Дата подготовки материала: 21 мая 2026 г.

Ведение трудовых книжек – важная часть кадрового документооборота‚ регламентируемая комплексом нормативных правовых актов различного уровня. Ниже представлен обзор действующих и исторически значимых документов‚ определяющих порядок оформления‚ хранения‚ ведения и выдачи трудовых книжек в Российской Федерации.

Федеральные законы и кодексы

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ФЗ от № 197‑ФЗ) – основной источник регулирования трудовых отношений. В статьях 65‑66 ТК РФ закреплены обязанности работодателя по ведению трудовых книжек‚ их выдаче при приёме на работу и увольнении‚ а также требования к содержанию записей.
• Федеральный закон «О персональных данных» (ФЗ от № 152‑ФЗ) – устанавливает требования к обработке персональных данных‚ содержащихся в трудовой книжке (ФИО‚ дата рождения‚ сведения о образовании и т.д.).
• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ от № 125‑ФЗ) – регулирует порядок хранения и архивирования трудовых книжек после прекращения трудовых отношений.

Подзаконные нормативные акты Министерства труда и социальной защиты

• Приказ Минтруда России от № 697н «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек и выдачи выписок из них». В данном приказе детально прописаны:
  • формат и реквизиты трудовой книжки (бумажный и электронный варианты);
  • правила заполнения разделов «Сведения о работе»‚ «Сведения о наградах»‚ «Сведения о переобучении»;
  • порядок исправления ошибок и внесения изменений;
  • требования к электронному ведению (использование ЕГИСЗ‚ защита электронной подписи).
• Приказ Минтруда России от № 382н «Об утверждении образца трудовой книжки и порядка её выдачи». Устанавливает единый бланк трудовой книжки‚ который применяется всеми работодателями независимо от формы собственности.
• Информационное письмо Минтруда России от № 15‑ИП «О разъяснении вопросов ведения трудовых книжек в условиях удалённой работы». Содержит рекомендации по ведению электронных трудовых книжек для сотрудников‚ работающих на дому или в гибридном режиме.

Нормативные акты советского периода (исторический контекст)

Хотя современное регулирование основано на постсоветском законодательстве‚ для полноты картины полезно знать‚ какие акты ранее определяли порядок ведения трудовых книжек:

• Постановление Совета Министров СССР от № 842 «Об утверждении Инструкции по ведению трудовых книжек рабочих и служащих». Вводилось единообразное заполнение и хранение книжек на предприятиях всех отраслей.
• Инструкция по ведению трудовых книжек‚ утверждённая Приказом Министерства труда СССР от № 45 – уточняла порядок внесения записей о переводах‚ повышении квалификации и наградах.
• Закон РСФСР «О труде» от № 1032‑1 – первый постсоветский нормативный акт‚ закрепивший обязательность ведения трудовых книжек и их выдачу при увольнении.

Эти акты утратили силу с введением ТК РФ‚ однако их положения часто используются в качественых при интерпретации современных норм‚ особенно в части оформления записей о стаже и наградах.

Нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации

Некоторые регионы издают собственные нормативные акты‚ уточняющие отдельные аспекты ведения трудовых книжек‚ например:

• Постановление Правительства Москвы от № 123-ПП «О порядке ведения электронных трудовых книжек в организациях‚ расположенных на территории г. Москвы». Устанавливает дополнительные требования к защите данных и взаимодействию с региональной информационной системой кадрового учёта.
• Закон Санкт‑Петербурга «О кадровом обеспечении государственных и муниципальных учреждений» от № 45‑ЗСП – содержит положения о mandatory использовании электронных трудовых книжек в бюджетных организациях города.

Применение региональных актов обязательно только для организаций‚ находящихся на территории соответствующего субъекта‚ и не отменяет федеральных требований.

Иерархия нормативных актов и её значение

В системе источников трудового права Российской Федерации действует строгая иерархия:

1. Конституция РФ (статья 7 – гарантия прав и свобод человека и гражданина‚ включая право на труд).
2. Федеральные конституционные законы и обычные федеральные законы (ТК РФ‚ законы о персональных данных‚ об архивном деле и др.).
3. Указы Президента РФ и постановления Правительства РФ (например‚ постановление о государственной информационной системе трудовых книжек).
4. Нормативные акты федеральных органов исполнительной власти (приказы Минтруда‚ Минздрава и т.д.).
5. Нормативные правовые акты субъектов РФ (законы‚ постановления‚ приказы органов исполнительной власти регионов).
6. Местные нормативные акты (уставы муниципальных образований‚ внутренние положения организаций‚ если они не противоречат вышеуказанным актам).

Соблюдение этой иерархии гарантирует‚ что при возникновении противоречий между актами разных уровней применяется акт высшей юридической силы. Например‚ если региональный закон требует ведения трудовой книжки только в бумажном виде‚ а федеральный Приказ Минтруда допускает электронный формат‚ то следует следовать федеральному акту‚ поскольку он имеет более высокую силу.

Практические рекомендации для работодателей

• Определить формат ведения (бумажный‚ электронный или комбинированный) в соответствии с Приказом Минтруда № 697н и внутренними локальными актами.
• Обеспечить соответствие требованиям защиты персональных данных (ФЗ‑152): использовать защищённые каналы передачи данных‚ ограничить доступ к электронным трудовым книжкам только уполномоченным сотрудникам.
• Регулярно обновлять шаблоны и инструкции в соответствии с изменениями в нормативной базе (например‚ ежегодно проверять актуальность Приказа Минтруда и региональных актов).
• Обучать кадровых специалистов правилам заполнения‚ исправления ошибок и хранения трудовых книжек (включая архивные требования ФЗ‑125).
• Ведите журнал выдачи и приёма трудовых книжек – это упрощает контроль за соблюдением порядка и служит доказательством при проверках государственных инспекций труда.

Порядок ведения трудовых книжек в Российской Федерации формируется комплексом нормативных правовых актов различного уровня: от федеральных законов и подзаконных актов Министерства труда до региональных нормативов и исторических советских инструкций. Понимание иерархии этих источников и актуальных требований позволяет работодателям избежать нарушений‚ обеспечить законность кадрового документооборота и защитить права работников.

Следует помнить‚ что нормативная база периодически обновляется (например‚ изменения в Приказе Минтруда от 2021 г. и последующие разъяснения 2026 г.)‚ поэтому рекомендуется подписаться на официальные источники правовой информации (КонсультантПлюс‚ Гарант‚ официальный сайт Минтруда России) и регулярно пересматривать внутренние локальные акты организации.