Работа отдела кадров часто кажется руководству чем-то эфемерным и трудноизмеримым. Однако, как и любой другой процесс в компании, кадровый документооборот поддается количественной оценке. Норма труда в отделе кадров — это ключ к обоснованию штатной численности, справедливому распределению нагрузки и эффективной работе службы. В этой статье мы подробно разберем, как нормировать труд кадровиков, какие нормативные документы существуют и как применять их на практике.

Что такое нормирование труда в кадрах?

Нормирование труда, это установление меры затрат труда на выполнение определенного объема работ в конкретных организационно-технических условиях. Для отдела кадров это означает определение того, сколько времени требуется специалисту на оформление одного сотрудника (прием, перевод, увольнение), подсчет больничных листов или подготовку отчетности.

На предприятии любой формы собственности существуют функции, требующие выполнения:

• Комплектования и подбора кадров требуемых профессий;
• Подготовки и переподготовки работников;
• Ведения установленной документации и статистической отчетности;
• Контроля за соблюдением трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
• Анализа движения и причин текучести кадров.

Именно объем этих функций и определяет итоговую норму труда и потребность в штатных единицах.

Законодательная база и нормативные акты

Согласно статье 160 ТК РФ, министерства и ведомства РФ разрабатывают подзаконные акты, детализирующие общие правовые подходы к установлению норм труда в подведомственных им бюджетных организациях с учетом отраслевых особенностей. Однако важно отметить: для отдела кадров бюджетных учреждений нет единого особого нормативного акта, содержащего актуальную методику определения штатной численности.

Тем не менее, на практике специалисты часто опираются на следующие документы:

1. Постановление Минздравсоцразвития России от 5 июня 2002 года №39 — «Об утверждении численности работников кадровых служб и бухгалтерии федеральных органов исполнительной власти». Оно может быть использовано в качестве ориентира (примера) для определения численности сотрудников отдела кадров.
2. Нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров (разработаны Л.М. Суетиной, канд. экон. наук, 2007 г.) — содержат примеры расчета норм времени и численности работников аналитически-расчетным методом.
3. Методические рекомендации и сборники (например, материалы Гириной О. от по организации труда коммерческих организаций).

Основные функции и задачи: что именно мы нормируем?

Обязанности кадровика могут варьироваться в зависимости от конкретной организации, но основные пункты, подлежащие нормированию, включают:

• Ведение кадрового делопроизводства: оформление трудовых договоров, приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудников.
• Соблюдение трудового законодательства: контроль за тем, чтобы в компании соблюдались все нормы ТК РФ, мониторинг корректности оформления документов.
• Аналитическая работа: систематический анализ кадровой работы в организации, изучение причин текучести, разработка предложений по улучшению ситуации.
• Обучение персонала: функции по подготовке и переподготовке кадров.

Методы расчета численности и норм времени

Как же посчитать, сколько кадровиков реально нужно компании? Чаще всего применяется аналитически-расчетный метод нормирования труда.

Расчет нормируемых работ

Для типовых операций (например, оформление приема на работу) используются готовые нормативы времени из сборников. Умножая норму времени на одну операцию на годовой объем таких операций, мы получаем общую трудоемкость.

Учет ненормируемых работ

В реальной жизни кадровик тратит много времени на задачи, не предусмотренные строгими сборниками: консультации сотрудников, решение внезапных проблем, оперативные совещания. Как их учесть?

Трудоемкость ненормируемых работ рассчитывается по специальной формуле:

Tj = Нврj × Vj

• Tj — трудоемкость ненормируемых работ;
• Нврj — нормы времени на выполнение работ, не предусмотренные сборником (устанавливаются на основе местных нормативов и методов нормирования труда);
• Vj — годовой объем работ, не предусмотренный сборником.

Суммируя трудоемкость нормируемых и ненормируемых работ, мы получаем общую годовую трудоемкость работы отдела кадров. Разделив эту сумму на фонд рабочего времени одного сотрудника (в часах за год), мы получаем нормативную численность отдела.

Роль специалиста по нормированию и оплате труда

В крупных компаниях расчетом норм занимается не сам кадровик, а специалист по нормированию и оплате труда. В его задачи входит:

• Нормирование рабочего времени;
• Распределение функциональной нагрузки между подразделениями и отдельными сотрудниками;
• Расчет экономической эффективности производства (и работы HR в частности) и поиск путей ее повышения.

Однако в среднем и малом бизнесе эта задача часто ложится на плечи самого руководителя отдела кадров или финансового директора.

Нормирование труда в отделе кадров — это не просто бюрократическая формальность. Это необходимый инструмент для того, чтобы HR-отдел не работал на пределе выгорания, мог качественно следить за соблюдением всех правил и норм, а компания не переплачивала за избыточный штат. Используя аналитически-расчетный метод, учитывая объемы ненормируемых работ и опираясь на существующие (хоть и порой устаревшие) нормативные акты, можно выстроить эффективную и прозрачную систему работы кадровой службы.