Вопрос о необходимости внесения записи в трудовую книжку при работе по различным видам договоров остаётся актуальным как для работников‚ так и для кадровых служб. Ниже рассмотрены нормативные основания‚ практические рекомендации и типичные ситуации‚ которые помогут определить‚ когда запись обязательна‚ а когда её делать не следует.
Нормативная база
Основные положения‚ регулирующие ведение трудовой книжки‚ содержатся в:
- Трудовом кодексе РФ (ст. 66‚ 66.1‚ 68);
- Положении о трудовой книжке (утверждено Постановлением Правительства РФ от № 225);
- Инструкции по заполнению трудовых книжек (Минтруда России‚ 2003 г.).
Согласно этим документам‚ в трудовую книжку вносятся сведения только о трудовых отношениях‚ то есть о работе‚ выполняемой по трудовому договору (включая срочный). Записи о работе по гражданско‑правовым договорам (ГПХ) не вносятся‚ поскольку такие отношения не считаются трудовыми.
Когда запись в трудовую книжку обязательна
Трудовой договор (бессрочный или срочный)
Если работник оформлен по трудовому договору (ст. 56 ТК РФ)‚ независимо от его продолжительности‚ в трудовую книжку делаются записи:
- о приёме на работу (дата‚ должность‚ подразделение‚ основание – приказ о приёме);
- об изменениях (перевод‚ изменение условий труда‚ повышение/понижение);
- об увольнении (прекращении трудового договора) – основание‚ дата‚ номер приказа.
Пример записи о приёме по срочному трудовому договору:
Принят на должность инженера по срочному трудовому договору с по .
Важно: формулировка должна точно соответствовать содержанию приказа (распоряжения) работодателя‚ но без дословного копирования всего текста приказа – достаточно указать суть (должность‚ вид договора‚ срок).
Перевод на другую постоянную работу
Если работник переводится на другую постоянную должность внутри той же организации‚ запись о переводе также вносится в трудовую книжку (раздел «Сведения о работе»).
Увольнение (прекращение трудового договора)
При любом основании увольнения (по соглашению сторон‚ инициативе работника‚ сокращению штата‚ истечению срока срочного договора и т.д.) в трудовую книжку вносится запись об увольнении с указанием даты и основания.
Когда запись в трудовую книжку не делается
Гражданско‑правовой договор (договор подряда‚ возмездного оказания услуг‚ авторского договора и т.п.)
Если работа выполняется по договору ГПХ‚ отношения носят гражданско‑правовой характер‚ а не трудовый. Следовательно:
- трудовая книжка не ведётся;
- записи о таком виде деятельности в неё вносить нельзя (это считается неправомерным действием).
Исключение возможно только в случае‚ если суд или трудовая инспекция признает такой договор трудовым (например‚ из‑за факта постоянного подчинения‚ режима работы‚ оплаты за время работы и т.д.). Тогда запись делается как при обычном трудовом договоре.
Внешнее совместительство по трудовому договору
При внешнем совместительстве запись о основном месте работы делается в трудовой книжке по основному месту‚ а о совместительстве – в отдельном документе (трудовая книжка ведётся только по одному месту работы). Однако если работник просит внести запись о совместительстве‚ это допустимо только в виде дополнительной справки‚ а не как основной записи.
Стажировка‚ практика‚ волонтёрская деятельность
Эти виды деятельности не относятся к трудовым отношениям‚ поэтому запись в трудовую книжку не производится.
Практические рекомендации для работодателей
- Определить вид договора перед оформлением сотрудника. Если договор носит трудовой характер – оформляем трудовую книжку (или вносим запись в электронную трудовую книжку).
- Соблюдать формулировки в записях: указывать должность‚ вид договора (срочный/бессрочный)‚ срок (если срочный)‚ дату приёма/увольнения‚ номер и дату приказа.
- Не вносить записи о ГПХ‚ если договор не признан трудовым. При запросе сотрудника предоставить справку о выполненных работах‚ но не делать запись в трудовую книжку.
- Вести электронную трудовую книжку (если организация перешла на ЭТК) – правила внесения записей те же‚ что и для бумажного варианта.
- Обучать кадровых специалистов различиям между трудовыми и гражданско‑правовыми договорами‚ чтобы избежать штрафов за неправильное ведение трудовых книжек.
Запись в трудовую книжку делается исключительно при наличии трудовых отношений (трудовой договор‚ включая срочный). При работе по гражданско‑правовому договору запись не вносится‚ иначе это будет нарушением законодательства. Единственное исключение – когда такой договор признан судом или трудовыми органами трудовым.
Соблюдение указанных правил обеспечит корректное ведение трудовых книжек‚ защитит организацию от возможных штрафов и даст работникам достоверные сведения о их трудовом стаже.
Статья актуальна на 21 мая 2026 года;