Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж, квалификацию и право на социальные выплаты․ С 2023 года в России введена новая форма трудовой книжки, а с 2025‑го года – обновлённые правила её заполнения․ В статье подробно рассмотрим:

• правовую основу;
• какие изменения вступили в силу в 2023‑2025 годах;
• пошаговую инструкцию заполнения бумажного и электронного вариантов;
• примеры записей для разных ситуаций;
• распространённые ошибки и рекомендации их избежать․

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения и заполнения трудовых книжек:

1. Постановление Минтруда РФ от № 69 – «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек»․
2. Приказ Минтруда РФ от № 320н – ввод новой формы трудовой книжки и уточнение порядка заполнения (далее – Порядок 320н)․
3. Постановление Правительства РФ от № 549 – утверждение формы бланков трудовых книжек․
4. Постановление Правительства РФ от № 1250 – ввод электронных трудовых книжек (ЭТК)․

Все изменения действуют на всей территории России, включая автономные республики, области и округа․ При этом документы старого образца продолжают действовать до их полного износа; обменять их на новые не требуется (см․ письмо Минтруда от № 14‑6/В‑1049)․

Новая форма трудовой книжки (с 1 января 2023)

Новая форма отличается:

• улучшенной разметкой страниц (разделы «Сведения о работе», «Сведения о профессиональном обучении», «Сведения о повышении квалификации» и др․ чётко отделены);
• возможностью вшивания вкладышей при заполнении всех страниц основного бланка;
• появлением графы «Дата заполнения» в виде арабских цифр (дд․мм․гггг);
• отсутствием места для зачеркиваний – любые исправления вносятся только на вкладышах․

Образец нового бланка можно скачать в приложении к Приказу 320н (Приложение 1)․

Порядок заполнения трудовой книжки

3․1 Общие указания

Заполнение производится на русском языке (или на официальном языке субъекта РФ, где расположен работодатель)․ Записи вносятся чернильной ручкой, чёрного цвета, без исправлений и зачеркиваний․ Если в основном бланке места закончилось, оформляется вкладыш (страница того же формата, пронумерованная последовательно)․

3․2 Шаг за шагом

1. ьный лист – указывается фамилия, имя, отчество, дата рождения, серия и номер паспорта, ИНН (при наличии) и место постоянной регистрации․
2. Раздел «Сведения о работе» (стр․ 2‑5)․ Для каждой записи заполняются столбцы:
   • № записи;
   • Дата приема (дд․мм․гггг) – указывается в арабских цифрах;
   • Должность, на которой работник был принят;
   • Наименование организации, её ИНН и ОКПО;
   • Основание приема (приказ, договор, согласие и т․п․);
   • Дата увольнения (если есть) и причина прекращения трудовых отношений (пункт ТК РФ, статья);
   • Подпись работодателя и печать․
3. Раздел «Сведения о профессиональном обучении» – указываются курсы, стажировки, повышение квалификации, даты начала и окончания, наименование учебного заведения․
4. Раздел «Сведения о повышении квалификации» – фиксируются дипломы, сертификаты, квалификационные категории․
5. Раздел «Сведения о воинской службе» (при наличии) и «Сведения о семейном положении» – заполняются по требованию работодателя․
6. Если в книге закончились страницы, вкладыш вшивается в соответствующий раздел (обычно в «Сведения о работе»)․

3․3 Пример записи о приёме на работу

3․4 Пример записи об увольнении

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в России действует электронный вариант трудовой книжки, который хранится в личном кабинете на портале Пенсионного фонда РФ․ Основные особенности:

• Записи вносятся автоматически через систему «Электронный документооборот» (ЭДО) работодателем;
• Работник может просматривать и скачивать выписку в любой момент;
• Для перехода с бумажного на электронный вариант необходимо подать заявление в ПФР (форма З‑1);
• Одновременное ведение бумажной и электронной книги допускается, если работник не отказался от бумажного варианта․

ЭТК полностью заменяет бумажный документ в части начисления пенсии, расчёта отпускных и иных социальных выплат․

Часто встречающиеся ошибки и как их избежать

1. Зачёркивания и исправления в разделе «Сведения о работе»․ Порядок 320н прямо запрещает такие действия․ При ошибке используйте новый вкладыш․
2. Неправильный формат даты․ Дата должна быть указана арабскими цифрами (дд․мм․гггг)․ Прописью допускается только в колонке «Месяц» в некоторых старых образцах․
3. Отсутствие подписи работодателя․ Без подписи и печати запись считается недействительной․
4. Не заполнены обязательные реквизиты организации․ Указывайте полное наименование, ИНН, ОКПО, а при необходимости – ОКВЭД․
5. Пропуск записей о перерывах в работе․ Любой период без официального трудового договора (например, отпуск без сохранения заработной платы) должен быть отражён в книге․
6. Неправильный порядок нумерации записей․ Нумерация ведётся сквозная, без пропусков, даже если запись делается в вкладыше․

Для контроля качества заполнения рекомендуется вести журнал проверок у кадрового специалиста, где фиксируются дата проверки, найденные замечания и их устранение․

Как оформить дубликат трудовой книжки

Дубликат может быть выдан в случае утери, порчи или уничтожения оригинала․ Порядок оформления:

1. Работник подаёт заявление в отдел кадров с указанием причины и копией паспорта;
2. Работодатель запрашивает у прежних нанимателей сведения о трудовом стаже (выписка из их трудовых книжек или справка);
3. Собираются все документы (приказы о приёме и увольнении, справки о заработной плате) и оформляется дубликат в соответствии с Порядком 320н;
4. Работнику выдаётся дубликат, а оригинал (если найден) передаётся в архив работодателя․

Трудовая книжка – документ, от которого зависят пенсионные начисления, выплаты при увольнении и многие другие социальные гарантии․ С 2023 года введена новая форма, а с 2025 года – уточнённые правила её заполнения․ Соблюдая указанные в статье рекомендации, вы сможете избежать типичных ошибок, обеспечить корректность записей и сохранить свои трудовые права․

Помните: правильное заполнение трудовой книжки – ваша гарантия надёжного трудового стажа и уверенности в завтрашнем дне․

Дата актуализации статьи: