Дата актуализации:  г.

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Кто обязан вести запись в трудовую книжку
3. Перечень документов, необходимых для поступления на госслужбу
4. Порядок внесения записей в трудовую книжку
5. Особые случаи: военная служба, классные чины, электронная трудовая книжка
6. Типичные ошибки и рекомендации

Государственная гражданская служба (ГГС) – это система профессионального управления государственными органами, основанная на принципах законности, открытости и эффективности. При поступлении на должность в рамках ГГС каждый сотрудник обязан оформить запись в трудовую книжку (или в электронный реестр трудовой деятельности). Запись фиксирует стаж, полученные классные чины, период службы в государственных органах и служебные перемещения.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения трудовых книжек и их запись для государственных гражданских служащих:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – общие правила ведения трудовых книжек.
• Федеральный закон № 53‑ФЗ от «О воинской обязанности и военной службе» – порядок внесения записей о военной службе.
• Федеральный закон № 439‑ФЗ от и № 436‑ФЗ от – переход к электронному формату трудовой книжки.
• Федеральный закон «О государственной гражданской службе Российской Федерации» – определяет статус, права и обязанности служащих.
• Приказы Президента РФ, Правительства РФ и руководителей федеральных органов, присваивающие классные чины.

Кто обязан вести запись в трудовую книжку

Запись в трудовую книжку обязаны вести:

• Работодатели‑государственные органы (федеральные, региональные, муниципальные), в т.ч. Министерство строительства и жилищно‑коммунального хозяйства РФ (Минстрой России).
• Лица, уполномоченные руководителем организации (начальники отделов кадров, их заместители).
• Служащие, проходящие военную, служебную или иную форму государственной службы – их стаж также фиксируется в трудовой книжке.

Перечень документов, необходимых для поступления на федеральную государственную гражданскую службу

Для оформления приема на работу в Минстрой России (пример) требуется следующий пакет документов:

1. Заявление о поступлении на гражданскую службу и замещении должности.
2. Анкета установленной формы, заполненная собственноручно и подписанная.
3. Документ, удостоверяющий личность (паспорт РФ).
4. Свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния:
   • Свидетельство о рождении (собственное).
   • Свидетельства о рождении детей (при наличии).
   • Свидетельства о заключении/расторжении брака.
5. Трудовая книжка или документ, подтверждающий прохождение военной/другой службы (заверенные копии допускаются).
6. Документы об образовании, квалификации, профессиональных сертификатах.
7. Согласие на обработку персональных данных.

Порядок внесения записей в трудовую книжку

Запись в трудовую книжку производится в несколько этапов:

Подготовка документации

• Собираются оригиналы (или заверенные копии) всех перечисленных выше документов.
• Сотрудник заполняет бланк приказа о приёме на должность, в котором указываются:
  • Должность, дата начала работы.
  • Ставка, разряд, классный чин (если присвоен).
  • Основание назначения (конкурс, перевод, восстановление).

Оформление записи

Запись вносится в трудовую книжку в следующем виде (пример):

Дата начала работы: 
Организация: Министерство строительства и ЖКХ РФ
Должность: Специалист отдела кадров
Код ОКДП: 02.01.01
Классный чин: 1-й классный чин (если есть)
Основание: Приказ Минстроя России № 123 от 

Подпись и печать

• Запись подписывается руководителем организации (или уполномоченным им лицом).
• Ставится печать организации. Важно: согласно рекомендациям Роструда, запись не может быть заверена только печатью отдела кадров без подписи ответственного лица.

Ведение электронного реестра

С 2020‑х годов большинство государственных органов переводят запись в электронный формат (Электронная трудовая книжка). При этом:

• Данные вводятся в специализированную информационную систему (Госуслуги, ЕМИАС).
• Сотрудник получает уведомление о внесении записи в личный кабинет;
• Электронный документ имеет юридическую силу, равную бумажному.

Особые случаи

Военная служба и служба в органах внутренних дел, МЧС, ФСИН и др.

Записи о времени службы в этих органах вносятся в отдельный раздел трудовой книжки. Оформление производится в соответствии с ФЗ 53‑ФЗ и ТК РФ. Пример записи:

Дата начала службы: 
Дата окончания службы: 
Орган: Министерство обороны РФ
Воинская часть: 12345
Воинское звание: старший сержант
Основание: Приказ Минобороны РФ № 456 от 

Классные чины

Классные чины присваиваются актом Президента РФ, Правительства РФ либо руководителя федерального органа. Запись в трудовую книжку выглядит так:

Дата присвоения: 
Классный чин: 1‑й классный чин
Основание: Приказ Президента РФ № 789 от 

Лишение классного чина и восстановление в нём регулируются пунктами 19‑20 соответствующего нормативного акта.

Электронная трудовая книжка

Согласно ФЗ 439‑ФЗ и ФЗ 436‑ФЗ, сведения о трудовой деятельности могут фиксироваться в электронном виде. Преимущества:

• Удобный доступ через личный кабинет «Госуслуги».
• Автоматическое обновление при переводах и повышениях.
• Сокращение бумажного документооборота.

Для перехода необходимо:

1. Подать заявление в отдел кадров о переводе в электронный формат.
2. Подтвердить личность через портал «Госуслуги».
3. Получить подтверждение о создании электронного профиля.

Типичные ошибки и рекомендации

• Отсутствие подписи ответственного лица. Печать без подписи не считается действительной записью.
• Неправильный код ОКДП. Требуется использовать актуальный классификатор должностей.
• Заполнение записи до официального начала работы. Запись вносится только после фактического начала трудовых отношений.
• Неоформленные переводы. При переводе внутри министерства необходимо оформить отдельный приказ и внести новую запись.
• Игнорирование электронного реестра. При наличии электронной трудовой книжки все изменения должны дублироваться в системе.

Запись в трудовую книжку – ключевой элемент кадрового учета в системе государственной гражданской службы. Правильное оформление гарантирует:

• Корректный расчёт трудового стажа и пенсионных прав.
• Прозрачность карьерного роста (переводы, повышения, присвоение классных чинов).
• Соблюдение требований законодательства о трудовых отношениях.

С учётом перехода к электронному формату, важно своевременно информировать сотрудников о новых процедурах и контролировать их выполнение. При соблюдении всех нормативных требований запись в трудовую книжку будет надёжным подтверждением профессионального пути государственного гражданского служащего.

Статья подготовлена на основе открытых источников (Трудовой кодекс РФ, ФЗ 53‑ФЗ, ФЗ 439‑ФЗ, ФЗ 436‑ФЗ, материалы Минстроя России, рекомендации Роструда и др.)