Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую биографию сотрудника. Любая ошибка, допущенная при внесении записей, может создать серьезные проблемы для работника в будущем — например, при оформлении пенсии. Поэтому заполнение трудовой книжки при увольнении требует максимальной внимательности и строгого соблюдения актуального законодательства.

При внесении записей об увольнении работодателю следует опираться на нормы российского законодательства. С 1 сентября 2021 года действует новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный Приказом Минтруда России. Кроме того, необходимо учитывать:

• Трудовой кодекс РФ (основания для увольнения и ссылки на статьи);
• Правила ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 225);
• Закон № 27-ФЗ (в части передачи сведений об электронной трудовой книжке — ЕФС-1).

Пошаговая инструкция: как внести запись об увольнении

Согласно пункту 35 Правил и новому Порядку заполнения, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в раздел «Сведения о работе». Процедура выглядит следующим образом:

Шаг 1. Графа 1 — порядковый номер

Каждая запись должна иметь свой уникальный порядковый номер. Он ставится строго в графе 1. Нумерация продолжается от последней сделанной записи.

Шаг 2. Графа 2, дата увольнения

В графе 2 арабскими цифрами указывается дата увольнения работника. Формат записи: ДД.ММ.ГГГГ (например, ). Дата увольнения совпадает с последним рабочим днем сотрудника, если иное не предусмотрено законом.

Шаг 3. Графа 3, причина увольнения

Это самая важная графа. В ней необходимо прописать причину увольнения со ссылкой на соответствующий пункт, часть и статью ТК РФ. Запись делается без сокращений.

Например, при увольнении по собственному желанию формулировка будет звучать так: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Обратите внимание: новый порядок, действующий с 2021 года, не требует писать слово «Уволен», если основание не связано с инициативой работника. Можно использовать формулировку «Трудовой договор расторгнут…» или «Трудовой договор прекращен…». Однако использование слова «Уволен» также не является ошибкой.

Шаг 4. Графа 4 — документ-основание

В графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись — приказ (распоряжение) работодателя. Обязательно прописываются дата приказа и его номер.

Пример: Приказ от № 45-к.

Важные нюансы оформления в 2025-2026 годах

В последние годы в кадровом делопроизводстве произошли изменения, которые важно учитывать при увольнении сотрудников:

1. Подпись работника больше не нужна. Согласно п. 36 Порядка 320н, запись об увольнении по собственному желанию или иным причинам заверять подписью самого работника под записью в трудовой книжке больше не нужно. Это существенно упрощает процедуру.
2. Печать ставится при наличии. Проставление печати на первой странице трудовой книжки, вкладыше, а также после записи об увольнении осуществляется только при наличии печати у организации (Приказ Минтруда России от N 589н). Если организация работает без печати, ставить ее не нужно.
3. Электронная трудовая книжка (ЭТК). Если сотрудник перешел на ЭТК, бумажная книжка выдается ему на руки с соответствующей записью о подаче заявления о переходе на электронный формат. При увольнении сотрудника с ЭТК работодатель обязан не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа об увольнении передать сведения в СФР (подраздел 2 п. 5 ст. 11 Закона от N 27-ФЗ) в составе отчета ЕФС-1.

Выдача трудовой книжки: сроки

Один из самых частых вопросов — когда именно нужно отдать документ работнику?

Законодательство устанавливает жесткие сроки: трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности для тех, кто на ЭТК) необходимо выдать работнику строго в дату увольнения (в последний рабочий день).

Если в день увольнения выдать документ невозможно (например, работник отсутствует), работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте; Это избавит работодателя от ответственности за задержку выдачи.

Частые ошибки и как их избежать

• Сокращение слов. Недопустимо писать «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ». Нужно писать полностью: «пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• Неверная дата. Дата увольнения в трудовой книжке должна совпадать с датой в приказе и последним рабочим днем.
• Зачеркивания. В разделе «Сведения о работе» зачеркивать неправильные записи нельзя. Ошибочная запись признается недействительной путем внесения новой записи с формулировкой: «Запись за номером таким-то недействительна».

Правильное заполнение трудовой книжки при увольнении — это залог спокойствия как для работника, так и для работодателя. Используйте актуальные образцы от экспертов, сверяйтесь с Трудовым кодексом и не забывайте о новых правилах, отменяющих необходимость подписи увольняемого под записью. Внимательность и следование инструкции уберегут вас от штрафов и судебных разбирательств.