Ведение трудовых книжек — одна из ключевых кадровых обязанностей работодателя. Ошибки в этом процессе могут привести к административной ответственности, спорным ситуациям с работниками и проблемам при подтверждении стажа. В данной статье разберем актуальные правила, основанные на Приказе Минтруда России от № 320н (действующая редакция) и статье 35 Трудового кодекса РФ, а также уточним частые вопросы, возникающие на практике.

Основным документом, регулирующим порядок ведения, хранения и выдачи трудовых книжек в России, является:

• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей».
• Статья 35 Трудового кодекса РФ — перечисляет все возможные основания для увольнения работника.

Важно не путать со статьей 35 Трудового кодекса Республики Беларусь, которая имеет иную редакцию и контекст (например, в РБ соглашение сторон регулируется ст. 37). В РФ основание «по соглашению сторон» прямо указано в п. 1 ч. 1 ст. 35 ТК РФ.

Ключевое изменение с 1 сентября 2021 года: кто заверяет записи?

С вступлением в силу Приказа № 320н изменился ключевой момент — работник больше не ставит свою подпись в трудовой книжке при приеме на работу и увольнении. Это правило часто вызывает путаницу.

Что говорит п. 35 Правил (Приказ № 320н)?

«Все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии)».

Практические выводы:

• При увольнении запись об основании (например, «Уволен по соглашению сторон, ст. 35 ТК РФ, п. 1 ч. 1») вносит лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (кадровик, специалист по кадрам, секретарь), назначенное приказом работодателя.
• Эта запись обязательно заверяется подписью этого ответственного лица и печатью организации (если печать используется).
• Подпись самого работника на последней странице (о получении книжки) больше не требуется, если книжка выдается при увольнении. Работодатель освобождается от ответственности за хранение с момента выдачи (п. 35 Правил).

На какую статью ТК РФ ссылаться при увольнении по соглашению сторон?

В приказе (распоряжении) об увольнении и в самой записи в трудовой книжке необходимо указать:

1. Конкретное основание увольнения: «по соглашению сторон».
2. Норму закона: «ст. 35 Трудового кодекса Российской Федерации, пункт 1 части первой».

Пример корректной записи в трудовой книжке:
«Уволен по соглашению сторон, ст. 35 Трудового кодекса РФ, п. 1 ч. 1. Дата увольнения: .»
Подпись ответственного лица, печать.

Кто является ответственным за ведение трудовых книжек?

Работодатель (организация, ИП) обязан назначить специально уполномоченное лицо. Это делается внутренним приказом (распоряжением). Это лицо:

• Ведет учет движения трудовых книжек (журнал/книгу учета).
• Вносит записи о приеме, переводе, увольнении, награждениях.
• Заверяет записи своей подписью и печатью организации.
• Обеспечивает хранение книжек, находящихся у работодателя.

Может ли этот сотрудник ставить подпись в своей собственной трудовой книжке? Нет. Записи о его приеме, увольнении и других событиях должен вносить и заверять другое уполномоченное лицо (например, руководитель подразделения или бухгалтер, также назначенный приказом). Это исключает конфликт интересов и обеспечивает объективность.

Особенности при переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)

Если работник получает сведения о трудовой деятельности в электронном виде (ЭТК), а бумажную книжку не ведет, то:

• При увольнении не выдается бумажный документ.
• Работодатель обязан в установленном порядке передать сведения в СЗВ-ТД (информацию об увольнении) в Пенсионный фонд.
• Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, то при переходе на ЭТК в нее вносится запись о предоставлении сведений в электронном виде, с указанием даты и подписью ответственного лица.

Практические шаги при увольнении работника (по соглашению сторон)

1. Подготовка приказа об увольнении. В разделе «Основание» указать: «Соглашение сторон, ст. 35 ТК РФ, п. 1 ч. 1». Дата увольнения — дата, указанная в соглашении.
2. Внесение записи в трудовую книжку (если она бумажная и находится у работодателя):
   • Заполнить графы: дата увольнения, основание увольнения (как в приказе).
   • Завершить запись подписью ответственного лица и печатью организации.
3. Выдача трудовой книжки (если она бумажная) работнику под расписку в журнале учета движения трудовых книжек. С этого момента ответственность за книжку переходит к работнику.
4. Если ведется ЭТК, обеспечить передачу сведений в ПФР (форма СЗВ-ТД).

Типичные ошибки, которых следует избегать

• Неправильное указание основания. Например, «уволен по собственному желанию» вместо «по соглашению сторон» или ссылка на несуществующую статью.
• Отсутствие ссылки на статью ТК РФ. Запись должна содержать не только формулировку, но и норму закона.
• Заверение записи подписью работника. Это нарушение п. 35 Правил. Подпись ставит только уполномоченное лицо работодателя.
• Несвоевременное внесение записи. Запись об увольнении вносится в день увольнения (дату, указанную в приказе).
• Хранение «чужих» трудовых книжек. Работодатель обязан хранить только те книжки, которые были выданы ему работниками при приеме на работу или находятся у него по иным законным основаниям (например, при увольнении до выдачи).

Ведение трудовых книжек требует строгого следования Приказу Минтруда № 320н. Ключевые принципы:

1. Ответственность за записи лежит на специально назначенном лице работодателя, а не на работнике.
2. При увольнении по соглашению сторон в приказе и книжке указывается ст. 35 ТК РФ, п. 1 ч. 1.
3. Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью, подпись работника не требуется.
4. При переходе на ЭТК действуют отдельные правила передачи сведений.

Соблюдение этих правил минимизирует риски проверок Государственной инспекции труда и судебных споров с работниками.

Статья подготовлена на основе анализа действующего законодательства РФ (Приказ Минтруда № 320н, ТК РФ) и практических разъяснений контролирующих органов. Учитывайте, что законодательство может меняться. Для решения конкретных кадровых ситуаций рекомендуется консультация с юристом.