Дата актуализации:  г․

Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности, стаже и заработке работника․ С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), однако бумажный вариант остаётся обязательным для большинства организаций․ Данный материал собирает и систематизирует действующие нормативные акты, правила заполнения, хранения и передачи трудовых книжек, а также практические рекомендации для работодателей и работников․

Нормативно‑правовая база

Ключевые документы, регулирующие порядок ведения трудовых книжек:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 66 «Трудовая книжка»․
2. Постановление Правительства РФ от № 225 (ред․ от ) «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей)․
3. Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от № 320н «О порядке ведения и хранения трудовых книжек, в т․ч․ электронных» (приложение N 2)․
4. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв․ постановлением Госкомтруда СССР от № 162, редакция от )․
5. Нормативные акты Минтруда РФ, регулирующие электронные трудовые книжки (с  г․ – переход к ЭТК)․

Основные понятия

• Трудовая книжка (бумажный вариант) – персональный документ установленного образца, выдаваемый работодателем․
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – запись сведений о трудовой деятельности в электронном виде, оформляемая через систему «Система трудовых документов» (СТД‑Р, СТД‑СФР)․
• Сведения о трудовой деятельности (СТД) – электронный аналог записей в бумажной книжке, хранящийся в федеральных информационных системах․

Порядок выдачи и заполнения бумажной трудовой книжки

Кто обязан выдавать трудовую книжку?

Работодатель обязан выдать трудовую книжку (или вкладыш) в течение трёх рабочих дней со дня заключения трудового договора, если у работника её ещё нет․

Какие документы необходимо предъявить при приёме на работу?

• Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность);
• СНИЛС;
• Трудовая книжка (или, если работник переходит на электронную форму – СТД‑Р/СТД‑СФР);
• Приёмный документ (трудовой договор, приказ о приёме)․

Как правильно заполнять записи?

Записи в трудовую книжку вносятся только работодателем в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек․ Основные реквизиты:

Что делать, если в книжке обнаружена ошибка?

Работодатель в течение трёх дней после обнаружения ошибки вносит исправления, подписывая их печатью и ставя подпись «Исправление»․ При невозможности исправления (например, стирание записи) выдается новая книжка․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Переход на электронный формат

С  г․ в России введён обязательный переход к ЭТК для всех новых работников и при изменении места работы․ Основные требования:

• Работодатель обязан вести Сведения о трудовой деятельности (СТД) в электронном виде․
• Работнику предоставляется доступ к ЭТК через личный кабинет в системе «Госуслуги» или через приложение «ЭТК»․
• Для подтверждения данных при приёме на работу работник предъявляет Сертификат о регистрации в системе СТД‑Р (для физических лиц) или СТД‑СФР (для юридических лиц)․

Какие документы нужны при приёме на работу с ЭТК?

Помимо паспорта и СНИЛС, работнику необходимо предоставить один из следующих документов:

• Сертификат СТД‑Р (для физических лиц);
• Сертификат СТД‑СФР (для юридических лиц);

Преимущества ЭТК

• Упрощённый доступ к сведениям о трудовом стаже для работников и органов соцзащиты;
• Сокращение риска потери или порчи бумажных документов;
• Автоматическое обновление данных при переводе, повышении, изменении условий труда․

Обязанности работодателя

• Выдавать (или обеспечивать переход на) трудовую книжку в установленные сроки․
• Вести регистры учёта трудовых книжек (бумажных и электронных) в соответствии с Приказом Минтруда № 320н․
• Обеспечить сохранность и конфиденциальность сведений о трудовой деятельности․
• Своевременно вносить все изменения, связанные с приёмом, переводом, повышением, увольнением․
• Сдавать в органы госнадзора (при проверках) копии записей из трудовых книжек или их электронные эквиваленты․

Права работника

• Получать трудовую книжку (или её электронный аналог) бесплатно․
• Требовать своевременного и корректного внесения записей․
• Получать выписку из трудовой книжки (в бумажном виде или в виде электронного документа) по своему запросу․
• Отказаться от бумажной формы в пользу ЭТК без ущерба для своих прав․

Порядок хранения, передачи и возврата

Хранение у работодателя

Работодатель обязан хранить трудовые книжки в специальном кабинете учёта или в электронном архиве, обеспечивая защиту от утраты, порчи и несанкционированного доступа․ Срок хранения – до трёх лет после увольнения сотрудника (для бумажных книжек) и до пяти лет для электронных записей․

Передача при увольнении

При увольнении работнику вручается трудовая книжка с заверенными записями об увольнении․ Если работник переходит на электронный формат, ему предоставляется доступ к ЭТК и копия заверенной записи в виде PDF․

Возврат при переводе

При переводе работника в другую организацию книжка передаётся новому работодателю в течение трёх дней․ При переходе на ЭТК передача осуществляется автоматически через систему СТД․

Последние изменения в нормативных актах (2020–2026 гг․)

Практические рекомендации для работодателей

1. Создайте локальный нормативный акт (правила трудового распорядка), где фиксируются сроки выдачи, порядок заполнения и хранения книжек․
2. Обучите кадровый персонал работе с Системой трудовых документов (СТД‑Р/СТД‑СФР) – это снизит риск ошибок․
3. Регулярно проводите инвентаризацию трудовых книжек (бумажных и электронных) – минимум раз в год․
4. При переходе сотрудников на ЭТК обеспечьте им техническую поддержку (инструкция по входу в личный кабинет, получение сертификата)․
5. Внедрите контрольные листы при приёме и увольнении, чтобы гарантировать наличие всех обязательных записей․

Нормативное регулирование трудовых книжек в России представляет собой комплексный набор законов, постановлений и инструкций, которые постоянно обновляются в связи с цифровизацией кадрового учёта․ Соблюдение этих требований обеспечивает правовую защиту как работников, так и работодателей, упрощает процесс подтверждения трудового стажа и способствует более прозрачному взаимодействию с органами соцзащиты․

Для успешного ведения кадровой документации рекомендуется регулярно отслеживать изменения в нормативных актах, использовать официальные электронные сервисы Минтруда и проводить внутренние аудиты соответствия․

Статья подготовлена на основе официальных нормативных актов и актуальной информации, доступной на сайтах Министерства труда и социальной защиты РФ, КонсультантПлюс и других правовых ресурсов (данные актуальны на )․