Трудовая книжка остается главным документом, подтверждающим трудовой стаж и деятельность работника. Несмотря на глобальную цифровизацию, работодатели обязаны строго соблюдать правила ведения и хранения этого документа. В нашей статье мы подробно разберем актуальные требования, порядок заполнения и ключевые нововведения, которые необходимо учитывать кадровикам и бухгалтерам в 2026 году.
Нормативная база и последние изменения
Основным документом, регламентирующим работу с трудовыми книжками, является Приказ Минтруда России от № 320н. Именно он обновил бланк бумажной трудовой книжки и утвердил новый порядок ее оформления. Данный документ:
- Устанавливает порядок ведения и хранения трудовых книжек;
- Регламентирует правила выдачи дубликата;
- Определяет процедуру выдачи трудовой книжки при увольнении или при подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.
Важно: Срок действия текущего Порядка установлен до 1 сентября 2027 года.
Электронные трудовые книжки (ЭТК): завершение переходного периода
С 1 января 2026 года в России официально завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что трудовой стаж граждан теперь в первую очередь формируется в электронном виде.
Однако бумажная трудовая книжка не отменена. Для лиц, впервые поступивших на работу после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка не заполняется (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от № 439-ФЗ). Для остальных работников бумажный документ продолжает вестись наравне с электронным, если они ранее не подали заявление о переходе на ЭТК.
Инструкция по заполнению: ключевые правила
Инструкция по заполнению трудовых книжек — это нормативный документ, содержащий правила корректного внесения информации о самом специалисте и всей его трудовой истории. Избегание ошибок в трудовых книжках — приоритетная задача работодателя, так как исправления могут повлиять на будущую пенсию сотрудника.
Заполнение ьного листа
ьный лист содержит сведения о работнике. Он заполняется:
- При первичном оформлении трудовой книжки (для тех, кто начал трудовую деятельность до 2021 года);
- При выдаче дубликата трудовой книжки;
- При оформлении вкладыша в трудовую книжку.
На ьном листе указываются ФИО работника, дата рождения, образование, профессия/специальность и дата заполнения. Все записи должны быть сделаны на основании паспорта и документов об образовании.
Внесение записей о трудовой деятельности
В разделе «Сведения о работе» в хронологическом порядке вносятся данные:
- О приеме на работу: указывается наименование работодателя, дата приема, должность и структурное подразделение.
- О переводах: постоянные переводы на другую должность или в другое подразделение фиксируются обязательно.
- Об увольнении: вносится запись об увольнении с указанием пункта и статьи ТК РФ, а также даты увольнения.
Каждая запись должна иметь свой порядковый номер и дату внесения. Ссылка на приказ (распоряжение) работодателя с указанием его даты и номера обязательна.
Работа совместителями
Записи о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по основному месту работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (например, справки или копии приказа), если работник изъявит такое желание.
Исправление ошибок
Зачеркивание неверных записей в разделе «Сведения о работе» не допускается. Если обнаружена ошибка, после последней записи вносится новая запись, в которой указывается: «Запись за номером таким-то недействительна», после чего вносится правильная формулировка.
Оформление дубликата трудовой книжки
Дубликат выдается в случае утери или порчи оригинала. Важной новацией текущего Порядка является правило, согласно которому при оформлении дубликата трудовой книжки информация о трудовой деятельности работника за период начиная с 1 января 2003 года подтверждается информацией о трудовом стаже из электронных баз данных (соответственно, работодателю не нужно требовать архивные справки за этот период). Данные до 2003 года вносятся на основании бумажных документов с предыдущих мест работы.
Ответственность работодателя
Работодатель несет полную ответственность за сохранность трудовых книжек. При увольнении работника работодатель обязан выдать ему трудовую книжку в день увольнения. В случае задержки выдачи по вине работодателя, ему придется возместить работнику не полученный им за время задержки заработок и перенести дату увольнения.
Ведение трудовых книжек требует максимальной внимательности и строгого соблюдения актуального законодательства. Несмотря на повсеместный переход на электронный формат с 2026 года, бумажная трудовая книжка остается важным документом для тех, кто сохранил за собой право на ее ведение. Регулярное ознакомление с нормативными актами и консультации с экспертами помогут избежать критических ошибок и штрафов со стороны трудовой инспекции.