Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. С 1 января 2023 года в России действует новый образец бумажной трудовой книжки, а также правила её ведения, утверждённые приказом Минтруда № 320н и приказом Минфина № 320н от 19 05 2021 г. В этой статье мы разберём, как правильно оформить и заполнить новую трудовую книжку, какие записи вносить, как получить дубликат и как перейти на электронный формат.
Что изменилось в новом образце трудовой книжки?
- На титульном листе появилась надпись «Печать нужна при наличии».
- Внесение сведений о приёме на работу начинается с графы 3 (наименование организации).
- На вкладках теперь указаны новые поля для сведений о смене должности, организации и т.д.
- Новый формат применён с 1 января 2023 г. (см. Постановление о новом образце).
Как получить новую трудовую книжку?
Для новых сотрудников трудовая книжка выдаётся работодателем в момент приёма на работу. Если работник ранее не имел трудовой книжки, то:
- Работодатель заполняет форму ЕФС‑1 и отправляет её в Социальный фонд России.
- При выдаче новой книжки работник заполняет титульный лист и вкладыш.
- Документ подписывается и печатается (если печать есть).
Если работник потерял старую книжку, ему необходимо оформить дубликат. В этом случае можно использовать чистые бланки нового образца.
Порядок заполнения трудовой книжки
3.1 Титульный лист
На титульном листе указываются:
- ФИО работника
- Дата рождения
- Место рождения
- СНИЛС
- Серия и номер книжки
- Дата выдачи
Если печать есть, ставится печать работодателя.
3.2 Вкладыш
Вкладыш содержит сведения о приёме на работу и о последующих изменениях. Записи делаются в порядке их возникновения.
3.3 Запись о приёме на работу
Образец записи (с учётом нового образца):
Приём на работу по совместительству в ООО «Пример» на должность менеджер по продажам.
Копия приказа от № 123/П.
Печать (если есть).
Важные нюансы:
- В графе 3 указывается полное наименование организации в соответствии с учредительными документами.
- При отсутствии печати запись можно оставить без неё – это не нарушает закон.
- Если работник впервые поступил на работу, то запись о приёме в бумажной книжке не обязательна (статья 8 ст. 2 ФЗ 439‑ФЗ). Однако титульный лист и вкладыш всё равно оформляются.
3.4 Запись о смене должности/организации
Пример записи о переводе в другую должность:
Перевод на должность старший менеджер по продажам.
Копия приказа от № 456/П.
Печать (если есть).
Пример записи о переименовании организации:
Переименование организации в АО «Новый Пример».
Копия приказа от № 789/П.
Печать (если есть).
3.5 Запись об увольнении
Образец записи об увольнении по собственному желанию:
Увольнение по собственному желанию.
Копия приказа от № 101/П.
Печать (если есть).
3.6 Запись о переводе на совместительство и удаленную работу
При переводе на совместительство:
Перевод на совместительство в ООО «Пример» на должность консультант.
Копия приказа от № 202/П.
Печать (если есть).
При переходе на удаленную работу:
Переход на удаленную работу.
Копия приказа от № 303/П.
Печать (если есть).
Как оформить дубликат трудовой книжки?
Если старую книжку потеряли, работник обращается в отдел кадров работодателя. Работодатель заполняет заявление о выдаче дубликата и отправляет его в региональный отдел Фонда социального страхования. После проверки документов работнику выдаётся дубликат в новом образце. Важно:
- В дубликате сохраняются все записи из оригинала.
- Печатка ставится только если она есть.
- Дубликат считается официальным и имеет ту же юридическую силу, что и оригинал.
Электронная трудовая книжка
С 2021 г. в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). Работник может получить её через портал Госуслуги. Для перехода на ЭТК необходимо:
- Получить согласие работодателя.
- Заполнить форму ЕФС‑1 и отправить в Фонд социального страхования.
- Получить электронный документ, который можно хранить в личном кабинете.
ЭТК имеет ту же юридическую силу, что и бумажная, но удобнее хранить и использовать.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли оставить запись без печати? Да, если печать отсутствует, запись остаётся действительной.
- Что делать, если работник впервые поступил на работу? В бумажной книжке запись о приёме не обязательна, но титульный лист и вкладыш всё равно оформляются.
- Нужно ли ставить печать при записи о смене должности? Печатка ставится только при наличии печати работодателя.
- Можно ли использовать старый бланк для дубликата? Нет, дубликат оформляется в новом образце, начиная с 1 января 2023 г.
Правильное заполнение трудовой книжки – важный элемент кадрового документооборота. Следуя правилам, установленным приказами Минтруда и Минфина, вы обеспечите юридическую чистоту и актуальность сведений о трудовой деятельности. Не забывайте о возможности перехода на электронный формат и о том, как оформить дубликат в случае потери. Удачной работы!