Трудовая клятка (трудовая книжка), основной документ, фиксирующий трудовое положение работника. С 2022 г. в России введена новая форма трудовых книжек, требующая более тщательного заполнения. В этой статье мы разберём, как правильно оформить новые трудовые книжки, какие документы нужны и какие ошибки часто встречаются.
Что такое новая форма трудовых книжек?
Согласно Трудовому кодексу РФ и приказу Минтруда от № 831, начиная с 1 января 2022 г. все организации обязаны вести трудовые книжки по новой форме. Главные изменения:
- Упрощённый шаблон (одностраничный лист вместо многостраничного документа).
- Увеличенный объём информации о каждом рабочем месте.
- Обязательное указание кода квалификации по ВСОК.
Основные реквизиты новой формы
В новой трудовой клятке фиксируются следующие сведения:
- ФИО работника.
- Дата рождения.
- Пол.
- Номер паспорта и дата выдачи.
- Место жительства.
- Сведения о образовании и профессиональной подготовке.
- Код квалификации по ВСОК.
- Сведения о трудовом стаже.
- Место и дата заключения трудового договора.
- Должность, тарифная ставка, режим работы.
- Сведения о профсоюзном участии (если есть).
- Подпись работника и подпись руководителя.
Пошаговая инструкция по заполнению
Ниже приведён пошаговый алгоритм, который поможет избежать ошибок.
Подготовка исходных данных
Перед тем как приступить к заполнению, соберите все необходимые документы:
- Копия паспорта сотрудника.
- Справка о среднем профессиональном образовании.
- Трудовой договор (или его копия).
- Справка о стаже (при необходимости).
- Код квалификации по ВСОК (можно получить в Центре занятости или в профсоюзном отделении).
Заполнение полей
Откройте форму и последовательно введите данные:
- ФИО – вводите полностью, без сокращений.
- Дата рождения – формат ДД.ММ.ГГГГ.
- Пол – «М» или «Ж».
- Паспортные данные – серия и номер, дата выдачи, кем выдан.
- Место жительства – адрес полностью.
- Образование – название учебного заведения, специальность, степень.
- Код квалификации – укажите код из таблицы ВСОК.
- Трудовой договор – дата заключения, номер.
- Должность – точное название, как указано в договоре.
- Тарифная ставка – укажите ставку в рублях.
- Режим работы – полный день, частичная, гибрид и т.д.
- Подписи – работник и руководитель ставят подписи в конце.
Проверка соответствия
После заполнения проверьте:
- Все обязательные поля заполнены.
- Данные совпадают с копиями документов.
- Подписи обеих сторон присутствуют.
- Код квалификации соответствует должностному уровню.
Частые ошибки и как их избежать
Ошибки при заполнении могут привести к возврату документа в отдел кадров. Вот наиболее типичные:
- Омиссивные подписи – без подписи работника форма считается недействительной.
- Неправильный код квалификации – кодировка должна соответствовать должностному уровню.
- Ошибки в датах – используйте только формат ДД.ММ.ГГГГ.
- Недостаточная детализация места жительства – указывайте полностью, включая индекс.
- Несоответствие образованию и коду квалификации – проверяйте соответствие.
Для минимизации рисков рекомендуется:
- Проводить проверку заполненной формы вторым специалистом.
- Сохранять копию оригинала в электронном виде.
- Регулярно обновлять таблицу кодов квалификаций.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли использовать старую форму, если она уже заполнена?
Нет. С все новые записи должны вестись только в новой форме. Старую форму можно использовать только для уже существующих записей, но при её переносе в новую необходимо выполнить полное соответствие требованиям.
Как вести учёт при смене работодателя?
При смене места работы в новой книжке в соответствующем поле указываются сведения о новом трудовом договоре. При этом в прежней книжке делается отметка о прекращении трудовых отношений.
Что делать, если в книжке допущена опечатка?
Опечатку можно исправить только путём внесения изменения с подписью работника и работодателя. В случае значительных ошибок лучше оформить новый лист и перенести данные.
Требуется ли указывать сведения о профсоюзном членстве?
Это необязательно, но если сотрудник состоит в профсоюзе, то в соответствующее поле следует указать «Да» и номер профсоюзного билета.
Заполнение новых трудовых книжек – важный процесс, требующий внимательности и соблюдения нормативных требований. Правильно оформленный документ не только защищает права работника, но и упрощает работу HR‑отдела. Следуя описанному выше пошаговому алгоритму и учитывая типичные ошибки, вы сможете без проблем оформить трудовые книжки в новой форме.
Если возникнут дополнительные вопросы, рекомендуем обратиться в отдел кадров или в консультационный центр Минтруда.