В современной жизни часто возникают ситуации, когда человеку необходимо подтвердить свой профессиональный статус, стаж или текущее место работы․ Для этих целей используется трудовая книжка․ Однако отдавать оригинал документа сторонним организациям категорически не рекомендуется — он должен храниться у работодателя или в домашнем архиве (если вы не работаете)․ На помощь приходит нотариально заверенная выписка из трудовой книжки или ее копия․
В этой статье мы подробно разберем, что представляет собой нотариально заверенная выписка, для чего она нужна, как ее правильно оформить и какие документы потребуются․
Что такое нотариально заверенная выписка?
Нотариальное заверение копии или выписки из трудовой книжки — это процедура, при которой нотариус подтверждает юридическую силу документа, удостоверяя, что предоставленная копия полностью соответствует оригиналу․ Нотариус делает ксерокопии необходимых страниц, проставляет на них печати, свои подписи, а также вносит на каждую страницу запись о том, что «копия верна»․
Зачем может понадобиться нотариально заверенная копия?
Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, может потребоваться работнику в любой момент: для получения кредита, оформления загранпаспорта, получения субсидий и т․д․ Однако в некоторых случаях требуется именно нотариальное заверение:
- Оформление ипотеки или крупного кредита: банки хотят быть уверены в подлинности предоставленных данных о занятости․
- Получение визы: консульства некоторых стран требуют именно нотариально заверенные документы․
- Решение спорных вопросов: при возникновении судебных споров с работодателем относительно трудового стажа, нотариально заверенная копия трудовой книжки может служить неопровержимым доказательством․
- Оформление пенсии или социальных льгот: если оригинал утерян или есть сомнения в правильности записей․
- Для неработающих граждан: если трудовая книжка находится на руках у владельца, заверить ее может только нотариус․
Как получить выписку у работодателя (согласно ТК РФ)
Если вы работаете и трудовая книжка храниться в отделе кадров, вы не можете просто забрать её и пойти к нотариусу․ Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо обратиться к начальству в письменном виде․
Пошаговая инструкция по оформлению выписки через работодателя:
- Написание заявления․ Для получения выписки сотрудник должен оформить письменное заявление на имя руководителя․ В заявлении указывается цель получения документа и желаемый способ заверения․
- Ожидание подготовки; Работодатель обязан выдать заверенную копию или выписку в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления․
- Получение документа․ Кадровик снимает копии, прошивает их, проставляет печати и подписи․
Ниже представлен образец заявления на выдачу копии:
Генеральному директору ООО «Название»
Иванову И․И․
от менеджера Петрова П․П․
Заявление
Прошу Вас выдать мне заверенную копию трудовой книжки (или выписку из трудовой книжки) для предоставления в банк для оформления кредита․
Как заверить выписку у нотариуса
Если вы временно не работаете (трудовая книжка у вас на руках) или инстанция требует именно нотариального заверения, вам необходимо напрямую обратиться в нотариальную контору․
Необходимые документы:
Для того чтобы заверить копию трудовой книжки нотариусом, вам потребуется предоставить следующие документы:
- Оригинал трудовой книжки: Нотариус должен сверить копию с оригиналом․ Без оригинала документа процедура невозможна․
- Паспорт гражданина РФ: для удостоверения вашей личности․
- Копия трудовой книжки (опционально): Копия должна быть четкой и читаемой․ Рекомендуется сделать копию заранее, чтобы избежать задержек в нотариальной конторе․ Однако многие нотариусы предпочитают делать копии самостоятельно, чтобы гарантировать их качество․
Процедура заверения у нотариуса:
- Вы предъявляете нотариусу паспорт и оригинал трудовой книжки․
- Нотариус самостоятельно делает ксерокопии необходимых страниц (или проверяет ваши)․
- На каждой странице нотариус проставляет свою печать, подпись и вносит запись о том, что копия верна и соответствует оригиналу․
- Страницы прошиваются (если это необходимо), нумеруются, и на последней странице ставится заверительная надпись с указанием количества листов․
Важные нюансы и цифровизация
Чтобы произвести процедуру заверения копии трудовой, не отклоняясь от требований Трудового Кодекса РФ, а также, чтобы копия была гарантированно принята в нужной инстанции, необходимо учитывать срок действия документа․ Как правило, заверенная работодателем копия действительна 1 месяц․ Срок действия нотариально заверенной выписки законодательно не ограничен, но различные организации (банки, консульства) могут устанавливать свои требования (например, не старше 3 месяцев)․
Цифровизация коснулась многих сфер человечкой жизни, и трудовые отношения не стали исключением; Россиянам доступен сравнительно новый формат — электронная трудовая книжка (ЭТК)․ В этом случае информация о стаже хранится в базе Пенсионного фонда РФ․ Если вам нужна выписка из ЭТК, ее можно заказать через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте ПФР․ Однако вопрос нотариального заверения электронной выписки пока имеет свои юридические тонкости, поэтому если вам действительно необходимо получить нотариально заверенную копию трудовой книжки, обратитесь к своему нотариусу и узнайте, возможно ли это в вашей ситуации и как правильно зафиксировать данные из ЭТК․
Нотариально заверенная выписка из трудовой книжки — это надежный способ подтвердить ваш трудовой стаж и текущую занятость для третьих лиц․ Главное правило — всегда сохраняйте оригинал документа․ Если вы работаете, действуйте через отдел кадров по письменному заявлению, а если трудовая книжка на руках — смело обращайтесь к нотариусу с паспортом․ Помните, что правильно заверенный документ — это гарантия того, что ваши права будут защищены в любой инстанции․