Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовой стаж работника, сведения о заработной плате, премиях, отпусках и прочих условиях труда. С 1 января 2023 года в России введена новая форма бумажной трудовой книжки, а к 2026 году большинство новых работников получают электронную трудовую книжку (ЭТК). В статье подробно рассмотрим, какие изменения произошли, кому и как необходимо оформить новую книжку, а также дадим пошаговую инструкцию для работодателей и работников.

Содержание

1. Новая форма бумажной трудовой книжки (с 2023 г.)
2. Кому теперь выдаётся новая бумажная книжка, а кому – электронная
3. Пошаговая инструкция по оформлению новой трудовой книжки
4. Электронная трудовая книжка: как оформить и вести
5. Как перейти из бумажной формы в электронную и наоборот
6. Часто задаваемые вопросы

Новая форма бумажной трудовой книжки (с 1 января 2023)

С 1 января 2023 года в России введена обновлённая бумажная трудовая книжка (форма № Т-2). Основные изменения:

• ьный лист – теперь содержит поле для указания кода функции (по классификатору ОКФЭ) и отдельный блок для отметки о выдаче/получении книжки.
• Вкладыши – добавлены новые листы для записи о совместительстве, вахтовом методе работы и о переводе в другие организации.
• Шрифт и разметка – стандартизированы, что упрощает автоматизацию ввода данных в электронные системы.
• Поля для отметок о переходе на электронный формат – предусмотрены в соответствии со ст. 66;1 ТК РФ.

Эти изменения направлены на унификацию бумажных и электронных форм, а также на подготовку к полному переходу на электронные трудовые книжки.

Кому нужна новая бумажная трудовая книжка, а кому – электронная?

С 2026 года правила распределения форм выглядят так (согласно ст. 66 и ст. 66.1 ТК РФ):

Таким образом, в 2026 году заводить новые бумажные трудовые книжки нельзя без согласия работника; по умолчанию выдаётся электронный документ.

Пошаговая инструкция по оформлению новой трудовой книжки

Для работодателя

1. Определить форму книжки (бумажная или электронная) в зависимости от желания работника и наличия технической возможности.
2. Подготовить заявление работника (если требуется переход в электронный формат) – форма по ст. 66.1 ТК РФ.
3. Сформировать запись о выдаче/получении книжки в книге учёта движения трудовых книжек:
   • Дата выдачи;
   • ФИО работника;
   • Номер и серия книжки (для бумажной) или ИНН/номер ЭТК (для электронной);
   • Подпись ответственного лица.
4. Заполнить ьный лист новой бумажной книжки:
   • ФИО работника, дата рождения, пол;
   • Серия и номер книжки;
   • Дата выдачи (записывается в графе «Дата выдачи»);
   • Код функции (по классификатору ОКФЭ) – обязательное поле с 2023 года.
5. Сделать запись о приёме на работу (ст. 66 ТК РФ):
   • Дата приёма;
   • Наименование организации, ИНН, ОКПО;
   • Должность, код функции;
   • Условия труда (полный/неполный рабочий день, вахтовый метод, совместительство и т.п.).
6. Отправить сведения в СФР (Система формирования расчётных документов) по форме ЕФС‑1 не позднее следующего рабочего дня после приёма.
7. Вести последующие записи (переводы, повышения, увольнения, отпуска, премии) в соответствии с инструкциями 2025‑2026 гг.:
   • Каждая запись подписывается руководителем подразделения;
   • Для электронных книжек – ввод данных в систему Госуслуги/СФР и подтверждение подписью.

Для работника

1. Получить от работодателя копию заявления о выдаче (бумажной) или переходе (электронной) в формате, предусмотренном ст. 66.1 ТК РФ.
2. Проверить правильность заполнения ьного листа и первой записи о приёме.
3. Сохранить документ (бумажный – в надёжном месте; электронный – в личном кабинете «Госуслуги»).
4. При смене места работы – убедиться, что прежний работодатель правильно закрыл запись (дата увольнения, подпись).
5. При необходимости получить выписку из ЭТК через портал Госуслуги или СФР.

Электронная трудовая книжка: как оформить и вести

ЭТК – это запись о трудовой истории в информационной системе, доступной через личный кабинет «Госуслуги» и СФР. Оформление происходит в несколько этапов:

1. Заявление работника о переходе на электронный формат (если он ранее имел бумажную книжку). Заявление подаётся в письменной форме или через электронный сервис работодателя.
2. Регистрация в системе – работодатель вводит данные о работнике в СФР (форма ЕФС‑1) и указывает тип трудовой книжки «Электронная».
3. Создание ЭТК в базе данных Министерства труда. Система автоматически генерирует уникальный номер и привязывает его к ИНН/СНИЛС работника.
4. Уведомление работника – работнику отправляется ссылка для активации личного кабинета в «Госуслугах», где он может просмотреть свою трудовую книжку.
5. Ведение записей – все дальнейшие изменения (приём, перевод, повышение, отпуск, увольнение) вносятся работодателем в СФР, а работнику приходит уведомление по электронной почте/СМС.

Преимущества ЭТК:

• Отсутствие риска потери бумажного документа;
• Мгновенный доступ к полной трудовой истории в любой точке страны;
• Упрощённый процесс проверки стажа для пенсионных и социальных выплат;
• Автоматическое обновление данных при смене работодателя.

Как перейти из бумажной формы в электронную и наоборот

Переход из бумажной в электронную

1. Работник подаёт письменное заявление о переходе (ст. 66.1 ТК РФ).
2. Работодатель вносит запись о выдаче ЭТК в книгу учёта движения трудовых книжек.
3. В СФР заполняется форма ЕФС‑1 с указанием нового типа книжки.
4. Система генерирует электронный документ; работнику отправляется ссылка для активации.
5. Бумажная книжка, если она была выдана ранее, считается «закрытой» – в ней делается запись о переводе в электронный формат и подпись ответственного лица.

Переход из электронной в бумажную (исключительно по желанию работника)

1. Работник подаёт заявление о желании получить бумажную трудовую книжку.
2. Работодатель оформляет дубликат бумажной формы, заполняет её всеми записями, уже внесёнными в ЭТК, и ставит отметку о выдаче.
3. В книге учёта фиксируется «выдача бумажной книжки» и «закрытие ЭТК» (в системе ставится статус «переведена в бумажный формат»).
4. Работнику выдаётся бумажный документ, а электронный вариант сохраняется в архиве.

Важно: переход в обратную сторону возможен только при наличии письменного заявления и согласия работодателя.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли самостоятельно заказать бумажную трудовую книжку? – Нет. Книжку выдаёт только работодатель в соответствии с ТК РФ.
• Сколько стоит выпуск новой трудовой книжки? – Выдача (бумажной или электронной) бесплатна для работника; расходы несёт работодатель (печатные формы, услуги по регистрации в СФР).
• Что делать, если в бумажной книжке допущена ошибка? – Ошибку исправляют штампом «Исправлено», ставят подпись и дату. При серьёзных ошибках оформляют дополнение (вкладку) с пояснением.
• Можно ли использовать копию трудовой книжки в официальных целях? – Копия признаётся только в том случае, если она заверена подписью работодателя и печатью организации. Для большинства государственных процедур требуется оригинал или выписка из ЭТК.
• Как получить выписку из электронной трудовой книжки? – Через личный кабинет «Госуслуги» → «Мои документы» → «Трудовая книжка». Можно запросить печатную выписку в отделе кадров текущего работодателя.

Оформление новой трудовой книжки в 2026 году – процесс, который сочетает традиционные бумажные процедуры и современные электронные сервисы. Ключевые моменты:

• С 2023 года используется обновлённая бумажная форма № Т‑2.
• С 2026 года новые работники по умолчанию получают электронную трудовую книжку, но могут запросить бумажный вариант.
• Работодатель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и своевременно отправлять сведения в СФР.
• Переход между форматами возможен только по письменному заявлению работника.
• Электронный формат упрощает контроль за стажем, ускоряет получение справок и снижает риск потери документа.

Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете правильно оформить новую трудовую книжку, избежать типовых ошибок и обеспечить законность трудовых отношений.

Дата актуализации статьи: 22 мая 2026 г.