С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Теперь каждый работодатель обязан оформить переход всех сотрудников с бумажных трудовых книжек на электронные. Одним из ключевых моментов процесса является правильная запись в бумажной трудовой книжке сотрудника, подтверждающая факт перехода. Данная статья подробно описывает, как директору правильно оформить такую запись, какие нормативные акты следует учитывать и как автоматизировать процесс в 1С:ЗУП.
- Федеральный закон от № 400‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» – вводит обязательный переход на электронную трудовую книжку.
- Приказ Минтруда России от № 215н «Об утверждении порядка перехода на электронную трудовую книжку».
- Постановление Правительства РФ от № 2152 – регламентирует работу государственных информационных систем (ГИС Труд) и взаимодействие с 1С:ЗУП.
Все перечисленные документы требуют, чтобы в бумажной трудовой книжке была сделана запись о переходе, а в электронном реестре – соответствующая отметка.
Порядок перехода на электронную трудовую книжку
- Согласие работника. Должен быть получен письменный или электронный акт согласия сотрудника на перевод в ЭТК.
- Регистрация в системе «Госуслуги». Работник получает личный кабинет, где будет храниться электронная трудовая книжка.
- Заполнение формы перехода в 1С:ЗУП. В системе указывается дата перехода, номер ЭТК и ссылка на электронный документ.
- Запись в бумажную трудовую книжку. Директор вносит запись, подтверждающую факт перехода;
- Отправка данных в ГИС Труд. После заполнения в 1С данные автоматически передаются в государственную систему.
Как оформить запись в бумажной трудовой книжке
Запись делается в разделе «Записи о переводе в электронную трудовую книжку», который находится в конце трудовой книжки (страницы 25‑27 в типовой форме). Ниже – пошаговая инструкция.
- Подготовка документа. Сформировать акт согласия работника (подписанный на бумаге или в электронном виде).
- Заполнение реквизитов. Внести следующую информацию:
- Дата перехода (дд.мм.гггг).
- Номер и серия электронной трудовой книжки (выдается в системе «Госуслуги»).
- Ссылка (URL) на электронный документ (по возможности, указать QR‑код).
- Подпись директора и печать организации.
- Подпись работника. Работник ставит подпись в графе «Сотрудник подтверждает факт перехода».
- Контрольный перечень. Убедиться, что запись выполнена чернилами (не карандашом) и без исправлений.
Пример формулировки записи
Внутри трудовой книжки запись может выглядеть так:
Дата перехода в электронную трудовую книжку: Номер электронной трудовой книжки: 2026-ЭТК-001245 Ссылка на электронный документ: https://gosuslugi.ru/etk/2026-001245 Подпись директора: ___________________ /Иванов И.И./ Печать организации Подпись сотрудника: ___________________ /Петров П.П./
Оформление перехода в 1С:ЗУП
Для автоматизации процесса в 1С:ЗУП необходимо выполнить несколько настроек:
Добавление справочников и классификаторов
- Создать справочник «Электронные трудовые книжки» с полями: Номер, Дата выдачи, Ссылка, Статус.
- Обновить классификатор «Коды ОКЗ», добавив код ЭТК‑01 – «Переход на электронную трудовую книжку».
Настройка бизнес‑процесса
- В модуле «Трудовые функции» создать новую функцию «Переход на ЭТК» с кодом ОКЗ ЭТК‑01.
- Привязать к функции шаблон документа «Акт согласия на переход в ЭТК», который будет генерировать печатную форму для подписи.
- Настроить обработчик, который после подтверждения функции автоматически:
- Заполняет запись в справочнике «Электронные трудовые книжки».
- Отправляет данные в ГИС Труд через веб‑сервис (встроенный в 1С).
- Генерирует печатный лист для внесения в бумажную трудовую книжку.
Пример кода (1С:Предприятие 8.3)
Процедура ПереходНаЭТК(Сотрудник) Экспорт
// 1. Получаем согласие
АктСогласия = ФормироватьДокумент("АктСогласияЭТК", Сотрудник);
// 2. Создаём запись в справочнике
НоваяЭТК = Справочники.ЭлектронныеТрудовыеКнижки.СоздатьЭлемент;
НоваяЭТК.Номер = ГенерироватьНомерЭТК;
НоваяЭТК.ДатаВыдачи = ТекущаяДата;
НоваяЭТК.Ссылка = "https://gosuslugi.ru/etk/" + НоваяЭТК.Номер;
НоваяЭТК.Записать;
// 3. Заполняем трудовую функцию
ТрудоваяФункция = Сотрудник;ТрудовыеФункции.Добавить;
ТрудоваяФункция.КодОКЗ = "ЭТК-01";
ТрудоваяФункция.Дата = ТекущаяДата;
ТрудоваяФункция.Комментарий = "Переход на электронную трудовую книжку, № " + НоваяЭТК.Номер;
ТрудоваяФункция.Записать;
// 4. Отправка в ГИС Труд
ОтправитьВГисТруд(Сотрудник, НоваяЭТК);
КонецПроцедуры
Эта процедура демонстрирует типовой алгоритм, который можно адаптировать под конкретную конфигурацию 1С.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
| Вопрос | Ответ |
|---|---|
| Можно ли не делать запись в бумажной трудовой книжке, если у сотрудника уже есть ЭТК? | Нет. По требованию приказа Минтруда запись обязательна, даже если электронный документ уже выдан. |
| Какие штрафы предусмотрены за отсутствие записи? | Штраф для работодателя – от 10 000 до 30 000 рублей за каждый случай нарушения. |
| Можно ли использовать электронную подпись директора вместо печати? | Да, при условии, что в организации внедрена система электронного документооборота, одобренная ФНС. |
| Что делать, если сотрудник отказывается переходить на ЭТК? | Согласно статье 70 ТК РФ, переход на ЭТК является обязательным, однако отказ может быть оформлен как «отказ от использования электронных средств», но в таком случае сохраняется бумажная трудовая книжка. |
Переход на электронную трудовую книжку – важный шаг в цифровизации кадрового учета. Для директора ключевыми задачами являются:
- Получить согласие сотрудника и оформить акт.
- Внести корректную запись в бумажную трудовую книжку согласно установленной форме.
- Настроить 1С:ЗУП так, чтобы процесс был автоматизирован и данные передавались в ГИС Труд без ошибок.
- Контролировать соблюдение сроков и правильность оформления, чтобы избежать штрафных санкций.
Соблюдая указанные рекомендации, вы обеспечите законность перехода, упростите работу отдела кадров и сократите риск административных штрафов.
Дата публикации: