Дата актуализации: 22 мая 2026 года.

• Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
• Постановление Правительства РФ от № 402 «Об утверждении Временных правил оформления листков нетрудоспособности, назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности в случае карантина застрахованным лицам в возрасте 65 лет и старше» (внесло изменения в 55 нормативных актов, касающихся ведения трудовых книжек).
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её ведения».
• Разъяснения Министерства труда и социальной защиты РФ (официальный сайт, раздел «Ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде»).

Ключевые этапы перехода (с учётом актуального состояния на )

1. Информирование работников (до ) – работодатели обязаны были уведомить каждого сотрудника в письменной форме о возможности выбора формата ведения трудовой книжки (бумажный или электронный) и о праве подать соответствующее заявление.
2. Подача заявлений работниками (до ) – сотрудники определялись с выбором формата и подавали заявление работодателю.
3. Ведение двойного учёта (2021‑2022) – для тех, кто выбрал бумажный формат, продолжалось ведение традиционной трудовой книжки; для выбравших ЭТК – формирование электронных записей в системе «Госуслуги»/СФР.
4. Обязательный переход на ЭТК (с ) – все newly hired сотрудники оформляются исключительно в электронном виде; работники, ранее выбравшие бумажный формат, могли перейти на ЭТК по своему желанию, подав новое заявление.
5. Отмена бумажных трудовых книжек (с ) – бумажные трудовые книжки больше не выдаются; все трудовые отношения фиксируются в ЭТК.
6. Актуализация правил внутреннего распорядка (2025‑2026) – работодатели обязаны внести изменения во внутренние нормативные акты, регламентирующие порядок ведения кадровой документации, хранение данных и взаимодействие с государственными информационными системами.

Что изменилось во внутреннем распорядке организации

Порядок оформления приёма на работу

• При приёме нового сотрудника кадровая служба формирует запись в электронной трудовой книжке через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в системе СФР.
• Внутренний приказ о приёме на работу теперь сопровождается электронным уведомлением о формировании записи в ЭТК (пункт 4.2 внутреннего распорядка).
• Отказ от бумажного оформления трудовой книжки фиксируется в личном деле сотрудника (скан заявления о выборе формата).

Ведение записей о переводах, повышениях и награждениях

• Все кадровые перемещения (перевод внутри компании, повышение, понижение, награждение) вносятся в ЭТК в течение трёх рабочих дней с даты события.
• Внутренний распорядок устанавливает ответственность за своевременное внесение изменений: кадровый специалист – непосредственное внесение; руководитель подразделения – подтверждение факта события.
• Для контроля используется электронный журнал изменений, доступный руководителям и службе внутреннего аудита.

Увольнение и выдача справок

• При увольнении формируется окончательная запись в ЭТК с указанием даты расторжения трудового договора, основания и выплаченных сумм.
• Справка о трудовой деятельности (выписка из ЭТК) выдаётся сотруднику в электронном виде через личный кабинет на портале «Госуслуги» либо по запросу в бумажной форме (заверенная печатью организации).
• Внутренний распорядок регламентирует срок выдачи справки – не более трёх рабочих дней с даты увольнения.

Хранение и защита данных

• Электронные трудовые книжки хранятся в защищённом контуре государственной информационной системы (СФР) с доступом по сертификатам ЭЦП.
• Организация обязана обеспечить защиту персональных данных сотрудников при передаче информации в ЭТК (шифрование TLS, двухфакторная аутентификация ответственных лиц).
• Внутренний распорядок включает пункт о проведении ежеквартального аудита безопасности работы с ЭТК и обучение персонала основам кибербезопасности.

Ответственность за нарушения

• Несвоевременное внесение записи в ЭТК влечёт дисциплинарную ответственность кадрового специалиста (выговор, возможно лишение премии).
• Нарушение порядка хранения или передачи данных может повлечь административные штрафы в соответствии со ст. 13.11 КоАП РФ (нарушение требований к защите персональных данных).
• Внутренний распорядок устанавливает порядок рассмотрения таких нарушений: комиссия по трудовому спору, протокол, возможное обращение в трудовую инспекцию.

Практический алгоритм внесения изменений во внутренний распорядок

1. Анализ текущих нормативных актов – выявить все пункты, связанные с ведением трудовых книжек (приказы о приёме, переводе, увольнении, выдаче справок, хранении документов).
2. Разработка проекта изменений – подготовить редакцию пунктов внутреннего распорядка, отражающую требования Федерального закона № 439‑ФЗ и приказов Минтруда.
3. Согласование с профсоюзом (если имеется) – представить проект изменениям для обсуждения и получения согласия.
4. Утверждение руководителем организации – подписать приказ о внесении изменений во внутренний распорядок.
5. Оповещение сотрудников – разослать уведомление (электронное письмо с подтверждением получения) о новых правилах, разместить информацию на внутреннем портале и на информационных стендах.
6. Обучение кадровой службы и руководителей – провести вводный инструктаж (вебинар или очное занятие) по работе с ЭТК, внесению записей и выдаче справок.
7. Контроль исполнения – назначить ответственного за мониторинг соблюдения новых правил (например, руководителя отдела кадров) и установить периодичность проверок (ежемесячно).
8. Корректировка при выявлении недостатков – при обнаружении отклонений вносить корректирующие изменения во внутренний распорядок и повторно информировать персонал.

Преимущества и риски перехода на ЭТК для внутреннего распорядка

Преимущества

• Снижение трудоёмкости ведения бумажных трудовых книжек (отказ от физического хранения, поиска и архивации).
• Увеличение скорости получения выписок и справок через государственные сервисы.
• Повышение точности данных благодаря автоматической проверке формата и обязательным полям.
• Упрощение взаимодействия с государственными фондами (СФР, ФСС) при начислении пособий и пенсий.

Риски и способы их минимизации

• Технические сбои в государственных системах – резервное копирование данных в локальной системе организации, дублирование записей в защищённом внутреннем реестре.
• Недостаточная квалификация сотрудников – регулярные тренинги, создание инструкций и FAQ по работе с ЭТК.
• Нарушение конфиденциальности персональных данных – применение шифрования, ограничение доступа по принципу «минимум необходимых прав», проведение аудитов безопасности.
• Сопротивление изменениям со стороны сотрудников, привыкших к бумажным документам – информационная кампания, разъяснение выгод, возможность подачи заявления о сохранении бумажного варианта в переходный период (до ).

Рекомендуем всем работодателям провести аудит текущих внутренних нормативных актов, внести необходимые изменения согласно представленному алгоритму и обеспечить обучение персонала работе с электронными трудовыми книжками уже в текущем году.