С 1 января 2023 года в России действуют новые правила ведения трудовых книжек․ С 2026 года основной формат — электронная трудовая книжка (ЭТК)․ В этой статье подробно разберем, что считается «новой» трудовой книжкой, кто и как её оформляет, и где её можно получить․
Что такое «новая» трудовая книжка?
Под «новой» трудовой книжкой понимается два варианта:
- Бланк нового образца — бумажная книжка, форма которой утверждена приказами Минтруда № 320н и Минфина № 55н․ Применяется с ․
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровой аналог, который ведётся в системе Пенсионного фонда (СФР)․ Это основной формат с 2026 года․
Кому и когда оформляется новая трудовая книжка?
Новая трудовая книжка оформляется в двух основных случаях:
- При трудоустройстве впервые — у человека никогда не было ни бумажной, ни электронной трудовой․
- При утере или отсутствии предыдущей книжки — если у сотрудника была книжка, но она утеряна, или он не может предоставить сведения о стаже, работодатель заводит новый бланк или дубликат․
Важный нюанс: если у сотрудника уже есть бумажная книжка
Если на руках у нового сотрудника есть действующая бумажная трудовая книжка старого образца, возможны два варианта по его заявлению:
- Вести параллельно бумажную и электронную книжки․
- Полностью отказаться от бумажной и перевести все записи в электронный формат․
Однако! Обязанность отчитываться обо всех кадровых изменениях в СФР лежит на работодателе в любом случае (ст․ 66․1 ТК РФ)․
Пошаговая инструкция для работодателя: как оформить новую трудовую книжку
Шаг 1: Определите тип оформления
Спросите сотрудника, есть ли у него трудовая книжка (бумажная или электронная)․ Если нет — оформляйте новую․
Шаг 2: Соберите необходимые документы
Для оформления новой трудовой (особенно для человека без опыта работы) потребуются:
- Паспорт гражданина РФ;
- СНИЛС․
- ИНН․
- Документы об образовании (если требуется для должности)․
Шаг 3: Оформите приём на работу
Подпишите трудовой договор и издайте приказ о приёме на работу (форма Т-1 или электронный аналог)․
Шаг 4: Оформите новую трудовую книжку
В зависимости от выбранного формата:
- Для бумажной книжки нового образца: заполните бланк, сделайте первую запись о приёме․ Бланк можно приобрести в специализированных магазинах или заказать у производителя․
- Для электронной книжки: никаких бланков не нужно․ Достаточно вносить данные о приёме в систему СФР через программное обеспечение для кадрового учёта (например, «1С:Зарплата и управление персоналом» или онлайн-сервисы)․
Шаг 5: Передайте книжку сотруднику или сообщите данные
- Бумажная книжка передаётся сотруднику под расписку․
- Электронная книжка — сотрудник может просмотреть её в личном кабинете на портале Госуслуг или в личном кабинете на сайте ПФР (СФР)․ Работодатель обязан проинформировать его об этом․
Где и как получить (посмотреть) свою новую электронную трудовую книжку?
Сотрудник может получить выписку или посмотреть свою ЭТК несколькими способами:
Через портал Госуслуг (самый удобный способ)
- Авторизуйтесь на портале Госуслуг․
- Перейдите в раздел «Выписка из электронной трудовой книжки»․
- Нажмите кнопку «Получить выписку»․
- Выписка готовится обычно в течение нескольких минут (максимум 3 рабочих дня)․
Через сайт ПФР (СФР)
Нужно иметь подтверждённую учётную запись на сайте Пенсионного фонда․ В личном кабинете также доступен раздел с трудовой книжкой․
В МФЦ («Мои документы»)
Можно получить бумажную выписку из ЭТК, обратившись в МФЦ с паспортом․ Услуга платная․
Через работодателя
Работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника выдать ему выписку из электронной трудовой книжки на бумаге․ Форма выписки утверждена приказом Минтруда․
Частые вопросы (FAQ)
Нужно ли писать заявление на новую трудовую книжку?
Да, если оформляется бумажная книжка․ Заявление пишет сотрудник с просьбой оформить ему трудовую книжку впервые или выдать дубликат․ Для электронной книжки формального заявления не требуется — достаточно факта трудоустройства и внесения данных в СФР․
Кто отвечает за ведение электронной трудовой книжки?
Ответственность за своевременность и корректность внесения записей в СФР полностью лежит на работодателе (отдел кадров, бухгалтерия)․ Сотрудник лишь получает к ней доступ․
Что делать, если в новой компании требуют старую бумажную книжку, а её нет?
Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку (бумажную или электронную) на основании предоставленных документов (паспорт, СНИЛС)․ Отсутствие предыдущей книжки не является препятствием для трудоустройства․
С 2026 года электронная трудовая книжка — приоритетный и наиболее распространённый формат․ Для работодателя это означает необходимость:
- Настроить кадровое программное обеспечение для передачи данных в СФР․
- Вносить все записи (приём, увольнение, переводы) в электронный вид без задержек․
- Информировать сотрудников о возможности просмотра их ЭТК через Госуслуги․
Для сотрудника «новая» трудовая книжка — это цифровой стаж, который всегда доступен онлайн, не боится потери и не требует ношения с собой․ Бумажный вариант сохраняется только по инициативе самого работника․
Важно: Все изменения в кадровых данных должны отражаться в СФР в течение одного рабочего дня со дня их возникновения․ Это ключевое правило 2026 года․
Статья подготовлена на основе актуальных нормативных актов и практики применения Трудового кодекса РФ (ст․ 66․1) и приказов Минтруда и Минфина․ Дата актуальности информации: май 2026 года․