Трудовая книжка — один из самых важных документов для каждого работника в России. Она подтверждает стаж, должности, награды и другие ключевые сведения о профессиональной деятельности. В ряде случаев, при оформлении кредита, получении визы, поступлении в учебное заведение, наследовании или при обращении в органы социальной защиты — требуется не сама трудовая книжка, а её нотариально заверенная копия. В этой статье мы подробно разберём, как правильно получить, оформить и использовать нотариальную копию трудовой книжки, какие документы нужны, какие ошибки нельзя допускать и на какие нормы закона опираться.

Зачем нужна нотариальная копия трудовой книжки?

Оригинал трудовой книжки — документ строгой отчётности, который не рекомендуется передавать третьим лицам. Вместо этого, для подтверждения трудового стажа, образования, занимаемых должностей и других данных, используются заверенные копии. Нотариальное заверение придаёт копии юридическую силу, равную оригиналу, и гарантирует её подлинность.

Основные случаи, когда требуется нотариальная копия:

• Получение визы в зарубежные страны (особенно Шенген, США, Канада, Великобритания);
• Оформление ипотеки или потребительского кредита;
• Поступление в вуз или аспирантуру;
• Получение пенсии или социальных выплат;
• Наследственные дела;
• Участие в государственных тендерах или конкурсах;
• Подтверждение стажа для льгот или компенсаций.

Правовая основа: какие законы регулируют процесс?

Процедура выдачи и заверения копий трудовой книжки регулируется следующими нормативными актами:

1. Трудовой кодекс РФ (статья 62) — обязывает работодателя в течение трёх рабочих дней после письменного заявления работника выдать ему копию трудовой книжки или выписку из неё.
2. Федеральный закон «О нотариате» — устанавливает порядок совершения нотариальных действий, включая удостоверение копий документов.
3. ГОСТ Р 7.0.97-2016 (и актуальная редакция 2025 года) — определяет требования к оформлению трудовых книжек и их копий, включая формат, содержание и порядок заверения.
4. Особенности приказа Росстандарта — в 2023 году введено новое требование: при заверении копии для сторонней организации в удостоверительной надписи обязательно указывается место хранения оригинала (например: «Оригинал хранится в ООО «Ромашка» по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 10»).

Как получить нотариальную копию трудовой книжки: пошаговая инструкция

Процедура состоит из двух этапов: сначала вы получаете копию от работодателя, затем — заверяете её у нотариуса.

Этап 1: Получение копии от работодателя

1. Подайте письменное заявление на имя руководителя организации. Образец заявления можно найти ниже.
2. Укажите в заявлении:
   • ФИО, должность, табельный номер;
   • Цель получения копии (например: «для предоставления в посольство»);
   • Требуемый тип документа: «копия трудовой книжки» или «выписка из трудовой книжки»;
3. Работодатель обязан выдать документ в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).
4. Копия должна быть заверена печатью и подписью руководителя (или уполномоченного лица) с указанием должности и расшифровки подписи.
5. На копии ставится надпись: «Копия верна», дата, подпись, печать. Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2025, обязательно указывается место хранения оригинала.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

Заявление

Я, [ФИО полностью], [должность], табельный номер [номер], прошу выдать мне копию трудовой книжки для предоставления в [указать организацию, например: посольство РФ в Германии / банк Сбербанк / университет МГУ].

Цель: [указать цель — например, оформление визы / получение кредита / поступление в вуз].

Прошу заверить копию печатью организации и подписью руководителя в соответствии со ст. 62 ТК РФ.

Подпись: _______________ 
ФИО: [расшифровка]

Этап 2: Нотариальное заверение копии

После получения заверенной копии от работодателя, вы обращаетесь к нотариусу.

1. Заберите с собой:
   • Оригинал трудовой книжки (для сверки);
   • Заверенную копию, выданную работодателем;
   • Паспорт;
   • Документ, подтверждающий цель получения (если требуется, например, приглашение от вуза или банка).
2. Нотариус сверяет копию с оригиналом и удостоверяет, что копия соответствует оригиналу по содержанию.
3. На копии ставится нотариальная надпись:
   • «Копия сверена с оригиналом»;
   • ФИО нотариуса;
   • Дата и место совершения действия;
   • Печать нотариальной конторы;
   • Регистрационный номер нотариального действия.
4. Оплачивается государственная пошлина — на 2026 год составляет 200 рублей за удостоверение копии (п. 17 ст. 333.24 НК РФ).

Важно! Что нельзя делать при заверении

• Не заверяйте копию, если в ней есть исправления, помарки или несогласованные записи. Копия должна быть чистой и соответствовать оригиналу.
• Не используйте ксерокопии, сделанные самостоятельно. Только копия, выданная и заверенная работодателем, может быть удостоверена нотариусом.
• Не пытайтесь заверить копию без оригинала. Нотариус обязан сверить документы. Без оригинала он не может совершить действие.
• Не забывайте указывать место хранения оригинала. Это требование ГОСТ Р 7.0.97-2025. Без этой записи копия может быть отклонена.

Кто может получить копию трудовой книжки от имени работника?

Согласно законодательству, копию может получить не только сам работник, но и его представитель при наличии нотариально заверенной доверенности.

• Представитель по доверенности — если в доверенности прямо указано право «запрашивать и получать копии трудовой книжки».
• Наследники — после получения свидетельства о праве на наследование и нотариально заверенной доверенности на представление интересов умершего.
• Опекуны или попечители — при наличии решения суда и документов, подтверждающих полномочия.

Электронная трудовая книжка: можно ли получить нотариальную копию?

С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). В этом случае:

• Копия выдаётся в виде электронного документа с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
• Её можно получить через Госуслуги или личный кабинет Пенсионного фонда.
• Нотариус не может заверить электронную копию в бумажном виде — он может лишь заверить распечатку, если она подтверждена УКЭП и содержит QR-код или ссылку на проверку подписи.
• Для международных целей (например, визы) часто требуется бумажная копия, заверенная работодателем и нотариусом, даже если у вас ЭТК.

Совет: Если у вас ЭТК, запросите у работодателя выписку в бумажном виде с печатью и подписью — это будет основой для нотариального заверения.

Сколько стоит нотариальная копия трудовой книжки?

Расходы складываются из двух составляющих:

1. Госпошлина — 200 рублей (за удостоверение копии).
2. Услуги нотариуса — от 500 до 1500 рублей, в зависимости от региона и конторы (в Москве и Санкт-Петербурге — дороже).

В некоторых нотариальных конторах предоставляют скидки при оформлении нескольких копий или при наличии льгот (инвалиды, ветераны, пенсионеры).

Что делать, если работодатель отказывается выдавать копию?

Если работодатель уклоняется от выдачи копии трудовой книжки:

• Напишите второе заявление с указанием ссылки на ст. 62 ТК РФ.
• Если отказ продолжается — обратитесь в Государственную инспекцию труда (Роструд) с жалобой.
• Возможно обращение в суд с требованием о выдаче копии и компенсации морального вреда.

Работодатель может быть оштрафован на сумму до 50 000 рублей за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заверить копию трудовой книжки в МФЦ?

Нет. МФЦ не обладает полномочиями по нотариальному заверению. В МФЦ можно получить выписку из ЭТК в бумажном виде, но она не будет нотариально заверена. Для нотариального заверения необходимо обращаться к нотариусу.

Сколько времени действительна нотариальная копия?

Сама по себе копия не имеет срока действия. Однако организации, принимающие документ (например, банки, посольства, вузы) могут устанавливать свои требования — например, копия должна быть выдана не ранее 30 дней назад. Уточняйте это заранее.

Можно ли сделать копию трудовой книжки без печати работодателя?

Нет. Нотариус не может заверить копию, если она не заверена печатью и подписью работодателя. Только официальная копия, выданная организацией, может быть удостоверена.

Какие записи в трудовой книжке должны быть включены в копию?

В копию включаются все записи, сделанные в книжке:

• о приеме на работу;
• о переводах;
• о увольнении;
• о наградах и поощрениях;
• о смене ФИО.

Пустые страницы не копируются. Все записи должны быть оформлены в соответствии с Правилами ведения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 695).

Нотариальная копия трудовой книжки — это не просто формальность, а важный юридический инструмент, подтверждающий ваш профессиональный стаж и достоверность информации. Соблюдение всех требований законодательства, включая ГОСТ Р 7.0.97-2025 и ст. 62 ТК РФ, позволяет избежать отказов при подаче документов в банки, посольства и государственные органы.

Ключевые правила:

• Заявление на копию — только в письменной форме;
• Копия должна быть заверена работодателем с указанием места хранения оригинала;
• Нотариус заверяет только копию, сверенную с оригиналом;
• Электронная трудовая книжка требует особого подхода — запросите бумажную выписку;
• Отказ работодателя — повод для обращения в Роструд или суд.

Если вы сомневаетесь в правильности оформления — всегда консультируйтесь с нотариусом или юристом. Правильно оформленная копия, это гарантия того, что ваши документы будут приняты, а ваш стаж — признан.

Дата публикации: 22 мая 2026 года