенной копии

• Пенсионный фонд РФ – принимает копию, заверенную печатью организации и подписью уполномоченного лица; срок действия копии не ограничен, но рекомендуется предоставлять документ не старше 6 месяцев.
• Налоговая служба – требует, чтобы на копии были видны все записи о трудовой деятельности (включая периоды работы, должности, основания увольнения).
• Банки (при выдаче кредита, ипотеки) – часто запрашивают заверенную копию трудовой книжки вместе с справкой 2‑НДФЛ; заверение должно быть выполнено не позднее 30 дней до подачи заявки.
• Суды и следственные органы – принимают только копию, заверенную нотариусом, если требуется подтверждение подлинности для использования в качестве доказательства.

Частые ошибки при заверении и как их избежать

1. Отсутствие печати – копия без печати считается недействительной. Решение: всегда ставить отпечаток круглой печати организации.
2. Неполная подпись – только инициалы без расшифровки. Решение: указывать полное Ф.И.О. и должность.
3. Заверение каждой страницы отдельно – излишне и может вызвать путаницу. Решение: достаточно одного заверения на первой странице.
4. Нарушение срока выдачи – выдача позже трёх рабочих дней. Решение: вести журнал заявлений и контролировать сроки.
5. Использование устаревших форм – например, печать с прежним наименованием организации после реорганизации. Решение: обновлять реквизиты печати при изменении названия или ИНН/ОГРН.

Полезные ссылки и документы

• Трудовой кодекс РФ (ст. 62, ст. 66)
• Приказ Минтруда России № 122н от
• Постановление Правительства РФ № 1155 от
• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте»

Заверение копии трудовой книжки – процедура, регламентированная трудовым законодательством и требованиями госорганов. Соблюдение перечисленных выше правил гарантирует, что документ будет принят без замечаний в Пенсионном фонде, налоговой, банках и других учреждениях. Главное – своевременно реагировать на запрос сотрудника, правильно оформить заверение (подпись, печать, дата) и выдать копию бесплатно в установленные сроки.

Следуя данной инструкции, вы минимизируете риски отказа в приёме документов и обеспечите прозрачность кадрового документооборота в вашей организации.