Трудовая книжка – это документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию работника․ С 1 января 2023 года в России действует новый формат трудовой книжки, который отличается от старого образца, но при этом сохраняет привычные для работодателей и кадровиков процедуры․ В этой статье мы разберём, что делать, если вы нашли старую трудовую книжку, но необходимо оформить новую, а также как вести учёт в электронном виде․
Что такое новая трудовая книжка?
Новый формат трудовой книжки был введён в 2023 году․ Он включает в себя:
- обновлённый дизайн и структуру страниц;
- возможность использования электронной подписи для физических лиц;
- обязательность ведения электронной трудовой книжки (ЭТК) в случае отсутствия бумажного документа;
- сокращение количества страниц, необходимых для записи сведений о работе․
Согласно письму Минтруда России от 3 июня 2022 года (14‑6/ООГ‑3682), в случае утраты бумажной трудовой книжки работодатель обязан вести сведения о работнике только в электронном виде․
Почему иногда нужно искать старую трудовую книжку?
В реальной практике часто встречаются ситуации, когда:
- работник потерял бумажную трудовую книжку и не может предоставить её при приёме на работу;
- старый образец трудовой книжки закончился, но в нём остались важные записи, которые необходимо перенести в новый бланк;
- сотрудник имеет несколько трудовых книжек из разных предприятий (часто из «шаражей»), и нужно определить, какую из них использовать․
Если вы нашли старую трудовую книжку, но она не соответствует требованиям нового формата, её можно использовать как дубликат при условии, что в ней есть все необходимые сведения․ Однако в большинстве случаев предпочтительнее оформить новую бумажную или электронную трудовую книжку․
Как оформить новую трудовую книжку, если старую потеряли?
3․1 Оформление бумажной трудовой книжки
Если работодатель решает выдавать бумажную трудовую книжку, то:
- Сотрудник заполняет ьный лист новой трудовой книжки․
- Владелец предприятия (кадровый специалист) подшивает вкладыш с данными о предыдущем месте работы, если это необходимо․
- В случае, если в старой книжке остались пустые страницы, их можно перенести в новую, но это не является обязательным․
Важно помнить, что если в новой трудовой книжке закончились страницы, работодатель может оформить дополнительный бланк без ограничений по сроку․
3․2 Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Согласно требованиям Минтруда, при отсутствии бумажного документа работодатель обязан вести сведения о работнике в электронном виде․ Это делается через систему Электронного кадрового делопроизводства (ЭКД):
- Создаётся электронный профиль сотрудника․
- Вводятся сведения о работе, стаже, наградах и т․д․
- Сотрудник получает электронную подпись, которая подтверждает подлинность данных․
- При необходимости сотрудник может получить печатную справку (СТД‑Р) или обратиться в Соцфонд за справкой СТД‑СФР․
ЭТК полностью заменяет бумажную трудовую книжку, если работодатель не имеет возможности её выдать․
Новые бланки 2023 года: особенности и нюансы
Новые бланки трудовой книжки, введённые в 2023 году, имеют следующие отличия от старого образца:
- появился раздел «Сведения о работе» с более подробными полями;
- добавлен раздел «Сведения о награждении»;
- возможность использования электронной подписи для всех записей;
- изменён формат вкладыша, который теперь подшивается к ьному листу․
Если у вас есть запас бланков старого образца, вы можете продолжать использовать их без ограничений по сроку, но при этом рекомендуется перейти на новый формат для соблюдения актуальных требований․
Как продолжить работу с новой трудовой книжкой, если в старой нет вкладыша?
Если в старой трудовой книжке отсутствует вкладыш, но вы уже получили новую, то:
- продолжайте заполнять новую трудовую книжку, начиная с ьного листа;
- если необходимо перенести данные из старой книжки, сделайте копию и внесите их в новую вручную;
- при необходимости оформите дополнительный бланк для завершения записи;
Важно сохранять все копии и документы, связанные с предыдущим стажем, чтобы избежать конфликтов при проверках․
Практические советы
- Сохраняйте копии всех записей о работе, даже если они находятся в бумажном виде․
- При переходе на новый формат обязательно обновите данные в системе ЭКД․
- Если вы работали в нескольких местах, объедините сведения в одной трудовой книжке, чтобы избежать путаницы․
- При наличии дубликата старой трудовой книжки, убедитесь, что он содержит все необходимые сведения и подписан работодателем․
- Обратитесь к службе кадров вашего предприятия за разъяснениями по конкретным случаям․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли завести новую трудовую книжку полностью при наличии старой? – Да, если старая книжка устарела или потеряна, можно оформить новую полностью․
- Что делать, если в трудовой книжке закончились страницы? – Оформите дополнительный бланк без ограничений по сроку․
- Нужен ли вкладыш в новой трудовой книжке? – Да, вкладыш подшивается к ьному листу и содержит сведения о предыдущем месте работы․
- Можно ли использовать старый бланк? – Да, но рекомендуется перейти на новый формат для соблюдения актуальных требований․
- Как получить справку о стаже, если у меня только электронная трудовая книжка? – Получите справку СТД‑Р или обратитесь в Соцфонд за справкой СТД‑СФР․
Новая трудовая книжка – это не просто обновлённый бланк, а целый набор правил, которые помогают работодателям и работникам вести учёт трудового стажа в соответствии с современными требованиями․ Если вы нашли старую трудовую книжку, но необходимо оформить новую, следуйте рекомендациям, приведённым выше, и обязательно используйте электронный формат, если бумажный документ недоступен․ Это обеспечит прозрачность и законность ваших трудовых отношений․
Ссылки и источники
- Письмо Минтруда России от 3 июня 2022 года (14‑6/ООГ‑3682)
- Нормативные акты о новой трудовой книжке (2023 года)
- Сайт Гарант․РУ – актуальные изменения правового регулирования трудовых отношений